Modèles de lettres pour associations

Une association loi 1901 fonctionne selon ses statuts : la plupart des courriers (convocation d'assemblée, démission d'un dirigeant, radiation d'un membre) doivent respecter les délais et formes qu'ils prévoient. Vérifiez toujours vos statuts et votre règlement intérieur avant d'envoyer un modèle.

Ces modèles sont pensés pour les bénévoles dirigeants, trésoriers et secrétaires, ainsi que pour les adhérents qui souhaitent adhérer, démissionner ou demander des comptes.

Assemblées et réunions

Convocation à l'assemblée générale ordinaireModèle de convocation à l'assemblée générale ordinaire d'une association : ordre du jour, délai prévu par les statuts, mode d'envoi et pouvoir joint.
Procès-verbal d'assemblée généraleModèle de procès-verbal d'assemblée générale : mentions utiles, quorum, résultats des votes, signatures, conservation et transmission en préfecture.
Pouvoir pour l'assemblée générale (procuration)Modèle de pouvoir pour se faire représenter à l'assemblée générale d'une association : mentions, limites des statuts, pouvoir en blanc et remise.
Convocation à l'assemblée générale extraordinaireModèle de convocation à une AG extraordinaire : modification des statuts, dissolution, fusion, quorum et majorité renforcés prévus par les statuts.
Convocation au conseil d'administrationModèle de convocation des administrateurs d'une association : ordre du jour, délai et forme fixés par les statuts, quorum, visioconférence et pouvoirs.
Procès-verbal de conseil d'administrationModèle de procès-verbal de réunion du conseil d'administration : présents, quorum, délibérations, élection du bureau, signatures et registre à tenir.
Demande de convocation d'une AG par les membresObtenir la réunion d'une assemblée générale à la demande d'une fraction des membres : clause des statuts, pétition, lettre au président et refus du bureau.
Report d'une assemblée généraleAnnuler ou reporter une AG déjà convoquée : organe compétent, information des membres, nouvelle convocation dans les délais et sort des pouvoirs reçus.
Seconde convocation faute de quorumQuorum non atteint : modèle de seconde convocation à l'assemblée générale, règles des statuts, délai entre les deux réunions et procès-verbal de carence.
Feuille de présence d'assemblée généraleModèle de feuille d'émargement pour l'assemblée générale : présents, représentés, pouvoirs, calcul du quorum et conservation avec le procès-verbal.
Rapport moral du présidentTrame du rapport moral présenté en assemblée générale : bilan de l'année, projets, remerciements et vote. Différences avec le rapport d'activité.
Rapport financier du trésorierPrésenter les comptes annuels à l'AG : compte de résultat, bilan, budget prévisionnel, affectation du résultat et quitus au trésorier. Trame à compléter.
Compte rendu de réunion de bureauModèle de compte rendu de réunion du bureau : présents, décisions, répartition des tâches et échéances. Différence avec un procès-verbal de délibération.

Bureau et dirigeants

Lettre de démission d'un membre du bureauQuitter sa fonction de trésorier, secrétaire ou vice-président : lettre de démission du bureau, destinataire, date d'effet et suites à prévoir.
Lettre de démission du président d'associationLettre de démission du président d'une association loi 1901 : destinataire, intérim, élection d'un successeur, déclaration en préfecture et banque.
Candidature au conseil d'administrationSe présenter à l'élection du conseil d'administration d'une association : conditions des statuts, date limite, lettre de candidature et profession de foi.
Lettre de démission du trésorierDémission du trésorier : modèle de lettre, remise des comptes et justificatifs, changement de signature bancaire et arrêté de caisse à la date de départ.
Changement de signataire du compte bancaireLettre à la banque après l'élection d'un nouveau bureau : retrait et ajout de signataires, procès-verbal, récépissé de préfecture et pièces d'identité.
Délégation de pouvoir du présidentModèle de délégation de pouvoir ou de signature du président : autorisation statutaire, objet précis, durée, limites et responsabilité du délégataire.
Révocation d'un dirigeant d'associationMettre fin au mandat d'un président ou administrateur : organe compétent, révocation ad nutum ou pour juste motif, droits de la défense et notification.

