Procès-verbal d'assemblée générale
Le procès-verbal d'assemblée générale est le document écrit qui retrace le déroulement de l'assemblée et, surtout, le résultat de chaque vote. Aucune forme n'est imposée par la loi du 1er juillet 1901, mais le procès-verbal est la seule preuve des décisions prises : la préfecture, la banque, les financeurs et, en cas de litige, le juge le demanderont.
Le modèle ci-dessous convient à une assemblée générale ordinaire annuelle. Il doit être adapté aux règles de quorum et de majorité fixées par vos statuts, qui priment toujours. Une variante très courte sert d'extrait de procès-verbal, à fournir à la banque ou à la préfecture pour une seule décision.
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Fait à [Ville], le [Date]
Objet : Procès-verbal de l'assemblée générale ordinaire du [date de l'assemblée]
[Nom de l'association], association déclarée le [date de déclaration] sous le numéro RNA [numéro RNA], dont le siège est situé [adresse du siège].
Le [date de l'assemblée] à [heure], les membres de l'association se sont réunis en assemblée générale ordinaire à [lieu de la réunion], sur convocation du [président / conseil d'administration] adressée le [date d'envoi de la convocation].
L'assemblée est présidée par [Prénom Nom du président de séance], [fonction]. Le secrétariat de séance est assuré par [Prénom Nom du secrétaire de séance].
Il a été établi une feuille de présence, signée par les membres présents en entrant en séance. [nombre de présents] membres sont présents et [nombre de représentés] sont représentés, sur [nombre de membres ayant droit de vote] membres ayant droit de vote. Le quorum de [quorum prévu par les statuts] prévu par l'article [numéro de l'article] des statuts étant atteint, l'assemblée peut valablement délibérer.
Ordre du jour :
1. Rapport moral
2. Rapport financier et approbation des comptes de l'exercice [année]
3. Budget prévisionnel [année] et montant de la cotisation
4. Renouvellement du conseil d'administration
5. Questions diverses
Première résolution. Après présentation du rapport moral par le président, l'assemblée approuve ce rapport. Pour : [nombre de voix pour] ; contre : [nombre de voix contre] ; abstentions : [nombre d'abstentions]. La résolution est [adoptée / rejetée].
Deuxième résolution. Après présentation des comptes par le trésorier, faisant apparaître un [excédent / déficit] de [montant du résultat] €, l'assemblée approuve les comptes de l'exercice clos le [date de clôture] et donne quitus au trésorier. Pour : [nombre de voix pour] ; contre : [nombre de voix contre] ; abstentions : [nombre d'abstentions].
Troisième résolution. L'assemblée adopte le budget prévisionnel [année] et fixe la cotisation annuelle à [montant de la cotisation] €. Pour : [nombre de voix pour] ; contre : [nombre de voix contre] ; abstentions : [nombre d'abstentions].
Quatrième résolution. Sont élus membres du conseil d'administration pour une durée de [durée du mandat] : [noms des administrateurs élus]. Nombre de voix obtenues : [détail des voix].
Questions diverses : [résumé des échanges].
L'ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à [heure de fin]. Il est dressé le présent procès-verbal, signé par le président de séance et le secrétaire de séance.
Le président de séance : [Prénom Nom], signature
Le secrétaire de séance : [Prénom Nom du secrétaire de séance], signature
Annexes : feuille de présence, pouvoirs, rapports présentés
Variante : extrait de procès-verbal pour la banque ou la préfecture
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Fait à [Ville], le [Date]
Objet : Extrait du procès-verbal de l'assemblée générale du [date de l'assemblée]
[Nom de l'association], association déclarée, siège : [adresse du siège], RNA [numéro RNA].
Lors de sa réunion du [date de l'assemblée], l'assemblée générale, réunie dans les conditions de quorum prévues par les statuts, a adopté la résolution suivante : [texte exact de la résolution]. Résultat du vote : [résultat du vote].
