Invitation à un événement associatif
L'invitation officielle à un événement associatif s'adresse à des personnes que l'association souhaite honorer ou associer : maire, conseillers départementaux, député, représentants d'un financeur, partenaires privés, presse locale. Elle doit partir tôt, car l'agenda des élus se remplit plusieurs semaines à l'avance, et préciser ce que l'on attend de l'invité : simple présence, prise de parole, coupure de ruban.
Le modèle ci-dessous convient à une inauguration, un gala, un anniversaire de l'association ou une assemblée générale ouverte. Une variante propose un carton d'invitation court à envoyer par e-mail aux partenaires et adhérents.
Modèle à personnaliser
Cliquez dans la lettre pour la modifier ou remplissez les champs surlignés. Votre brouillon est enregistré sur cet appareil.
Modèle principal
Remplir les champs
[Nom de l'association]
[Adresse du siège]
[Code postal Ville]
[Téléphone]
[E-mail]
[Madame / Monsieur] [Nom du destinataire]
[Qualité : Maire de commune, Conseiller départemental, Directeur de entreprise]
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]
[Ville], le [Date]
Lettre postale doublée d'un e-mail au secrétariat ou au cabinet
Objet : Invitation à [nom de l'événement] le [date de l'événement]
[Madame la Maire / Monsieur le Maire / Madame / Monsieur],
Le conseil d'administration et les bénévoles de [Nom de l'association] ont le plaisir de vous inviter à [nature de l'événement : l'inauguration de notre nouveau local, la soirée des 20 ans de l'association, notre gala annuel], qui aura lieu le [date de l'événement] à [heure], [lieu et adresse précise].
Cet événement marque [ce que l'événement célèbre : l'aboutissement d'un projet soutenu par la commune, deux décennies d'actions auprès des habitants, la fin d'une saison sportive]. Il réunira [publics attendus : adhérents, familles, partenaires, bénévoles], soit environ [nombre de participants attendus] personnes.
Votre présence serait pour nous un honneur et une marque de reconnaissance pour l'engagement de nos bénévoles. [Si vous le souhaitez, nous serions heureux que vous preniez la parole à l'issue de l'allocution du président, vers heure prévue.]
Le programme prévisionnel est le suivant :
– [heure] : accueil des invités ;
– [heure] : [temps fort : visite, discours, remise de trophées] ;
– [heure] : [cocktail / repas / spectacle].
Afin d'organiser au mieux votre accueil, je vous remercie de bien vouloir confirmer votre présence, ou celle de la personne qui vous représentera, avant le [date limite de réponse] auprès de [Prénom Nom du contact], au [Téléphone] ou à l'adresse [E-mail].
Je vous prie d'agréer, [Madame la Maire / Monsieur le Maire / Madame / Monsieur], l'expression de ma haute considération.
[Prénom Nom]
Président(e) de [Nom de l'association]
Signature
Pièce jointe : plan d'accès
Variante : invitation courte par e-mail aux partenaires et adhérents
Remplir les champs
Objet : Vous êtes invité(e) : [nom de l'événement], le [date de l'événement]
Bonjour,
[Nom de l'association] vous invite à [nom de l'événement] le [date de l'événement] à partir de [heure], à [lieu].
Au programme : [temps fort 1], [temps fort 2] et [moment convivial]. Entrée [libre / sur inscription / au tarif de montant €].
Merci de nous confirmer votre venue avant le [date limite de réponse] en répondant à ce message, en précisant le nombre de personnes qui vous accompagnent.
Au plaisir de vous y retrouver,
[Prénom Nom], pour le bureau de [Nom de l'association]
Quand envoyer une invitation officielle ?
Adressez l'invitation quatre à six semaines avant l'événement aux élus et aux représentants d'institutions, davantage pour un parlementaire ou un préfet. Pour une inauguration liée à une subvention, vérifiez la convention de financement : elle impose souvent d'inviter le financeur et de mentionner son soutien.
Une relance courte une dizaine de jours avant, par e-mail au secrétariat ou au cabinet, permet d'obtenir une réponse et de savoir si l'élu viendra lui-même ou se fera représenter.
Protocole : qui inviter et dans quel ordre ?
- Élus : le maire de la commune où se tient l'événement en premier, puis les élus des autres collectivités qui soutiennent l'association (intercommunalité, département, région), et les parlementaires de la circonscription.
- Financeurs et partenaires : fondations, entreprises mécènes, services de l'État ayant accordé une aide.
- Réseau associatif : fédération, associations partenaires, bénévoles historiques.
- Presse locale : invitation séparée avec le programme et un contact disponible le jour même.
Lors des discours, l'usage veut que l'orateur de rang le plus élevé parle en dernier. Prévoyez des places réservées et une personne chargée d'accueillir les officiels.
Formules d'appel adaptées
Écrivez « Madame la Maire » ou « Monsieur le Maire », « Madame la Députée » ou « Monsieur le Député », « Madame la Présidente » pour la présidente du conseil départemental. Pour une entreprise, utilisez simplement « Madame » ou « Monsieur » suivi du nom. La formule de politesse reprend la même appellation. Une erreur de titre ou de genre est vite remarquée : vérifiez sur le site de la collectivité.
Après l'événement
Remerciez par écrit les personnalités présentes dans la semaine, avec une ou deux photos et, le cas échéant, l'article de presse. C'est le moment de rappeler vos prochains projets. Pour un financeur, voir la lettre de remerciement pour une subvention ; pour une entreprise, le remerciement à un partenaire.
Si vous diffusez des photos des participants, recueillez les autorisations de droit à l'image nécessaires, en particulier pour les mineurs.
Questions fréquentes
Faut-il inviter tous les élus du conseil municipal ?
Ce n'est pas obligatoire, mais une invitation adressée au maire « et au conseil municipal » est une formule courante et appréciée. Invitez nommément l'adjoint chargé de la vie associative ou du secteur concerné, qui suit vos dossiers au quotidien.
Peut-on inviter un élu pendant une période électorale ?
Oui, mais l'association doit rester neutre : pas de tribune offerte à un seul candidat, pas de soutien affiché. Si l'événement est public, invitez selon la même logique institutionnelle que d'habitude et évitez les prises de parole à caractère électoral.
L'invitation doit-elle mentionner la gratuité du cocktail ?
Pour des invités officiels, la gratuité va de soi et n'a pas à être mentionnée. Pour une soirée payante (gala, repas), indiquez clairement si les invités officiels sont reçus à titre gracieux, afin d'éviter tout malentendu à l'accueil.