Demande de remboursement de cotisation
Aucune règle générale n'oblige une association à rembourser la cotisation d'un membre qui part en cours d'année : en adhérant, vous avez accepté les statuts, qui prévoient souvent que la cotisation reste acquise à l'association. Un remboursement reste possible si les statuts ou le règlement intérieur le prévoient, si l'activité payée n'a pas été fournie, ou tout simplement par geste de l'association.
Le modèle ci-dessous permet à un adhérent de demander ce remboursement au bureau, en expliquant sa situation (déménagement, raison de santé, activité annulée). Une variante vise le cas où c'est l'association qui a supprimé l'activité pour laquelle vous aviez payé.
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Modèle principal
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[Prénom Nom]
[Adresse]
[Code postal Ville]
[Téléphone]
[E-mail]
[Nom de l'association]
À l'attention du président et du trésorier
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]
[Ville], le [Date]
Lettre simple ou e-mail ; recommandé avec accusé de réception si un litige est probable
Objet : Demande de remboursement de ma cotisation [saison]
Madame la Présidente, Monsieur le Président,
Membre de [Nom de l'association] depuis le [date d'adhésion], j'ai réglé le [date de paiement] ma cotisation pour la saison [saison], d'un montant de [montant payé] €, [comprenant la participation à l'activité activité].
Je ne suis malheureusement plus en mesure de participer aux activités de l'association à compter du [date d'arrêt] en raison de [motif : mon déménagement à ville / une contre-indication médicale dont je joins le certificat / une mutation professionnelle]. [J'ai participé à nombre de séances séances depuis le début de la saison.]
[L'article numéro de l'article du règlement intérieur prévoit un remboursement dans ce cas. / Je sais que les statuts ne prévoient pas de remboursement automatique, mais compte tenu de ces circonstances indépendantes de ma volonté,] je vous serais reconnaissant(e) de bien vouloir me rembourser [la totalité / la part correspondant aux séances non suivies, soit montant demandé €].
Le remboursement peut être effectué par virement sur le compte dont je joins le RIB. Je vous remercie par avance de l'examen de ma demande et de la réponse que le bureau voudra bien m'adresser.
Je vous prie d'agréer, Madame la Présidente, Monsieur le Président, l'expression de mes salutations distinguées.
[Prénom Nom]
Signature
Pièces jointes : RIB, [justificatif du motif : certificat médical, justificatif de domicile, attestation de l'employeur]
Variante : activité annulée par l'association
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[Prénom Nom]
[Adresse]
[Code postal Ville]
[E-mail]
[Nom de l'association]
À l'attention du trésorier
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]
[Ville], le [Date]
Lettre recommandée avec accusé de réception
Objet : Activité [activité] supprimée – demande de remboursement
Madame, Monsieur,
Le [date de paiement], j'ai réglé [montant payé] € pour l'inscription à l'activité [activité] pour la saison [saison], dont [montant de la cotisation] € de cotisation et [montant de la participation à l'activité] € de participation à l'activité.
Par [message / courrier] du [date de l'annonce], l'association m'a informé(e) de la suppression de cette activité à compter du [date de suppression], [en raison du départ de l'animateur / de la fermeture de la salle]. Aucune solution de remplacement ne m'a été proposée.
La participation versée correspondait à une activité qui n'est plus fournie. Je vous demande donc le remboursement de la somme de [montant demandé] €, correspondant aux [nombre de séances non réalisées] séances non réalisées, par virement sur le compte dont le RIB est joint, dans un délai de [délai souhaité].
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
[Prénom Nom]
Signature
Pièces jointes : justificatif de paiement, message annonçant la suppression, RIB
Une cotisation d'association est-elle remboursable ?
La cotisation est la contribution du membre au fonctionnement de l'association pour une période donnée. Elle n'est pas le prix d'un service : partir en cours d'année ne donne donc pas, en principe, droit à un remboursement. Tout dépend des documents que vous avez acceptés en adhérant :
- Statuts : ils prévoient souvent que la cotisation versée reste acquise en cas de démission, d'exclusion ou de décès.
- Règlement intérieur : il peut organiser des exceptions (raison médicale, déménagement au-delà d'une distance, mutation) et un calcul au prorata.
- Bulletin d'inscription : il mentionne parfois « non remboursable », ou au contraire des conditions d'annulation.
Demandez ces documents avant d'écrire, ou consultez le site de l'association : ils déterminent si votre demande est un droit ou une sollicitation de geste.
Cotisation et participation à une activité : pourquoi la distinction compte
Beaucoup d'associations facturent en une seule fois une cotisation (adhésion) et une participation aux frais d'une activité (cours, stage, séjour). Si l'association ne fournit pas l'activité payée, par exemple parce qu'elle l'a supprimée, la somme correspondante n'a plus de contrepartie : la demande de remboursement repose alors sur un argument sérieux, au-delà du simple geste commercial.
La licence fédérale incluse dans un tarif sportif est un cas particulier : une fois délivrée, elle est en général reversée à la fédération et n'est pas remboursée par le club.
Comment formuler la demande de remboursement ?
- Adresser la lettre au président, avec copie au trésorier, qui gère les remboursements.
- Indiquer le montant payé, la date, la saison et le motif précis de l'arrêt.
- Citer l'article des statuts ou du règlement qui prévoit le remboursement, s'il existe.
- Proposer un montant raisonnable (au prorata des séances non suivies plutôt que la totalité).
- Joindre un RIB et les justificatifs, sans détailler votre état de santé : un certificat de contre-indication suffit.
En cas de refus : quels recours ?
Si les statuts excluent tout remboursement et que l'activité a bien été fournie, le refus est en principe régulier. Si l'association refuse alors qu'un texte interne prévoit le remboursement, ou qu'elle n'a pas fourni l'activité payée, vous pouvez envoyer une mise en demeure, puis saisir gratuitement un conciliateur de justice. En dernier recours, le tribunal judiciaire est compétent ; pour une petite somme, la démarche est souvent disproportionnée.
Pour quitter l'association sans demander de remboursement, utilisez simplement la lettre de démission d'un adhérent.
Questions fréquentes
L'association peut-elle garder la cotisation si je n'ai jamais participé ?
Si l'adhésion a été acceptée et que les statuts prévoient que la cotisation reste acquise, oui. En revanche, si vous vous êtes rétracté avant l'enregistrement de l'adhésion, ou si l'adhésion a été refusée, la somme doit être restituée. Pour une inscription faite en ligne, vérifiez aussi les conditions affichées au moment du paiement.
Un remboursement pour raison médicale est-il automatique ?
Non, sauf si le règlement intérieur le prévoit. Beaucoup d'associations acceptent néanmoins un remboursement partiel sur présentation d'un certificat de contre-indication. Un avoir sur la saison suivante est aussi une solution fréquente, qui préserve la trésorerie de l'association.
Le remboursement d'une cotisation ayant donné lieu à un reçu fiscal pose-t-il problème ?
Oui : un reçu fiscal a été délivré pour un don sans contrepartie. Si la somme est remboursée, la réduction d'impôt n'est plus justifiée. L'association doit en tenir compte, et le membre ne doit pas déclarer le montant remboursé ou doit corriger sa déclaration.