Subventions et financement

Demande de subvention à la mairieLettre de demande de subvention à la mairie : présentation du projet, budget, formulaire Cerfa, calendrier municipal et pièces à fournir.
Compte rendu d'utilisation d'une subventionJustifier l'emploi d'une subvention publique : compte rendu financier, délai de six mois, bilan qualitatif et lettre d'envoi à la collectivité financeuse.
Demande de subvention au conseil départementalDemander une subvention au conseil départemental : compétences du département, appel à projets, dossier Cerfa ou portail en ligne et lettre type.
Demande de soutien à une fondationSolliciter une fondation d'entreprise ou reconnue d'utilité publique : appel à projets, critères d'éligibilité, lettre d'intention et budget prévisionnel.
Relance d'une demande de subventionModèle de relance d'une demande de subvention restée sans réponse : références du dossier, calendrier des commissions, silence de l'administration.
Lettre de remerciement pour une subventionRemercier une mairie ou un département après l'attribution d'une subvention : lettre type, mention du financeur, invitation et engagement de compte rendu.
Demande de versement d'une subventionObtenir le paiement d'une subvention votée ou de son solde : lettre type, RIB, justificatifs prévus par la convention et relance en cas de retard.
Demande de réexamen après un refus de subventionContester un refus ou une baisse de subvention : recours gracieux, délai de deux mois, arguments utiles et modèle de lettre au maire ou au président.

Adhérents

Lettre de démission d'un adhérentQuitter une association dont vous êtes membre : modèle de lettre de démission, liberté de se retirer, sort de la cotisation déjà versée et mode d'envoi.
Lettre d'exclusion d'un membre d'associationNotifier l'exclusion ou la radiation d'un adhérent : motif grave, procédure des statuts, droits de la défense, modèle de lettre et recours du membre.
Convocation d'un membre avant exclusionModèle de convocation d'un adhérent devant le bureau ou le conseil avant une exclusion : griefs précis, délai, droit de s'expliquer et d'être assisté.
Relance de cotisation impayéeRelancer un adhérent qui n'a pas réglé sa cotisation : lettre courtoise puis ferme, conséquences prévues par les statuts, radiation et droit de vote.
Demande d'adhésion à une associationModèle de lettre pour demander à adhérer à une association : motivation, bulletin d'adhésion, agrément éventuel par le bureau, cotisation et statuts.
Attestation d'adhésion à une associationModèle d'attestation d'adhésion signée par l'association : membre, saison, cotisation réglée. Utile pour un CSE, une mutuelle ou un employeur.
Lettre de bienvenue à un nouvel adhérentAccueillir un nouveau membre : lettre de bienvenue avec informations pratiques, documents remis, contacts et prochaines activités de l'association.
Lettre de refus d'adhésionRefuser une demande d'adhésion : liberté d'association, agrément prévu par les statuts, interdiction des discriminations et modèle de réponse motivée.
Appel de cotisation annuelleModèle d'appel de cotisation pour la nouvelle saison : montant voté en assemblée, date limite, moyens de paiement, reçu et rappel des avantages d'adhérent.
Demande de remboursement de cotisationDemander le remboursement de sa cotisation (déménagement, santé, activité annulée) : ce que prévoient statuts et règlement, modèle de lettre et recours.
Demande de communication des comptes par un adhérentAdhérent souhaitant consulter les comptes, le PV ou les statuts : droits d'information, obligations de publication, modèle de demande au bureau.
Attestation de participation à une activitéAttester qu'un adhérent a suivi un stage, un séjour ou une activité : modèle signé, montant réglé, dates. Pour un CSE, un employeur ou une caisse.
Autorisation parentale pour une activité associativeAutorisation parentale pour un mineur : activité, transport, sortie seul, soins d'urgence, contacts et signature des titulaires de l'autorité parentale.
Autorisation de droit à l'image pour une associationModèle d'autorisation de captation et de diffusion de photos et vidéos d'adhérents, mineurs compris : supports, durée, retrait du consentement.

Dons et mécénat

Reçu fiscal de don à une associationReçu fiscal de don aux associations : conditions d'intérêt général, mentions obligatoires, modèle Cerfa, sanctions en cas de reçu indu et courrier d'envoi.
Lettre de remerciement à un donateurModèle de lettre de remerciement à un donateur particulier : utilisation du don, envoi du reçu fiscal, fidélisation et erreurs qui font perdre un soutien.
Demande de mécénat à une entrepriseLettre de demande de mécénat adressée à une entreprise : projet, réduction d'impôt du mécène, contreparties limitées, mécénat en nature ou de compétences.
Demande de sponsoring pour une associationSolliciter un sponsor pour un événement ou une équipe : lettre type, visibilité offerte, différence avec le mécénat, contrat de parrainage et fiscalité.
Demande de rescrit fiscal mécénatSécuriser la délivrance de reçus fiscaux : demande de rescrit mécénat, contenu du dossier, délai de réponse de l'administration et portée de sa décision.
Lettre d'appel aux donsRédiger un appel aux dons efficace : projet concret, besoin chiffré, réduction d'impôt si l'association y ouvre droit, moyens de don et mentions à éviter.
Demande de don de matérielSolliciter un don en nature (ordinateurs, mobilier, denrées) : lettre type, valorisation du don, reçu éventuel et enlèvement du matériel.

