Demande de convention de stage
La convention de stage est le document obligatoire qui encadre tout stage d'étudiant : elle est signée par l'étudiant, l'organisme d'accueil et l'établissement d'enseignement, avant le premier jour du stage. C'est l'établissement qui l'établit, à partir des informations que vous lui transmettez.
Dans la plupart des universités, la demande se fait sur une application en ligne. Le modèle de lettre ci-dessous sert lorsque votre établissement demande un courrier, lorsque le dossier bloque, ou pour un stage atypique (à l'étranger, hors période, stage facultatif) qui nécessite une autorisation du responsable pédagogique.
Modèle à personnaliser
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[Prénom Nom]
[numéro étudiant]
[Adresse]
[Code postal Ville]
[Téléphone]
[E-mail]
[Nom de l'établissement]
Service des stages – [nom de la composante]
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]
[Ville], le [Date]
E-mail au bureau des stages ou lettre remise au secrétariat pédagogique
Objet : Demande d'établissement d'une convention de stage – [intitulé de la formation]
Madame, Monsieur,
Inscrit(e) en [année et intitulé de la formation] sous le numéro [numéro étudiant], j'ai obtenu l'accord de [Nom de l'entreprise] pour y effectuer un stage du [date de début du stage] au [date de fin du stage]. Je vous remercie de bien vouloir établir la convention de stage correspondante.
Voici les informations nécessaires à sa rédaction :
– organisme d'accueil : [Nom de l'entreprise], [Adresse de l'entreprise], [Code postal Ville de l'entreprise], SIRET [numéro SIRET] ;
– représentant signataire : [nom et fonction du signataire] ;
– tuteur en entreprise : [nom, fonction, e-mail du tuteur] ;
– lieu du stage : [adresse du lieu de stage si différente] ;
– durée hebdomadaire : [nombre d'heures] heures ;
– missions : [description des missions] ;
– gratification : [montant et modalités de la gratification / sans objet, stage de 2 mois ou moins].
[Nom de l'enseignant référent], enseignant(e) de la formation, a accepté d'assurer le suivi pédagogique de ce stage.
Le stage débutant le [date de début du stage], je vous serais reconnaissant(e) de me transmettre la convention au plus tard le [date limite souhaitée], afin que toutes les signatures puissent être recueillies avant mon arrivée.
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
[Prénom Nom]
Signature
Pièces jointes : attestation d'accueil de l'entreprise, attestation d'assurance responsabilité civile
Qui établit la convention de stage et qui la signe ?
La convention est rédigée par l'établissement d'enseignement, selon un modèle qui reprend les clauses prévues par le Code de l'éducation. Elle est signée par l'établissement (souvent le directeur de la composante par délégation), le représentant de l'organisme d'accueil et vous-même. Elle désigne deux tuteurs : un enseignant référent dans l'établissement et un tuteur dans l'organisme d'accueil.
Si vous êtes mineur, votre représentant légal signe aussi. Chaque signataire conserve un exemplaire. Commencer le stage avant la signature vous expose à ne pas être couvert en cas d'accident : demandez à votre scolarité de régulariser la situation si les délais sont serrés.
Les informations à réunir pour la demande de convention
- Coordonnées complètes de l'organisme, numéro SIRET, nom et fonction du signataire.
- Nom et coordonnées du tuteur de stage.
- Dates de début et de fin, durée hebdomadaire de présence, éventuelles présences de nuit ou le week-end.
- Description précise des activités confiées, en lien avec la formation.
- Montant de la gratification et avantages éventuels (restauration, transport).
- Attestation d'assurance responsabilité civile, exigée par la plupart des établissements.
Plus les missions sont décrites avec précision, moins le responsable pédagogique aura de raisons de refuser de valider la convention. Un stage dont les missions n'ont pas de lien avec la formation, ou qui remplace un poste de salarié, peut être refusé.
Durée maximale et gratification : les règles de la convention
Un même stagiaire ne peut pas effectuer plus de 6 mois de stage par année d'enseignement dans le même organisme. Le stage doit s'inscrire dans un cursus qui comporte un volume pédagogique minimal de formation en établissement : c'est pourquoi une personne non inscrite ne peut pas obtenir de convention.
Au-delà de 2 mois de présence, consécutifs ou non, au cours de la même année d'enseignement, la gratification est obligatoire et doit figurer dans la convention. Son montant minimal est fixé chaque année par référence au plafond horaire de la sécurité sociale ; la convention collective de l'entreprise peut prévoir davantage. En cas de non-paiement, voir la réclamation de gratification impayée.
Cas particuliers : stage à l'étranger, stage facultatif, modification
Pour un stage à l'étranger, la convention reste établie par votre établissement français. Elle est souvent accompagnée d'une fiche sur la protection sociale du stagiaire dans le pays d'accueil. Vérifiez aussi l'assurance rapatriement et, hors Union européenne, le visa.
Un stage facultatif (non prévu dans la maquette) peut parfois faire l'objet d'une convention si le responsable pédagogique l'accepte ; les établissements ont chacun leur politique. Toute modification en cours de stage (dates, lieu, missions) passe par un avenant signé par les trois parties : voir la demande de prolongation de stage.
Convention en retard : que faire ?
Si la convention n'est pas signée quelques jours avant le début du stage, contactez à la fois le bureau des stages et votre enseignant référent : c'est souvent sa validation pédagogique qui manque. Prévenez l'entreprise et proposez de décaler votre arrivée plutôt que de commencer sans document. Les services des stages sont très sollicités au printemps : déposez votre demande dès que l'entreprise vous a donné son accord écrit.
Questions fréquentes
L'entreprise peut-elle utiliser son propre modèle de convention ?
En principe, c'est le modèle de l'établissement d'enseignement qui est utilisé, car il contient les clauses obligatoires. Certaines entreprises demandent d'y ajouter une annexe (confidentialité, propriété intellectuelle). Elle doit être acceptée par l'établissement et ne peut pas réduire les droits du stagiaire.
Peut-on obtenir une convention pendant les vacances d'été ?
Oui, si vous êtes inscrit dans l'établissement pour l'année en cours et que le stage entre dans votre formation. Attention aux fermetures estivales des services : anticipez la signature. Une convention ne peut pas être établie entre deux années d'inscription si vous n'êtes pas réinscrit.
Un étudiant étranger peut-il signer une convention de stage en France ?
Oui, s'il est inscrit dans un établissement d'enseignement supérieur. Un étudiant inscrit à l'étranger peut aussi faire un stage en France, avec une convention tripartite incluant son établissement d'origine. Selon sa nationalité, un titre de séjour adapté peut être nécessaire.
Textes de référence
- Code de l'éducation, article L124-5 (durée maximale du stage)
- Code de l'éducation, article L124-6 (gratification)
- Loi n° 2014-788 du 10 juillet 2014 tendant au développement, à l'encadrement des stages et à l'amélioration du statut des stagiaires