Relance d'une demande de subvention
Relancer une demande de subvention sans réponse est légitime, à condition de choisir le bon moment et le bon interlocuteur. Une collectivité vote ses subventions en conseil municipal, départemental ou régional, souvent après l'avis d'une commission : tant que cette séance n'a pas eu lieu, il est normal de ne rien recevoir.
Le modèle ci-dessous relance le service instructeur en rappelant les références du dossier et en proposant d'envoyer des pièces manquantes. Une variante sert à demander une décision écrite lorsque le silence se prolonge, par exemple pour pouvoir exercer un recours.
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Modèle principal
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[Nom de l'association]
[Adresse du siège]
[Code postal Ville]
[Téléphone]
[E-mail]
N° RNA : [numéro RNA] – SIRET : [numéro SIRET]
[Madame / Monsieur] le [Maire / Président]
[Nom de la collectivité] – Service [nom du service instructeur]
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]
[Ville], le [Date]
E-mail au service instructeur ou lettre simple ; recommandé avec accusé de réception pour la variante
Objet : Relance – demande de subvention [année] déposée le [date de dépôt] (dossier n° [numéro de dossier])
[Madame / Monsieur] le [Maire / Président],
Le [date de dépôt], [Nom de l'association] a déposé auprès de vos services une demande de subvention de [montant demandé] € pour [objet de la demande : fonctionnement / projet nom du projet], enregistrée sous la référence [numéro de dossier].
Sauf erreur de notre part, nous n'avons pas reçu d'information sur la suite réservée à ce dossier. Pourriez-vous nous indiquer à quelle date il sera examiné par [la commission compétente / le conseil délibérant] et s'il est complet ? Si une pièce manque, nous vous la transmettrons dans les meilleurs délais.
Cette information nous est précieuse : [le projet débute le date de début / notre budget de l'année repose en partie sur ce soutien], et nous devons décider rapidement de [maintenir, réduire ou reporter l'action concernée].
Je vous remercie de l'attention que vous porterez à ce courrier et vous prie d'agréer, [Madame / Monsieur] le [Maire / Président], l'expression de ma haute considération.
[Prénom Nom]
Président(e) de [Nom de l'association]
Signature
Pièce jointe : copie de l'accusé de réception ou du récépissé de dépôt du dossier
Variante : demande de décision écrite après un long silence
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[Nom de l'association]
[Adresse du siège]
[Code postal Ville]
[E-mail]
[Madame / Monsieur] le [Maire / Président]
[Nom de la collectivité]
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]
[Ville], le [Date]
Lettre recommandée avec accusé de réception
Objet : Demande de notification de la décision relative à notre demande de subvention du [date de dépôt]
[Madame / Monsieur] le [Maire / Président],
Notre association a sollicité le [date de dépôt] une subvention de [montant demandé] € (dossier n° [numéro de dossier]). Malgré notre relance du [date de la première relance], aucune décision ne nous a été communiquée.
Je vous demande de bien vouloir nous notifier par écrit la décision prise sur ce dossier et, en cas de refus, de nous en indiquer les motifs, afin que notre conseil d'administration puisse en tirer les conséquences pour l'exercice en cours.
Je vous prie d'agréer, [Madame / Monsieur] le [Maire / Président], l'expression de ma haute considération.
[Prénom Nom]
Président(e) de [Nom de l'association]
Signature
Quand relancer une demande de subvention ?
Avant de relancer, repérez le calendrier de la collectivité : date limite de dépôt, dates des commissions et des séances du conseil (souvent publiées sur son site avec les ordres du jour). Relancer avant la séance prévue n'accélère rien ; relancer après la séance sans avoir reçu de notification est en revanche pertinent.
- Juste après le dépôt, si vous n'avez reçu aucun accusé de réception : vérifiez que le dossier est bien arrivé et complet.
- Après la séance où les subventions ont été votées : demandez la notification et, s'il y a accord, la convention ou l'arrêté attributif.
- Quelques semaines avant le démarrage du projet : signalez que l'absence de décision met l'action en risque.
Que signifie le silence de l'administration ?
Pour la plupart des demandes adressées à l'administration, le silence gardé pendant deux mois vaut acceptation. Les demandes qui ont un caractère financier, comme une subvention, font exception : le silence gardé pendant deux mois vaut en principe décision implicite de rejet.
Ce rejet implicite fait courir, sous certaines conditions liées à l'accusé de réception de la demande, le délai de recours. Si vous envisagez de contester, demandez les motifs de la décision et consultez la demande de réexamen après un refus de subvention. Dans la pratique, beaucoup de collectivités répondent simplement en retard : la relance amiable reste la première étape.
À qui adresser la relance ?
- Au service instructeur (vie associative, sport, culture, politique de la ville) : c'est lui qui connaît l'état du dossier. Un e-mail ou un appel suffit souvent.
- À l'élu délégué à la vie associative ou au secteur concerné, si le service ne répond pas.
- Au maire ou au président de l'exécutif pour une demande formelle de décision, qui engage la collectivité.
Mentionnez toujours le numéro de dossier, la date de dépôt et, si le dépôt s'est fait sur un portail en ligne, l'identifiant de votre compte : cela évite une recherche longue et une réponse évasive.
Les erreurs qui desservent l'association
- Relancer sur un ton comminatoire alors que la séance n'a pas eu lieu.
- Commencer le projet en engageant des dépenses importantes en comptant sur une subvention non votée : sans notification, rien n'est dû.
- Multiplier les interlocuteurs sans les informer les uns des autres.
- Oublier de mettre à jour le dossier si la situation a changé (nouveau bureau, nouveau budget, report du projet) : informez-en le service dans la relance.
Questions fréquentes
Une subvention votée peut-elle ne pas être versée ?
La délibération ou l'arrêté attributif crée un droit, mais le versement dépend souvent de conditions (convention signée, pièces justificatives, réalisation du projet). Si le versement tarde après le vote, il ne s'agit plus d'une relance de demande : utilisez plutôt le modèle de demande de versement de subvention.
Peut-on relancer par téléphone ?
Oui, c'est souvent le plus rapide pour connaître l'état d'avancement. Notez le nom de votre interlocuteur et ce qui vous a été dit, puis confirmez par un e-mail court : en cas de difficulté ultérieure, vous aurez une trace datée de vos démarches.
Faut-il redéposer un dossier l'année suivante si l'on n'a jamais eu de réponse ?
Oui. Chaque demande porte en principe sur un exercice ou un projet précis. Redéposez dans les délais de la nouvelle campagne en mentionnant la demande précédente restée sans réponse, et demandez un rendez-vous avec le service pour comprendre les attentes de la collectivité.
Textes de référence
- Code des relations entre le public et l'administration, articles L231-1 et L231-4 (silence de l'administration)
- Loi n° 2000-321 du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations