Relance de cotisation impayée
La relance de cotisation rappelle à un adhérent qu'il n'a pas réglé sa cotisation annuelle. Dans la grande majorité des cas, il s'agit d'un oubli : une première relance courtoise suffit. Si le silence persiste, une seconde relance plus ferme doit rappeler les conséquences prévues par les statuts : perte du droit de vote à l'assemblée générale, suspension de l'accès aux activités, puis radiation.
La loi du 1er juillet 1901 permet à l'association d'exiger les cotisations échues et celle de l'année courante, mais c'est dans les statuts qu'il faut chercher les règles applicables en cas de non-paiement. Le modèle ci-dessous est une première relance ; la variante est une dernière relance avant radiation.
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Modèle principal
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[Nom de l'association]
[Adresse du siège]
[Code postal Ville]
[Téléphone]
[E-mail]
[Madame / Monsieur] [nom de l'adhérent]
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]
[Ville], le [Date]
E-mail ou courrier simple
Objet : Rappel : cotisation [année] non réglée
[Madame / Monsieur] [nom de l'adhérent],
Sauf erreur de notre part, nous n'avons pas encore reçu le règlement de votre cotisation pour l'année [année], d'un montant de [montant de la cotisation] €, qui était attendu au plus tard le [date d'échéance].
Cette cotisation, votée par l'assemblée générale, permet à l'association de financer [utilisation des cotisations : assurance, matériel, location de salle, fonctionnement]. Elle vous permet également de participer aux activités et de voter lors de notre prochaine assemblée générale.
Vous pouvez la régler [par chèque à l'ordre de Nom de l'association / par virement sur le compte IBAN numéro IBAN / en ligne à l'adresse lien de paiement] avant le [nouvelle date limite].
Si vous avez déjà effectué ce paiement, merci de ne pas tenir compte de ce message et de nous indiquer sa date pour que nous puissions le rapprocher. Si vous rencontrez une difficulté financière, n'hésitez pas à contacter [Prénom Nom du trésorier] : [des facilités de paiement peuvent être envisagées / un tarif réduit existe dans certaines situations].
Avec nos remerciements, recevez, [Madame / Monsieur], nos salutations associatives.
[Prénom Nom]
Trésorier(e) de [Nom de l'association]
Variante : dernière relance avant radiation
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[Nom de l'association]
[Adresse du siège]
[Code postal Ville]
[Madame / Monsieur] [nom de l'adhérent]
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]
[Ville], le [Date]
Lettre recommandée avec accusé de réception ou lettre simple selon les statuts
Objet : Dernière relance : cotisation [année] impayée
[Madame / Monsieur],
Malgré notre rappel du [date de la première relance], votre cotisation [année] de [montant de la cotisation] € reste impayée.
Je vous rappelle que l'article [numéro de l'article] de nos statuts prévoit que [le membre qui n'a pas réglé sa cotisation perd son droit de vote / la qualité de membre se perd par radiation pour non-paiement de la cotisation]. À défaut de règlement avant le [date limite de régularisation], le bureau constatera votre radiation lors de sa prochaine réunion.
Si vous souhaitez quitter l'association, il vous suffit de nous adresser votre démission. Si vous avez rencontré une difficulté, contactez-nous avant cette date.
Je vous prie d'agréer, [Madame / Monsieur], mes salutations distinguées.
[Prénom Nom]
Trésorier(e)
Signature
Que prévoient les statuts en cas de cotisation impayée ?
- Perte du droit de vote : de nombreux statuts réservent le vote en assemblée aux membres « à jour de leur cotisation ». C'est la conséquence la plus fréquente et la plus immédiate.
- Suspension des activités : le règlement intérieur peut subordonner l'accès aux cours, aux compétitions ou aux services au paiement.
- Radiation : la qualité de membre se perd, selon la plupart des statuts, par radiation pour non-paiement, constatée par le bureau ou le conseil d'administration après relance.
Si vos statuts ne prévoient pas la radiation pour non-paiement, l'association ne peut pas l'improviser : elle doit alors soit engager une procédure d'exclusion dans les formes, soit modifier ses statuts pour l'avenir.
Combien de relances et à quel rythme ?
Un rythme courant : un premier rappel par e-mail deux à quatre semaines après l'échéance, puis une dernière relance par courrier un mois plus tard, en rappelant la règle statutaire. Si les statuts exigent une « mise en demeure » avant radiation, la seconde relance doit en avoir la forme : lettre recommandée, délai précis, conséquence annoncée.
Évitez de multiplier les relances pendant des mois : au-delà de deux, le bureau doit trancher (radiation, maintien à titre exceptionnel, tarif solidaire) et l'appliquer de la même manière à tous les membres.
Faut-il poursuivre en justice un adhérent qui ne paie pas ?
Juridiquement, la cotisation est une dette de l'adhérent tant qu'il est membre. En pratique, les montants en jeu rendent une action rarement pertinente : la radiation suffit. Une procédure n'est envisageable que pour des sommes importantes, par exemple des prestations facturées en plus de la cotisation (stage, séjour) : elle passe alors par une mise en demeure, puis une injonction de payer ou la saisine d'un conciliateur de justice.
Un adhérent qui a démissionné en cours d'année peut rester redevable de la cotisation de l'année en cours, mais pas des suivantes. Vérifiez sa situation avant d'envoyer une relance : si une démission a été reçue, adaptez votre courrier.
Erreurs à éviter
- Relancer publiquement (liste affichée, message de groupe) : respectez la confidentialité de la situation de chacun.
- Laisser voter à l'assemblée des membres non à jour alors que les statuts l'interdisent : cela fragilise les délibérations.
- Radier sans avoir relancé, alors que les statuts prévoient une relance préalable.
- Oublier de mettre à jour le fichier des membres après la radiation, ce qui fausse le calcul du quorum.
Questions fréquentes
À partir de quand une cotisation est-elle en retard ?
À la date d'échéance fixée par l'assemblée générale, les statuts ou le règlement intérieur (souvent le début de la saison ou de l'année civile). En l'absence de date fixée, prévoyez-en une dans l'appel de cotisation. Sans échéance connue, il est difficile de reprocher un retard à un adhérent.
Peut-on appliquer des pénalités de retard ?
Uniquement si elles ont été prévues à l'avance par les statuts, le règlement intérieur ou une décision de l'assemblée portée à la connaissance des membres. Dans une association, elles sont rarement opportunes : elles découragent le renouvellement sans améliorer la trésorerie.
Un membre radié peut-il réadhérer ?
Oui, en principe, en réglant la cotisation de la nouvelle période et en suivant la procédure d'adhésion. Les statuts peuvent exiger le paiement préalable de l'arriéré ou soumettre la réadhésion à l'agrément du bureau. La radiation pour non-paiement n'est pas une sanction disciplinaire.
Textes de référence
- Loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d'association, article 4 (cotisations échues et de l'année courante)