Seconde convocation faute de quorum
Lorsque le quorum fixé par les statuts n'est pas atteint, l'assemblée générale ne peut pas délibérer valablement. La plupart des statuts prévoient alors une seconde convocation, pour une nouvelle assemblée qui peut statuer avec un quorum réduit, voire sans condition de quorum, sur le même ordre du jour. La loi du 1er juillet 1901 ne dit rien sur le quorum : tout dépend de vos statuts.
Le modèle ci-dessous est la seconde convocation adressée aux membres après une assemblée sans quorum. Une variante propose le procès-verbal de carence à établir le jour de la première réunion.
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Modèle principal
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[Nom de l'association]
[Adresse du siège]
[Code postal Ville]
[E-mail]
[Madame / Monsieur] [nom de l'adhérent]
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]
[Ville], le [Date]
Mode de convocation prévu par les statuts
Objet : Seconde convocation à l'assemblée générale [ordinaire / extraordinaire]
[Madame / Monsieur],
L'assemblée générale [ordinaire / extraordinaire] de [Nom de l'association], régulièrement convoquée le [date de la première convocation] et réunie le [date de la première assemblée], n'a pu valablement délibérer faute de quorum : [nombre de membres présents ou représentés] membres étaient présents ou représentés sur [nombre de membres ayant droit de vote], alors que l'article [numéro de l'article] des statuts exige [quorum requis].
Conformément à ce même article, vous êtes convoqué(e) à une seconde assemblée générale [ordinaire / extraordinaire], qui se tiendra le [date de la seconde assemblée] à [heure], à [lieu de la réunion].
Cette assemblée délibérera sur le même ordre du jour :
1. [point 1]
2. [point 2]
3. [point 3]
Conformément aux statuts, elle pourra délibérer valablement [quel que soit le nombre de membres présents ou représentés / si au moins quorum réduit des membres sont présents ou représentés]. Les décisions seront prises à la majorité de [majorité requise].
Si vous ne pouvez pas être présent(e), vous pouvez vous faire représenter au moyen du pouvoir joint. Les pouvoirs remis pour la première assemblée [restent valables / doivent être renouvelés].
Votre participation est importante pour la vie de l'association. Je vous prie d'agréer, [Madame / Monsieur], l'expression de mes salutations associatives.
[Prénom Nom]
Président(e) de [Nom de l'association]
Signature
Pièces jointes : pouvoir de représentation, documents soumis au vote
Variante : procès-verbal de carence (assemblée sans quorum)
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Objet : Procès-verbal de carence – assemblée générale du [date de la première assemblée]
Le [date de la première assemblée] à [heure], les membres de [Nom de l'association] se sont réunis en assemblée générale [ordinaire / extraordinaire] à [lieu de la réunion], sur convocation du [date de la première convocation].
Il ressort de la feuille de présence que [nombre de membres présents] membres sont présents et [nombre de membres représentés] représentés, soit [total] membres sur les [nombre de membres ayant droit de vote] membres ayant droit de vote. Le quorum de [quorum requis] prévu à l'article [numéro de l'article] des statuts n'étant pas atteint, l'assemblée ne peut valablement délibérer.
Le président constate cette carence et indique qu'une seconde assemblée sera convoquée [le date de la seconde assemblée / dans les conditions prévues par les statuts], avec le même ordre du jour.
La séance est levée à [heure de fin].
Le président : [Prénom Nom], signature
Le secrétaire : [Prénom Nom], signature
Quorum non atteint : ce que prévoient généralement les statuts
- Un quorum de première convocation : par exemple un quart ou la moitié des membres présents ou représentés, souvent plus élevé pour l'assemblée extraordinaire.
- Une seconde assemblée convoquée après un délai minimal (souvent quelques jours à quelques semaines) ou, dans certains statuts, le même jour une heure plus tard.
- Un quorum réduit ou supprimé pour cette seconde assemblée, qui délibère sur le même ordre du jour.
Si vos statuts ne prévoient ni quorum, ni seconde convocation, l'assemblée délibère valablement quel que soit le nombre de présents. S'ils prévoient un quorum mais pas de seconde convocation allégée, il faut convoquer une nouvelle assemblée aux mêmes conditions de quorum.
Seconde convocation le même jour : est-ce possible ?
Certaines associations convoquent, dans un même courrier, une première assemblée à 18 h et une seconde à 18 h 30 « en cas de quorum non atteint ». Cette pratique n'est valable que si les statuts l'autorisent expressément. À défaut, les délibérations de la seconde assemblée peuvent être annulées, car les membres n'ont pas été convoqués dans le délai statutaire pour cette seconde réunion.
Si vous voulez adopter ce mécanisme, modifiez les statuts en assemblée générale extraordinaire, puis déclarez la modification en préfecture.
Comment calculer le quorum ?
Le quorum se calcule sur le nombre de membres ayant voix délibérative selon les statuts (souvent les membres à jour de cotisation), en comptant les présents et, si les statuts le prévoient, les représentés. Il s'apprécie à l'ouverture de la séance, à partir de la feuille de présence signée par chaque participant.
Conservez la feuille de présence et le procès-verbal de carence : ils prouvent que la seconde convocation était justifiée.
Le même ordre du jour, sans ajout
La seconde assemblée ne peut délibérer que sur l'ordre du jour de la première. Pour ajouter un point, il faut une convocation complète respectant toutes les conditions normales, y compris le quorum de première convocation. Les décisions sont ensuite consignées dans un procès-verbal d'assemblée générale qui mentionne qu'il s'agit d'une assemblée sur seconde convocation.
Questions fréquentes
Que faire si le quorum n'est jamais atteint ?
C'est le signe que les statuts ne sont plus adaptés au fonctionnement réel de l'association. Mettez à jour la liste des membres, radiez ceux qui ne cotisent plus selon la procédure statutaire, développez le vote par procuration ou à distance si les statuts le permettent, puis envisagez de modifier les règles de quorum.
Les pouvoirs de la première assemblée valent-ils pour la seconde ?
Cela dépend de leur rédaction et des statuts. Un pouvoir donné « pour l'assemblée du 12 mars et toute assemblée ultérieure ayant le même ordre du jour » vaut pour la seconde. Un pouvoir daté pour une seule réunion est plus fragile : faites renouveler les pouvoirs par sécurité.
Le quorum doit-il être maintenu pendant toute la séance ?
Les statuts le précisent rarement. En pratique, le quorum est vérifié à l'ouverture. Si de nombreux membres quittent la séance avant un vote important, certains statuts exigent de le vérifier à nouveau : notez dans le procès-verbal le nombre de votants à chaque résolution.
Textes de référence
- Loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d'association