Relations extérieures

Demande de partenariat pour une associationProposer un partenariat à une entreprise, une collectivité ou une autre association : lettre type, apports de chacun et convention de partenariat.
Demande de prêt de salle municipaleModèle de lettre pour obtenir le prêt d'une salle municipale : date, jauge, usage, attestation d'assurance, règlement de la salle et délai à anticiper.
Demande de prêt de matériel à la mairieEmprunter tables, barnums, podium ou barrières à la commune : lettre type, liste chiffrée, transport, assurance et restitution du matériel prêté.
Demande d'autorisation de manifestationOrganiser un événement associatif en extérieur : demande au maire ou déclaration en préfecture selon le cas, délais, sécurité et modèle de lettre.
Demande d'autorisation de buvette temporaireOuvrir une buvette lors d'une manifestation : autorisation du maire, catégories de boissons, nombre limité d'autorisations par an et modèle de demande.
Demande d'organisation d'un vide-grenierDéclaration préalable d'une vente au déballage, registre des exposants, occupation du domaine public : modèle de lettre pour un vide-grenier associatif.
Demande de local associatif permanentObtenir un local à l'année auprès de la mairie ou d'un bailleur social : lettre type, convention d'occupation, redevance, charges et assurance.
Invitation à un événement associatifInviter un élu, un partenaire ou un financeur à une inauguration, un gala ou une assemblée : modèle de lettre, protocole et confirmation de présence.
Lettre de remerciement à un partenaireRemercier une entreprise ou une collectivité partenaire après une opération : résultats obtenus, visibilité donnée, perspectives de renouvellement.
Proposition d'intervention en établissement scolaireProposer une animation dans une école, un collège ou un lycée : lettre au directeur ou chef d'établissement, projet pédagogique, agrément et convention.

Bénévoles et salariés

Attestation de bénévolatModèle d'attestation de bénévolat signée par le président : missions, période, volume horaire. Utile pour un CV, une VAE, Parcoursup ou une candidature.
Lettre de remerciement à un bénévoleModèle de lettre pour remercier un bénévole après un événement, une saison ou un départ, avec des exemples concrets de sa contribution à mettre en avant.
Charte d'engagement du bénévoleModèle de charte ou convention de bénévolat : missions, engagements de l'association, absence de lien de subordination et de rémunération, assurance.
Demande de remboursement de frais d'un bénévoleNote de frais du bénévole : dépenses remboursables, justificatifs, barème kilométrique, validation par le trésorier et risque de requalification.
Renonciation au remboursement de frais (abandon de frais)Renoncer au remboursement de ses frais pour les transformer en don : conditions, déclaration d'abandon, reçu fiscal et justificatifs à conserver.
Demande de congé d'engagement associatifSalarié dirigeant bénévole ou encadrant : demander un congé d'engagement associatif à son employeur, délai de prévenance, durée et rémunération.

Création et vie de l'association

Déclaration de modification d'association en préfectureChangement de dirigeants, de statuts, de nom ou de siège : délai de déclaration, démarche en ligne ou courrier au greffe des associations, pièces.
Dissolution d'une associationDissoudre une association loi 1901 : vote en assemblée, liquidateur, dévolution des biens, déclaration en préfecture et modèle de courrier au greffe.
Déclaration de création d'associationCréer une association déclarée : statuts, assemblée constitutive, déclaration en ligne ou au greffe, publication au JOAFE et courrier de déclaration.
Procès-verbal d'assemblée constitutiveModèle de procès-verbal de l'assemblée constitutive : adoption des statuts, désignation des premiers dirigeants, siège, cotisation et signatures.
Transfert du siège social d'une associationChanger l'adresse du siège : organe compétent selon les statuts, procès-verbal, déclaration en préfecture et information des partenaires et de la banque.
Demande de numéro SIRET pour une associationQuand une association a besoin d'un SIRET (subvention, salarié, activité fiscalisée) et comment le demander à l'Insee : lettre, statuts et pièces.