Lettre de demande d'entretien avec les ressources humaines

Mis à jour le · Salariés

Demander un entretien avec les ressources humaines est souvent la première étape pour régler une difficulté que votre manager ne peut pas ou ne veut pas traiter : conditions de travail, tensions avec un collègue, charge excessive, question de rémunération ou de santé. Aucune règle n'oblige l'employeur à accorder cet entretien, mais une demande écrite a deux avantages : elle pose clairement le sujet et elle date votre démarche, ce qui compte si la situation se dégrade.

Le modèle principal expose le motif de façon factuelle ; la variante, plus neutre, demande un rendez-vous sans détailler le sujet par écrit.

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Modèle principal

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[Prénom Nom]
[Service]
[Adresse]
[Code postal Ville]
[E-mail]

[Nom de l'entreprise]
À l'attention de [Nom du responsable RH]
[Adresse de l'entreprise]
[Code postal Ville de l'entreprise]

[Ville], le [Date]

E-mail avec accusé de lecture ou remise en main propre contre décharge

Objet : Demande d'entretien avec le service des ressources humaines

Madame, Monsieur,

J'occupe le poste de [intitulé du poste] au sein du service [nom du service] depuis le [date de prise de poste]. Je souhaiterais vous rencontrer afin d'aborder une situation qui affecte mes conditions de travail.

Depuis [période], [description factuelle et datée de la difficulté : réorganisation qui a doublé mon portefeuille de dossiers / désaccords répétés avec un collègue ayant conduit à des échanges tendus les date et date / horaires modifiés sans concertation]. J'en ai parlé à [mon responsable] le [date], sans qu'une solution ait pu être trouvée.

Cette situation a des conséquences sur [la qualité de mon travail / ma santé / l'organisation de l'équipe], et je souhaite en discuter avec vous pour envisager des solutions, par exemple [piste de solution : répartition des tâches, médiation, changement d'horaires].

Je suis disponible [créneaux de disponibilité]. Je vous remercie de me proposer une date dans les prochains jours.

Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.

[Prénom Nom]
Signature

Variante : demande de rendez-vous sans détailler le motif

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Objet : Demande de rendez-vous

Bonjour [Madame / Monsieur] [Nom du destinataire],

Je souhaiterais vous rencontrer pour évoquer une question personnelle liée à ma situation professionnelle, que je préfère aborder de vive voix.

Je suis disponible [créneaux de disponibilité]. Pourriez-vous me proposer un créneau d'ici [date souhaitée] ?

Je vous remercie,
[Prénom Nom]
[intitulé du poste], [service]

Quand demander un entretien RH plutôt qu'en parler à son manager ?

  • Le manager est lui-même concerné par la difficulté (conflit, comportement inadapté).
  • La question dépasse ses compétences : rémunération, classification, aménagement du temps de travail, mobilité.
  • Le sujet est sensible : santé, situation familiale, handicap, que vous ne souhaitez pas partager avec votre hiérarchie directe.
  • Plusieurs échanges avec le manager n'ont rien donné.

Pour des faits graves (harcèlement, agissements sexistes, discrimination), ne vous contentez pas d'une demande d'entretien : un signalement écrit déclenche l'obligation d'enquête de l'employeur, voir le signalement de harcèlement moral.

Rédiger la demande : factuel, daté, orienté solution

Décrivez des faits précis (dates, situations, conséquences) plutôt que des jugements sur les personnes. Indiquez ce que vous avez déjà tenté et ce que vous attendez de l'entretien. Une demande orientée vers des solutions est mieux accueillie et montre votre bonne foi si le litige s'aggrave.

Si le sujet est très délicat, la variante permet d'obtenir le rendez-vous sans mettre le détail par écrit. Vous pourrez ensuite formaliser les échanges après l'entretien.

Pendant et après l'entretien

  1. Préparez une liste de points et les documents utiles (plannings, courriels, fiche de poste).
  2. Notez pendant l'entretien les réponses et engagements pris.
  3. Envoyez dans les jours qui suivent un courriel récapitulatif : « Suite à notre entretien du …, je vous confirme que nous avons convenu de … ». Sans réponse contraire, il constitue une trace utile.
  4. Fixez une échéance pour faire le point sur la mise en œuvre des solutions.

Cet entretien n'est pas un entretien disciplinaire : la loi ne prévoit pas d'assistance, mais rien n'empêche de demander à être accompagné d'un représentant du personnel si l'employeur l'accepte.

Si rien ne bouge

Plusieurs relais existent : les représentants du personnel (CSE), le médecin du travail pour tout ce qui touche à la santé, une médiation en cas de conflit interpersonnel, ou une alerte écrite sur la charge de travail. Pour une question de salaire non réglée, une réclamation formelle ou une mise en demeure peuvent suivre.

Questions fréquentes

L'employeur est-il obligé d'accepter un entretien RH ?

Non, aucune règle générale ne l'y oblige, sauf entretiens prévus par la loi (entretien professionnel, entretien sur la charge de travail en forfait jours). En pratique, refuser d'écouter un salarié qui signale une difficulté de santé ou de sécurité peut toutefois engager la responsabilité de l'employeur au titre de son obligation de sécurité.

Peut-on enregistrer l'entretien ?

Un enregistrement réalisé à l'insu de l'interlocuteur est déloyal. Depuis fin 2023, la Cour de cassation admet qu'il peut exceptionnellement être produit en justice s'il est indispensable à l'exercice du droit à la preuve et proportionné. Il est plus simple et plus sûr de rédiger un compte rendu écrit après l'entretien.

Les RH peuvent-ils transmettre ce que je dis à mon manager ?

Les RH ne sont pas tenus au secret professionnel comme un médecin, mais les informations personnelles doivent être traitées avec discrétion. Si vous souhaitez qu'un point reste confidentiel, dites-le au début de l'entretien et demandez comment il sera utilisé.

Textes de référence

  • Code du travail, article L4121-1 (obligation de sécurité de l'employeur)
  • Cour de cassation, assemblée plénière, 22 décembre 2023 (recevabilité d'une preuve déloyale)