Convocation à l'assemblée générale extraordinaire
L'assemblée générale extraordinaire (AGE) est réunie pour les décisions qui touchent aux fondements de l'association : modification des statuts, changement de nom ou d'objet, fusion, transformation ou dissolution. La loi du 1er juillet 1901 n'emploie pas cette notion : c'est dans les statuts que l'on trouve les cas où elle est requise, son délai de convocation, son quorum et la majorité renforcée qui s'y applique.
La convocation doit donc être particulièrement rigoureuse : ordre du jour précis, texte des modifications proposées joint, rappel des règles de quorum. Le modèle ci-dessous vise une modification des statuts ; une variante est consacrée à une AGE de dissolution.
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Modèle principal
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[Nom de l'association]
[Adresse du siège]
[Code postal Ville]
[E-mail]
[Madame / Monsieur] [nom de l'adhérent]
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]
[Ville], le [Date]
Selon les statuts : lettre simple, lettre recommandée ou e-mail
Objet : Convocation à l'assemblée générale extraordinaire du [date de l'assemblée]
[Madame / Monsieur],
Sur décision du [conseil d'administration / bureau] du [date de la décision], et conformément à l'article [numéro de l'article] des statuts, vous êtes convoqué(e) à l'assemblée générale extraordinaire de [Nom de l'association], qui se réunira le [date de l'assemblée] à [heure], à [lieu de la réunion].
Ordre du jour :
1. Présentation du projet de modification des statuts
2. Vote sur la modification des articles [numéros des articles modifiés] des statuts
3. Pouvoirs pour accomplir les formalités de déclaration
Les modifications proposées portent principalement sur [résumé des modifications : objet, siège, composition du conseil, modalités de vote]. Le texte comparant la rédaction actuelle et la rédaction proposée est joint à la présente convocation.
Je vous rappelle que, selon nos statuts, l'assemblée générale extraordinaire ne peut délibérer valablement que si [quorum prévu par les statuts] des membres sont présents ou représentés, et que les décisions sont prises à la majorité de [majorité prévue par les statuts]. Si le quorum n'est pas atteint, une nouvelle assemblée sera convoquée dans les conditions prévues à l'article [numéro de l'article].
En cas d'empêchement, vous pouvez vous faire représenter par un autre membre au moyen du pouvoir joint.
Je vous prie d'agréer, [Madame / Monsieur], l'expression de mes salutations associatives.
[Prénom Nom]
Président(e) de [Nom de l'association]
Signature
Pièces jointes : projet de statuts modifiés (tableau comparatif), pouvoir
Variante : convocation à une AGE de dissolution
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[Nom de l'association]
[Adresse du siège]
[Code postal Ville]
[Madame / Monsieur] [nom de l'adhérent]
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]
[Ville], le [Date]
Lettre recommandée avec accusé de réception ou mode prévu par les statuts
Objet : Convocation à l'assemblée générale extraordinaire : projet de dissolution
[Madame / Monsieur],
Le conseil d'administration, réuni le [date de la décision], a constaté [motif : absence de repreneurs pour le bureau, arrêt de l'activité, difficultés financières]. Il soumet en conséquence aux membres un projet de dissolution de l'association.
Vous êtes convoqué(e) à l'assemblée générale extraordinaire du [date de l'assemblée] à [heure], à [lieu de la réunion], avec l'ordre du jour suivant :
1. Vote sur la dissolution de l'association
2. Nomination d'un ou plusieurs liquidateurs
3. Dévolution de l'actif net conformément à l'article [numéro de l'article] des statuts
L'état des comptes et la proposition de dévolution sont joints. Votre présence est importante : la dissolution requiert le quorum et la majorité fixés par les statuts.
Je vous prie d'agréer, [Madame / Monsieur], mes salutations associatives.
[Prénom Nom]
Président(e)
Signature
Pièces jointes : état des comptes, proposition de dévolution, pouvoir
Quand faut-il convoquer une assemblée générale extraordinaire ?
