Lettre de demande de copie de bulletins de paie
Bulletins perdus, dossier de retraite incomplet, demande de prêt, litige avec un ancien employeur : vous pouvez demander un duplicata de vos bulletins de paie à votre employeur actuel ou à un ancien employeur. Celui-ci est tenu de conserver un double des bulletins pendant cinq ans, et un bulletin dématérialisé doit rester accessible pendant une très longue durée via un service en ligne. Une demande écrite précise, avec les périodes concernées, accélère la réponse.
Le modèle principal s'adresse à un ancien employeur. Une variante sert pour l'employeur actuel.
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Modèle principal
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[Prénom Nom]
[Adresse]
[Code postal Ville]
[Téléphone]
[E-mail]
[Nom de l'entreprise]
Service paie / ressources humaines
[Adresse de l'entreprise]
[Code postal Ville de l'entreprise]
[Ville], le [Date]
Lettre recommandée avec accusé de réception ou e-mail
Objet : Demande de duplicata de bulletins de paie
Madame, Monsieur,
J'ai été employé(e) par [Nom de l'entreprise] du [date d'embauche] au [date de sortie] en qualité de [intitulé du poste], sous le matricule [numéro de matricule si connu].
Ayant égaré [une partie de / l'ensemble de] mes bulletins de paie, je vous remercie de bien vouloir m'adresser un duplicata des bulletins correspondant aux mois de [mois et années concernés]. Ces documents me sont nécessaires [motif facultatif : pour compléter mon dossier de retraite / pour justifier de mes revenus / dans le cadre d'une démarche administrative].
Vous pouvez me les transmettre [par courrier à l'adresse ci-dessus / par e-mail à l'adresse E-mail, au format PDF].
Je vous remercie par avance de votre diligence et vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
[Prénom Nom]
Signature
Pièce jointe : copie d'une pièce d'identité
Variante : demande à l'employeur actuel
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[Prénom Nom]
[Poste et service]
[E-mail]
Service paie
Objet : Duplicata de bulletins de paie
Bonjour,
Pourriez-vous me transmettre un duplicata de mes bulletins de paie de [mois et années concernés] ? Je ne les retrouve plus [dans mon coffre-fort numérique / dans mes archives papier].
Merci par avance,
[Prénom Nom]
Combien de temps l'employeur conserve-t-il les bulletins de paie ?
L'employeur doit conserver un double des bulletins de paie pendant cinq ans. Au-delà, il n'y est plus obligé, même si beaucoup d'entreprises conservent leurs archives de paie plus longtemps pour d'autres raisons. Faites donc votre demande le plus tôt possible.
Si l'employeur a opté pour le bulletin dématérialisé, il doit garantir sa disponibilité pendant cinquante ans ou jusqu'à ce que le salarié ait atteint l'âge de 75 ans, par un service en ligne associé au compte personnel d'activité. Vérifiez d'abord votre coffre-fort numérique ou l'espace salarié de l'entreprise.
Ancienne entreprise fermée ou disparue : que faire ?
- Si l'entreprise a été rachetée ou a fusionné, adressez-vous au nouvel employeur, qui a en principe repris les archives.
- Si elle a été liquidée, contactez le liquidateur judiciaire, dont le nom figure au registre du commerce ou au greffe du tribunal.
- Utilisez votre relevé de carrière, accessible sur le portail commun des régimes de retraite, qui retrace les salaires déclarés.
- Rassemblez d'autres preuves : contrat, certificat de travail, relevés bancaires montrant les virements de salaire, attestations France Travail.
Pourquoi conserver soi-même ses bulletins ?
Le salarié devrait conserver ses bulletins de paie sans limitation de durée : ils peuvent servir à justifier une carrière pour la retraite, à calculer une indemnité, à prouver une ancienneté ou à contester un salaire. En cas de litige sur le salaire, vous disposez de trois ans pour agir : les bulletins sont la base de toute réclamation, voyez la réclamation pour erreur sur le bulletin de paie.
Pour obtenir d'autres documents de fin de contrat, voyez la demande de certificat de travail ou la demande d'attestation employeur.
Si l'employeur ne répond pas
Relancez par lettre recommandée. Vous pouvez aussi exercer votre droit d'accès aux données personnelles auprès de l'employeur, qui doit répondre en principe dans un délai d'un mois : voyez la demande d'accès au dossier personnel. En cas de refus persistant, le conseil de prud'hommes peut ordonner la remise des documents, et la CNIL peut être saisie pour les données personnelles.
Questions fréquentes
Le duplicata est-il gratuit ?
Aucun texte ne prévoit de facturation d'un duplicata de bulletin de paie, et la plupart des employeurs le fournissent gratuitement. Dans le cadre du droit d'accès aux données personnelles, la première copie doit en principe être gratuite. Des frais raisonnables peuvent être demandés pour des copies supplémentaires.
Quels bulletins faut-il garder pour la retraite ?
Tous, idéalement. Les caisses de retraite disposent des salaires déclarés, mais des erreurs ou des périodes manquantes apparaissent parfois sur le relevé de carrière. Les bulletins de paie sont alors le principal moyen de prouver vos périodes d'emploi et vos salaires pour obtenir une régularisation.
Peut-on demander ses bulletins par e-mail ?
Oui, un e-mail suffit souvent, en particulier auprès de l'employeur actuel. Pour un ancien employeur ou en cas de litige, le courrier recommandé permet de garder une preuve de la demande et de sa date, utile si vous devez ensuite saisir le conseil de prud'hommes.
Textes de référence
- Code du travail, article L3243-4 (conservation des bulletins par l'employeur)
- Code du travail, article L3243-2 (bulletin de paie dématérialisé)