Demande de prêt de salle municipale
La demande de prêt de salle municipale permet à une association d'utiliser un local communal pour une réunion, une assemblée générale, une activité régulière ou une manifestation. Le Code général des collectivités territoriales prévoit que des locaux communaux peuvent être utilisés par les associations qui en font la demande : c'est le maire qui fixe les conditions d'utilisation et la contribution éventuellement due, dans le respect de l'administration des propriétés communales, du fonctionnement des services et de l'ordre public.
Le modèle ci-dessous concerne une mise à disposition ponctuelle. La variante vise un créneau régulier sur la saison. Beaucoup de communes ont un formulaire en ligne : la lettre sert alors à compléter la demande ou à la présenter au service vie associative.
Modèle à personnaliser
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Modèle principal
Remplir les champs
[Nom de l'association]
[Adresse du siège]
[Code postal Ville]
[Téléphone]
[E-mail]
[Madame / Monsieur] le Maire
Mairie de [commune]
Service vie associative
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]
[Ville], le [Date]
Courrier, e-mail au service vie associative ou formulaire en ligne de la commune
Objet : Demande de mise à disposition de la salle [nom de la salle] le [date souhaitée]
[Madame / Monsieur] le Maire,
[Nom de l'association], association déclarée dont l'objet est [objet de l'association], sollicite la mise à disposition de la salle [nom de la salle] le [date souhaitée], de [heure de début] à [heure de fin], installation et rangement compris.
Cette salle accueillerait [nature de l'événement : assemblée générale, conférence, repas, spectacle, atelier], ouvert(e) [aux adhérents / au public], pour environ [nombre de participants] personnes. [L'entrée sera gratuite / Une participation de montant € sera demandée.] [Nous prévoyons une buvette et solliciterons séparément l'autorisation nécessaire.]
Nous aurions besoin du matériel suivant, si la salle en est équipée : [tables, chaises, sonorisation, vidéoprojecteur, cuisine].
Le responsable de l'événement sera [Prénom Nom du responsable], joignable au [téléphone du responsable]. Nous nous engageons à respecter le règlement d'utilisation de la salle, à restituer les lieux propres et en bon état, et vous transmettons notre attestation d'assurance responsabilité civile couvrant cette utilisation.
Dans l'attente de votre réponse, je vous prie d'agréer, [Madame / Monsieur] le Maire, l'expression de ma haute considération.
[Prénom Nom]
Président(e) de [Nom de l'association]
Signature
Pièces jointes : attestation d'assurance responsabilité civile, [statuts / récépissé de déclaration]
Variante : créneau régulier pour la saison
Remplir les champs
[Nom de l'association]
[Adresse du siège]
[Code postal Ville]
[E-mail]
[Madame / Monsieur] le Maire
Mairie de [commune]
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]
[Ville], le [Date]
Objet : Demande de créneau hebdomadaire pour la saison [saison]
[Madame / Monsieur] le Maire,
Pour la saison [saison], [Nom de l'association] sollicite l'attribution d'un créneau hebdomadaire dans [nom de la salle ou type de salle], le [jour de la semaine] de [heure de début] à [heure de fin], du [date de début] au [date de fin], hors vacances scolaires.
Ce créneau accueillera [nature de l'activité] pour [nombre de participants] participants, encadrés par [encadrant et qualification éventuelle]. Nous occupions [le même créneau / un autre créneau] la saison dernière.
Nous sommes prêts à signer la convention d'occupation proposée par la commune et joignons notre attestation d'assurance. Je vous prie d'agréer, [Madame / Monsieur] le Maire, l'expression de ma haute considération.
[Prénom Nom]
Président(e)
Signature
Pièces jointes : attestation d'assurance, bilan de la saison précédente
Quelles conditions pour obtenir une salle municipale ?
La commune n'est pas obligée d'accepter toutes les demandes, mais elle doit traiter les associations de manière égale et motiver un refus fondé sur des raisons objectives : indisponibilité de la salle, capacité insuffisante, risque pour l'ordre public, non-respect antérieur du règlement. Un refus fondé sur l'orientation politique, religieuse ou philosophique de l'association, en dehors d'un risque avéré pour l'ordre public, serait contestable.
Le conseil municipal fixe les tarifs : la mise à disposition peut être gratuite, à tarif réduit pour les associations locales, ou payante. Une mise à disposition gratuite est une aide en nature que l'association doit mentionner dans ses dossiers de demande de subvention.
Quel délai pour demander une salle ?
Chaque commune fixe ses délais dans son règlement de salles. Comptez au minimum un à deux mois pour une date ponctuelle, et davantage pour les périodes très demandées (week-ends de fin d'année, fêtes de printemps). Les créneaux réguliers sont souvent attribués au printemps ou en début d'été pour la saison suivante.
Pour une manifestation publique importante, la réservation de salle ne suffit pas : d'autres démarches peuvent être nécessaires (débit de boissons temporaire, déclaration SACEM si vous diffusez de la musique, sécurité).
Pièces et engagements demandés par la mairie
- Attestation d'assurance responsabilité civile couvrant l'occupation de la salle et les participants.
- Statuts ou récépissé de déclaration, pour les associations inconnues du service.
- Signature d'une convention ou du règlement d'utilisation (horaires, capacité, interdictions, ménage).
- Éventuellement un chèque de caution et un état des lieux d'entrée et de sortie.
- Désignation d'un responsable présent pendant toute l'occupation, formé aux consignes de sécurité.
Réponse de la mairie et cas de refus
La mairie répond par courrier, e-mail ou via son portail. Si la date demandée est indisponible, proposez d'emblée deux dates alternatives. En cas de refus que vous estimez discriminatoire ou non motivé, demandez par écrit les raisons de la décision, puis adressez un recours gracieux au maire dans les deux mois ; le tribunal administratif peut ensuite être saisi dans le même délai.
Pour du matériel sans salle (tables, barnums), faites une demande de prêt de matériel ; pour un local à l'année, une demande de local associatif est plus adaptée.
Questions fréquentes
Une association non déclarée peut-elle demander une salle municipale ?
Une association de fait n'a pas la personnalité juridique : la demande est alors faite par une personne physique, qui engage sa propre responsabilité et son assurance. Beaucoup de communes réservent leurs salles aux associations déclarées ou exigent un récépissé. Déclarer l'association simplifie nettement les démarches.
La mairie peut-elle annuler une réservation déjà accordée ?
Oui, pour un motif d'intérêt général (élection, besoin impérieux de la commune, risque pour la sécurité), en principe en prévenant l'association dans un délai raisonnable. La convention prévoit souvent ce cas. Demandez alors une solution de repli ou un report à une autre date.
Peut-on sous-louer ou prêter la salle à quelqu'un d'autre ?
Non. La mise à disposition est accordée à l'association pour l'usage déclaré. La prêter à un tiers ou l'utiliser pour une fête privée d'un membre expose l'association à des sanctions prévues par le règlement, notamment l'exclusion des futures attributions, et pose un problème d'assurance.
Textes de référence
- Code général des collectivités territoriales, article L2144-3 (utilisation des locaux communaux par les associations)