- Modification des statuts : objet, nom, siège (si le siège figure dans les statuts et qu'aucune délégation n'est prévue), organes de direction, règles de vote.
- Dissolution volontaire de l'association et désignation du liquidateur.
- Fusion avec une autre association, scission, apport partiel d'actif.
- Toute autre décision que les statuts réservent expressément à l'assemblée extraordinaire.
Si vos statuts ne distinguent pas assemblée ordinaire et extraordinaire, la modification est votée par l'assemblée générale dans les conditions ordinaires, sauf clause contraire. Relisez l'article consacré à la modification des statuts : il est souvent distinct de celui qui organise l'AG annuelle.
Délai, quorum et majorité d'une AGE
Aucune règle légale n'existe. Les statuts prévoient couramment un quorum plus élevé (la moitié ou les deux tiers des membres) et une majorité qualifiée (deux tiers ou trois quarts des voix). Le délai de convocation est parfois plus long que pour l'AG ordinaire.
Beaucoup de statuts prévoient qu'en l'absence de quorum, une seconde assemblée est convoquée et peut délibérer quel que soit le nombre de présents, sans que la majorité qualifiée soit abaissée. Mentionnez cette règle dans la convocation pour inciter les membres à venir ou à donner pouvoir.
Rédiger l'ordre du jour et joindre les projets de texte
Pour une modification statutaire, joignez un tableau comparatif : ancienne rédaction, nouvelle rédaction, justification. Les membres votent en connaissance de cause et la contestation devient plus difficile. Un simple « modification des statuts » à l'ordre du jour, sans précision, est une source d'annulation.
Prévoyez une résolution donnant pouvoir au président pour accomplir les formalités : la modification devra être déclarée au greffe des associations dans les trois mois, accompagnée des nouveaux statuts signés (voir la déclaration de modification).
Tenir l'AGE le même jour que l'AG ordinaire
C'est courant et économise un déplacement aux membres. Organisez alors deux séances distinctes, avec deux feuilles de présence (ou une feuille à deux colonnes), deux calculs de quorum et deux procès-verbaux, ou un procès-verbal clairement divisé. Les pouvoirs doivent viser les deux assemblées.
Commencez de préférence par l'assemblée extraordinaire lorsque ses décisions (par exemple une nouvelle composition du conseil) conditionnent les élections de l'assemblée ordinaire.
Erreurs fréquentes
- Faire voter une modification statutaire lors d'une AG ordinaire alors que les statuts exigent une AGE.
- Ne pas joindre le texte des modifications : les membres votent à l'aveugle.
- Confondre majorité des présents et majorité des suffrages exprimés.
- Oublier de déclarer les nouveaux statuts : ils ne sont pas opposables aux tiers tant qu'ils ne sont pas déclarés.
Questions fréquentes
Qui peut convoquer une assemblée générale extraordinaire ?
L'organe désigné par les statuts, en général le président ou le conseil d'administration. Beaucoup de statuts permettent aussi à une fraction des membres (un quart, un tiers) d'en demander la convocation. Voir la page sur la demande de convocation d'une AG par les membres.
Peut-on modifier les statuts par consultation écrite ?
Uniquement si les statuts prévoient cette procédure. À défaut, la décision doit être prise en assemblée réunie physiquement ou, si les statuts l'admettent, à distance. Une consultation écrite non prévue expose la modification à une annulation.
L'AGE peut-elle aussi approuver les comptes ?
L'approbation des comptes relève en principe de l'assemblée ordinaire. Si les deux assemblées se tiennent le même jour, traitez-la dans la partie ordinaire. Si vos statuts ne prévoient qu'une seule catégorie d'assemblée, la question ne se pose pas : tout est voté selon les règles communes.
Textes de référence
- Loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d'association, article 5 (déclaration des modifications statutaires)