Feuille de présence d'assemblée générale

Mis à jour le 26 septembre 2026 · Associations

La feuille de présence, ou feuille d'émargement, est le document que chaque membre signe en arrivant à l'assemblée générale. Elle permet de vérifier le quorum, de compter les pouvoirs et de prouver, en cas de contestation, qui a pris part aux votes. Aucune loi ne l'impose aux associations loi 1901, mais beaucoup de statuts l'exigent et elle est indispensable en pratique.

Le modèle ci-dessous se présente sous forme de tableau à imprimer, avec une section de calcul du quorum certifiée par le bureau de séance. Une variante couvre l'assemblée tenue en visioconférence ou en mode mixte.

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Modèle principal

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Objet : Feuille de présence – assemblée générale [ordinaire / extraordinaire] du [date de l'assemblée]

[Nom de l'association] – Association loi 1901 – Siège : [Adresse du siège], [Code postal Ville]
Assemblée générale [ordinaire / extraordinaire] réunie le [date de l'assemblée] à [heure] à [lieu de la réunion], sur convocation du [date de la convocation].

INVITÉS SANS DROIT DE VOTE
[Prénom Nom], [qualité : expert-comptable, représentant de la mairie, salarié]

CALCUL DU QUORUM (article [numéro de l'article] des statuts)
Nombre de membres ayant droit de vote au [date d'arrêt de la liste] : [nombre total de membres votants]
Membres présents : [nombre de présents]
Membres représentés : [nombre de représentés]
Total présents et représentés : [total]
Quorum requis : [quorum requis, par exemple un quart des membres, soit X membres]
Le quorum est [atteint / non atteint].

Certifié exact par le bureau de séance, le [Date], à [heure de clôture de l'émargement].

Le président de séance : [Prénom Nom], signature
Le secrétaire de séance : [Prénom Nom], signature

À annexer : pouvoirs reçus, procès-verbal de l'assemblée

Variante : assemblée en visioconférence ou mixte

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Objet : Liste de présence – assemblée générale à distance du [date de l'assemblée]

Assemblée générale de [Nom de l'association] tenue le [date de l'assemblée] à [heure] [par visioconférence via nom de l'outil / en mode mixte au lieu de la réunion et à distance], conformément à l'article [numéro de l'article] des statuts.

PARTICIPANTS SUR PLACE : voir la feuille d'émargement signée, annexée.

Total présents (sur place et à distance) : [nombre]. Représentés : [nombre]. Quorum requis : [quorum requis]. Le quorum est [atteint / non atteint].

Liste établie et certifiée par le secrétaire de séance, qui a contrôlé l'identité des participants à distance.

Le président de séance : [Prénom Nom]
Le secrétaire de séance : [Prénom Nom]

À quoi sert la feuille de présence d'une AG d'association ?

Vérifier le quorum à l'ouverture de la séance, lorsque les statuts en fixent un.
Contrôler le droit de vote : seules les personnes ayant voix délibérative (souvent les membres à jour de cotisation) doivent voter.
Compter les pouvoirs et vérifier qu'aucun membre n'en détient plus que le maximum statutaire.
Prouver la régularité de l'assemblée en cas de contestation devant le tribunal judiciaire, ou auprès d'une banque, d'un financeur ou de la préfecture.

Préparer la feuille avant l'assemblée

Imprimez la liste des membres ayant droit de vote, arrêtée à la date prévue par les statuts, avec une colonne de signature. Pré-remplir les noms évite les erreurs et accélère l'accueil. Prévoyez un poste d'émargement tenu par deux personnes : l'une pointe la liste, l'autre recueille et vérifie les pouvoirs.

Clôturez l'émargement à l'ouverture de la séance et notez l'heure. Les retardataires signent à part : leur arrivée ne change pas le quorum constaté à l'ouverture, mais ils peuvent voter sur les points suivants si les statuts ne l'interdisent pas.

Conservation et lien avec le procès-verbal

La feuille de présence est annexée au procès-verbal de l'assemblée générale, qui mentionne le nombre de présents et de représentés et le quorum constaté. Conservez les deux documents ensemble, avec les pouvoirs, dans le registre ou les archives de l'association, sans limite de durée pour les assemblées ayant modifié les statuts ou élu les dirigeants.

La feuille contient des données personnelles : ne la diffusez pas à tous les membres ni en ligne. Un membre peut en revanche demander à la consulter si les statuts ou le règlement intérieur le prévoient, voir la demande de consultation des documents.

Si le quorum n'est pas atteint

La feuille de présence sert alors de base au procès-verbal de carence et justifie la seconde convocation. Ne laissez jamais l'assemblée délibérer « quand même » : les décisions seraient annulables.

Questions fréquentes

Un membre qui refuse de signer peut-il voter ?

Il est présent, mais sa participation sera difficile à prouver. Le secrétaire de séance peut noter la présence et le refus de signer sur la feuille. Rappelez que l'émargement conditionne le décompte du quorum et des voix, et que les statuts peuvent l'exiger pour prendre part au vote.

Faut-il faire signer les invités et les salariés ?

Inscrivez-les dans une rubrique séparée « invités sans droit de vote » : c'est utile pour le procès-verbal, mais ils ne comptent pas dans le quorum et ne votent pas, sauf s'ils sont également membres avec voix délibérative selon les statuts.

La feuille de présence peut-elle être électronique ?

Oui, à condition de pouvoir identifier chaque participant de façon fiable : tablette avec signature, liste de connexion nominative en visioconférence. L'assemblée à distance elle-même doit être prévue par les statuts ou le règlement intérieur.