Demande de congés pendant un stage
Un stagiaire n'est pas un salarié : il n'acquiert pas de congés payés au sens du Code du travail. Pour les stages de plus de deux mois, la loi impose toutefois que la convention de stage prévoie la possibilité de congés et d'autorisations d'absence. Pour un stage plus court, tout dépend de ce que prévoit la convention ou de l'accord du tuteur. Dans tous les cas, une absence doit être demandée à l'avance et acceptée par l'organisme d'accueil.
Ce modèle de demande de congés pendant un stage s'adresse au tuteur, avec copie au référent pédagogique si l'absence modifie le déroulement du stage. Une variante sert pour une autorisation d'absence ponctuelle (examen, rendez-vous, événement familial).
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Modèle principal
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[Prénom Nom]
Stagiaire – [service ou équipe]
[Téléphone]
[E-mail]
[Nom du tuteur]
[Nom de l'entreprise]
[Ville], le [Date]
E-mail au tuteur, avec copie au référent pédagogique si nécessaire
Objet : Demande de congés du [date de début] au [date de fin]
Madame, Monsieur,
Stagiaire au sein de [service ou équipe] depuis le [date de début du stage], pour un stage qui se termine le [date de fin du stage], je souhaiterais prendre [nombre] jours de congé du [date de début du congé] au [date de fin du congé] inclus.
Ma convention de stage prévoit [nombre de jours de congés prévu / la possibilité de congés et d'autorisations d'absence], [conformément aux règles applicables aux stages de plus de deux mois]. Ces dates correspondent à [motif facultatif : une période creuse du projet / un événement familial / les fêtes de fin d'année].
J'ai organisé mes missions en conséquence : [état d'avancement des tâches, personne qui assurera le relais, livrables remis avant le départ].
Je vous remercie de me confirmer votre accord sur ces dates et reste à votre disposition pour en discuter.
Bien cordialement,
[Prénom Nom]
Variante : autorisation d'absence ponctuelle pendant le stage
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Objet : Demande d'autorisation d'absence le [date de l'absence]
Madame, Monsieur,
Je souhaiterais être autorisé(e) à m'absenter le [date de l'absence] [de heure à heure / toute la journée] afin de [motif : passer un examen de ma formation / me rendre à une convocation / assister à un événement familial].
[Ma convocation est jointe.] Je m'organiserai pour que cette absence n'affecte pas le suivi de mes missions et je pourrai, si vous le souhaitez, rattraper ces heures dans le respect de ma convention.
Je vous remercie par avance de votre accord.
[Prénom Nom]
Quels sont les droits à congés d'un stagiaire ?
- Stage de plus de deux mois : la convention doit prévoir la possibilité de congés et d'autorisations d'absence. Le nombre de jours n'est pas fixé par la loi ; il est précisé dans la convention.
- Stage de deux mois ou moins : aucun droit général à congés ; une absence reste possible avec l'accord de l'organisme d'accueil et selon la convention.
- Grossesse, paternité, adoption : le stagiaire bénéficie de congés et d'autorisations d'absence d'une durée équivalente à celles prévues pour les salariés.
- Avantages de l'entreprise : le stagiaire a accès, comme les salariés, au restaurant d'entreprise ou aux titres-restaurant, et à la prise en charge des frais de transport.
Congés et gratification : ce qui se passe
La gratification, obligatoire au-delà de deux mois de présence, est calculée en fonction du temps de présence effective du stagiaire. Des jours de congé non prévus par la convention peuvent donc réduire le montant versé, sauf si la convention prévoit leur maintien. Vérifiez ce point dans votre convention ou auprès du service RH avant de poser les dates. Voir aussi la réclamation de gratification de stage.
Durée du stage et report de la date de fin
Les congés ne prolongent pas automatiquement le stage. Si vous avez besoin de décaler la date de fin pour atteindre la durée minimale exigée par votre formation, un avenant à la convention est nécessaire, signé par les trois parties, dans la limite de la durée maximale d'un stage (six mois par année d'enseignement dans un même organisme) : voir la demande de prolongation de stage.
Comment formuler la demande
- Relisez la convention : nombre de jours de congé, modalités de demande, maintien de la gratification.
- Demandez le plus tôt possible, idéalement plusieurs semaines avant.
- Proposez des dates qui gênent le moins l'équipe et montrez que vos tâches sont organisées.
- Obtenez un accord écrit (un e-mail suffit).
Questions fréquentes
Un stagiaire peut-il être obligé de prendre des congés pendant la fermeture de l'entreprise ?
Si l'entreprise ferme (par exemple l'été ou entre Noël et le Nouvel An), le stagiaire ne peut pas être présent. La convention ou un avenant doit prévoir cette situation : report des jours, suspension du stage ou jours de congé. Anticipez-le dès la signature de la convention.
Les jours fériés sont-ils des jours de congé pour le stagiaire ?
Le stagiaire suit l'organisation de l'entreprise : si l'entreprise chôme un jour férié, il ne vient pas. Ce jour n'est pas décompté comme un congé. Son effet sur la gratification dépend du mode de calcul prévu par la convention.
Puis-je m'absenter pour un examen de ma formation ?
Oui, les obligations liées à votre cursus (examens, regroupements, soutenances) doivent être prévues dans la convention, qui mentionne souvent les jours de présence dans l'établissement. Prévenez le tuteur dès que vous connaissez les dates et transmettez la convocation.
Textes de référence
- Code de l'éducation, article L124-13 (congés et autorisations d'absence des stagiaires)
- Code de l'éducation, article L124-6 (gratification des stages de plus de deux mois)