Procès-verbal de conseil d'administration
Le procès-verbal de conseil d'administration consigne les décisions prises par les administrateurs lors d'une réunion : élection du bureau, arrêté des comptes, adoption d'un budget, signature d'une convention, recrutement. Comme pour l'assemblée générale, la loi du 1er juillet 1901 n'impose aucune forme : ce sont les statuts qui désignent les signataires et, parfois, exigent un registre des délibérations.
Ce document a une portée pratique importante : la banque le réclame pour enregistrer un nouveau signataire, la préfecture pour un changement de dirigeants, les financeurs pour vérifier qu'une demande a été autorisée. Le modèle ci-dessous couvre une réunion ordinaire comprenant l'élection du bureau ; la variante est un extrait destiné à la banque.
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Fait à [Ville], le [Date]
Objet : Procès-verbal de la réunion du conseil d'administration du [date de la réunion]
[Nom de l'association], association déclarée, siège : [adresse du siège], RNA [numéro RNA].
Le [date de la réunion] à [heure], le conseil d'administration s'est réuni à [lieu de la réunion ou visioconférence], sur convocation du président en date du [date d'envoi de la convocation].
Administrateurs présents : [noms des présents]. Administrateurs représentés : [noms des représentés et de leurs mandataires]. Administrateurs absents : [noms des absents]. Assistent également, sans voix délibérative : [invités].
[nombre de présents] administrateurs sur [nombre total d'administrateurs] étant présents ou représentés, le quorum prévu par l'article [numéro de l'article] des statuts est atteint. La séance est présidée par [Prénom Nom du président de séance] ; [Prénom Nom du secrétaire de séance] est désigné(e) secrétaire de séance.
1. Approbation du procès-verbal de la réunion du [date de la réunion précédente] : approuvé à [résultat du vote].
2. Élection du bureau. Sont élus, pour la durée prévue par les statuts : président(e) : [nom du président élu] ([résultat du vote]) ; trésorier(e) : [nom du trésorier élu] ([résultat du vote]) ; secrétaire : [nom du secrétaire élu] ([résultat du vote]).
3. Pouvoirs bancaires. Le conseil décide que le compte bancaire ouvert auprès de [nom de la banque] fonctionnera sous la signature de [noms des signataires], [séparément / conjointement au-delà de montant €], et retire tout pouvoir à [noms des anciens signataires].
4. [Autre point de l'ordre du jour] : [résumé de la discussion et de la décision]. Décision adoptée à [résultat du vote].
5. Questions diverses : [résumé].
L'ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à [heure de fin].
Le président de séance : [Prénom Nom], signature
Le secrétaire de séance : [Prénom Nom du secrétaire de séance], signature
Variante : extrait de PV pour la banque (changement de signataires)
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Fait à [Ville], le [Date]
Objet : Extrait du procès-verbal du conseil d'administration du [date de la réunion]
Le conseil d'administration de [Nom de l'association] (RNA [numéro RNA]), réuni le [date de la réunion] dans les conditions de quorum prévues par les statuts, a adopté la délibération suivante :
« Le conseil prend acte de l'élection de [nom du président élu] en qualité de président(e) et de [nom du trésorier élu] en qualité de trésorier(ère). Il décide que le compte n° [numéro de compte] ouvert auprès de [nom de la banque] fonctionnera sous leur signature [séparée / conjointe], et met fin aux pouvoirs de [noms des anciens signataires] à compter de ce jour. »
Extrait certifié conforme à l'original.
[Prénom Nom]
Président(e)
Signature
Mentions indispensables dans un PV de conseil d'administration
- Date, heure, lieu ou mode de réunion (présentiel, visioconférence si les statuts l'admettent).
- Auteur et date de la convocation.
- Liste nominative des administrateurs présents, représentés et absents, et calcul du quorum.
- Président et secrétaire de séance.
- Pour chaque point : un résumé des débats utiles et la décision avec le résultat du vote.
- Signatures prévues par les statuts.
Contrairement à l'assemblée générale, la liste des présents est souvent intégrée directement au procès-verbal, sans feuille d'émargement séparée, car le nombre d'administrateurs est limité.
Élection du bureau : ce que le PV doit prouver
Lorsque les statuts confient au conseil l'élection du président, du trésorier et du secrétaire, le procès-verbal est la pièce qui prouve leur désignation. Indiquez les candidats, le mode de scrutin (à main levée ou à bulletin secret selon les statuts) et le nombre de voix obtenues par chacun.
Un nouveau président doit être déclaré en préfecture dans les trois mois : le procès-verbal est joint à la déclaration de modification et remis à la banque pour le changement de signataire.
Procès-verbal ou compte rendu : quelle différence ?
Le procès-verbal a une valeur juridique : il constate des décisions et fait foi jusqu'à preuve contraire. Il est signé et conservé. Le compte rendu est un document d'information, plus libre, qui résume les échanges et répartit les tâches ; il convient aux réunions de bureau sans décision engageante (voir le compte rendu de réunion de bureau).
Dans le doute, rédigez un procès-verbal dès qu'une décision engage l'association vis-à-vis de tiers : dépense importante, contrat, embauche, action en justice.
Conserver les procès-verbaux
Classez les procès-verbaux signés par ordre chronologique dans un registre ou un classeur dédié, au siège. Un archivage numérique est possible, en conservant de préférence les originaux signés ou une version signée électroniquement. Les procès-verbaux sont approuvés lors de la réunion suivante, puis diffusés aux administrateurs.
Les changements de dirigeants doivent en outre être reportés sur le registre spécial prévu par la loi de 1901, distinct du registre des délibérations lorsque l'association en tient un.
Questions fréquentes
Un administrateur peut-il refuser de signer le procès-verbal ?
Seuls les signataires désignés par les statuts (souvent président et secrétaire de séance) doivent signer. Un administrateur en désaccord avec la rédaction peut demander une rectification lors de l'approbation à la réunion suivante, ou faire annexer une note exprimant sa position. Son refus n'invalide pas les décisions.
Peut-on rédiger le PV d'une décision prise par e-mail ?
Si les statuts autorisent la consultation écrite des administrateurs, oui : le procès-verbal rappelle la question posée, la date de la consultation, les réponses reçues et le résultat. Sans clause statutaire, une décision prise par échange d'e-mails est fragile et doit être ratifiée lors d'une réunion.
Le PV doit-il mentionner le vote nominatif de chaque administrateur ?
Non, le résultat chiffré suffit en principe. Un administrateur peut toutefois demander que son vote contre ou son abstention soit mentionné, notamment pour dégager sa responsabilité sur une décision qu'il désapprouve. Mentionnez-le alors nominativement.
Textes de référence
- Loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d'association, article 5 (registre spécial et déclaration des changements de dirigeants)