Extrait certifié conforme au procès-verbal original conservé au siège de l'association.
[Prénom Nom]
Président(e)
Signature
Que doit contenir un procès-verbal d'assemblée générale ?
- L'identification de l'association, la nature de l'assemblée (ordinaire ou extraordinaire), la date, l'heure et le lieu.
- L'auteur et la date de la convocation, pour prouver sa régularité.
- Le nombre de membres présents et représentés, le quorum requis par les statuts et le constat qu'il est atteint.
- Le président et le secrétaire de séance.
- L'ordre du jour, puis chaque résolution avec le résultat chiffré du vote.
- Les signatures prévues par les statuts (souvent président et secrétaire).
Le procès-verbal n'a pas à reproduire tous les débats : un résumé fidèle des interventions importantes suffit. En revanche, une décision absente du procès-verbal sera difficile à prouver.
Comment rédiger le PV d'AG sans erreur
Préparez une trame avant la réunion, avec l'ordre du jour et un emplacement pour chaque vote. Le secrétaire de séance note en direct les chiffres ; le calcul du quorum s'appuie sur la feuille de présence et les pouvoirs reçus.
Vérifiez la majorité exigée pour chaque décision : majorité simple des suffrages exprimés, des présents, ou majorité renforcée selon les statuts. Indiquez si les abstentions et les bulletins blancs sont comptés, conformément aux statuts.
Qui signe le procès-verbal et où le conserver ?
Les signataires sont désignés par les statuts : le plus souvent le président et le secrétaire de séance. Le procès-verbal est conservé au siège, avec la feuille de présence et les pouvoirs, dans un classeur ou un registre des délibérations. Aucun délai de conservation n'est fixé par la loi de 1901 pour les assemblées : gardez-les pendant toute la vie de l'association.
Les changements de dirigeants et les modifications des statuts doivent par ailleurs être inscrits sur le registre spécial prévu par la loi de 1901, tenu au siège et présenté sur demande aux autorités.
Faut-il envoyer le procès-verbal à la préfecture ?
Pas systématiquement. La transmission n'est nécessaire que lorsque l'assemblée a décidé d'une modification à déclarer : changement de dirigeants, de statuts, de siège ou de nom, ou dissolution. Dans ce cas, joignez-le à la déclaration de modification, dans les trois mois. Un simple renouvellement à l'identique du bureau n'a pas à être déclaré.
Les financeurs publics demandent souvent le procès-verbal de l'assemblée qui a approuvé les comptes. Diffuser le procès-verbal aux membres n'est pas obligatoire, sauf clause des statuts, mais favorise la transparence.
Questions fréquentes
Quel délai pour rédiger le procès-verbal ?
La loi n'en fixe pas. Rédigez-le dans les jours qui suivent, tant que les souvenirs sont précis, et en tout état de cause assez tôt pour respecter le délai de trois mois de déclaration à la préfecture si une modification a été votée. Un PV signé tardivement reste valable, mais sa fiabilité peut être contestée.
Un procès-verbal peut-il être rectifié ?
Une simple erreur matérielle (faute de frappe, nom mal orthographié) peut être corrigée par un rectificatif signé par les mêmes signataires. Si l'erreur porte sur le contenu d'une décision, la correction doit être approuvée par l'assemblée suivante, qui adopte le procès-verbal rectifié.
Un adhérent peut-il obtenir une copie du procès-verbal ?
La loi de 1901 ne prévoit pas de droit d'accès général, mais beaucoup de statuts ou de règlements intérieurs l'organisent. À défaut, le refus de communiquer un procès-verbal à un membre est source de conflit : mieux vaut le mettre à disposition au siège ou l'envoyer sur demande.
Textes de référence
- Loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d'association, article 5 (déclaration des modifications et registre spécial)
- Décret du 16 août 1901 pris pour l'exécution de la loi du 1er juillet 1901