Convocation au conseil d'administration
Le conseil d'administration (CA) est l'organe collégial qui dirige l'association entre deux assemblées générales : il arrête les comptes, prépare le budget, élit souvent le bureau et prend les décisions importantes de gestion. La convocation au conseil d'administration réunit ses membres, les administrateurs, sur un ordre du jour précis. Son existence, sa composition et son fonctionnement dépendent entièrement des statuts : la loi du 1er juillet 1901 n'impose aucun conseil d'administration.
Le modèle ci-dessous convient à une réunion ordinaire du conseil. La variante sert à la première réunion qui suit l'assemblée générale, consacrée à l'élection du bureau.
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Modèle principal
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[Nom de l'association]
[Adresse du siège]
[Code postal Ville]
[E-mail]
Mesdames et Messieurs les administrateurs de [Nom de l'association]
[Ville], le [Date]
E-mail ou courrier, selon les statuts
Objet : Convocation au conseil d'administration du [date de la réunion]
Mesdames, Messieurs les administrateurs,
Conformément à l'article [numéro de l'article] des statuts, j'ai le plaisir de vous convoquer à la réunion du conseil d'administration de [Nom de l'association], qui se tiendra le [date de la réunion] à [heure], [à lieu de la réunion / en visioconférence via lien de connexion].
L'ordre du jour est le suivant :
1. Approbation du procès-verbal de la réunion du [date de la réunion précédente]
2. Point financier et situation de trésorerie
3. [Point à l'ordre du jour : arrêté des comptes, projet, recrutement, convention]
4. [Point à l'ordre du jour]
5. Préparation de [l'assemblée générale / l'événement]
6. Questions diverses
Vous trouverez ci-joint les documents préparatoires : [liste des documents joints]. Merci d'en prendre connaissance avant la réunion afin de faciliter nos échanges.
Je vous rappelle que le conseil ne peut valablement délibérer que si [quorum prévu par les statuts] de ses membres sont présents [ou représentés]. En cas d'empêchement, merci de me prévenir avant le [date limite de réponse] [et, si les statuts le permettent, de donner pouvoir à un autre administrateur].
Bien cordialement,
[Prénom Nom]
Président(e) de [Nom de l'association]
Pièces jointes : [procès-verbal de la précédente réunion, documents préparatoires]
Variante : premier conseil après l'assemblée générale (élection du bureau)
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[Nom de l'association]
[Adresse du siège]
[Code postal Ville]
Mesdames et Messieurs les administrateurs élus le [date de l'assemblée]
[Ville], le [Date]
Objet : Réunion du nouveau conseil d'administration et élection du bureau
Mesdames, Messieurs,
À la suite de l'assemblée générale du [date de l'assemblée], qui a renouvelé le conseil d'administration, vous êtes convoqué(e)s à la première réunion du conseil le [date de la réunion] à [heure], à [lieu de la réunion].
Ordre du jour :
1. Élection du président, du trésorier, du secrétaire [et des vice-présidents]
2. Délégations de signature et pouvoirs bancaires
3. Calendrier des réunions de l'année
4. Répartition des missions entre administrateurs
Les administrateurs qui souhaitent se porter candidats à une fonction du bureau sont invités à le faire savoir avant la réunion. Bien cordialement,
[Prénom Nom]
Président(e) sortant(e) ou doyen(ne) d'âge
Qui convoque le conseil d'administration et dans quel délai ?
Les statuts désignent l'auteur de la convocation, presque toujours le président, et prévoient souvent qu'une fraction des administrateurs (un tiers, la moitié) peut exiger une réunion. Ils fixent aussi la fréquence minimale (par exemple une fois par trimestre) et le délai de convocation, fréquemment de huit à quinze jours.
Si les statuts sont muets sur le délai, laissez un temps raisonnable, surtout si des documents doivent être étudiés. Une réunion convoquée la veille pour une décision importante sera facilement contestée par un administrateur absent.
Quorum, majorité et pouvoirs au CA
- Quorum : les statuts l'imposent souvent (la moitié ou le tiers des administrateurs). Sans quorum, les décisions prises sont irrégulières.
- Majorité : en général la majorité simple des présents ou des voix exprimées, avec parfois voix prépondérante du président en cas de partage.
- Pouvoirs : la représentation d'un administrateur par un autre n'est possible que si les statuts l'autorisent, avec souvent une limite d'un pouvoir par personne.
- Visioconférence : admise si les statuts ou le règlement intérieur la prévoient ; précisez alors les conditions d'identification et de vote.
Préparer un ordre du jour utile
Distinguez les points d'information et les points de décision, et indiquez pour ces derniers le projet de délibération. Le conseil ne devrait décider que sur les points annoncés : un administrateur absent doit pouvoir savoir ce qui sera tranché.
Certaines décisions relèvent obligatoirement d'une autre instance selon les statuts (modification des statuts, exclusion d'un membre, fixation de la cotisation). Vérifiez la répartition des compétences avant d'inscrire un point, pour éviter qu'une décision soit prise par un organe incompétent.
Après la réunion : procès-verbal et suites
Chaque réunion donne lieu à un procès-verbal du conseil signé selon les statuts. Il est approuvé lors de la réunion suivante, ce qui explique le premier point de l'ordre du jour type.
Si le conseil a élu un nouveau président ou modifié la composition du bureau, la déclaration de modification doit être faite en préfecture dans les trois mois, et la banque informée des nouveaux signataires.
Erreurs fréquentes
- Confondre conseil d'administration et bureau : le bureau, plus restreint, ne peut pas exercer les compétences que les statuts réservent au conseil.
- Convoquer uniquement les administrateurs « actifs » en oubliant ceux qui participent peu.
- Prendre des décisions par échange d'e-mails sans que les statuts prévoient la consultation écrite.
- Oublier qu'un administrateur démissionnaire n'a plus à être convoqué, mais que son remplaçant coopté doit l'être.
Questions fréquentes
Une association est-elle obligée d'avoir un conseil d'administration ?
Non. La loi de 1901 laisse une totale liberté d'organisation. Certaines associations n'ont qu'un bureau, d'autres une direction collégiale sans président. Des obligations existent seulement pour des statuts particuliers (reconnaissance d'utilité publique, certains agréments), qui imposent des organes précis.
Un salarié de l'association peut-il assister au conseil ?
Il peut y être invité, par exemple le directeur, avec voix consultative. Être salarié et administrateur avec voix délibérative est possible sous conditions, mais peut remettre en cause la gestion désintéressée de l'association si les salariés sont trop nombreux au conseil. Prenez conseil avant de modifier la composition du CA sur ce point.
Que faire si le quorum n'est pas atteint ?
La réunion peut se tenir à titre informatif, mais aucune décision valable ne peut être prise. Il faut convoquer une nouvelle réunion. Certains statuts prévoient qu'une seconde réunion peut délibérer sans quorum : appliquez cette règle seulement si elle existe.
Textes de référence
- Loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d'association (organisation interne librement fixée par les statuts)