Lettre de demande d'attestations de formation
Les formations suivies pendant votre contrat (habilitations, formations sécurité, logiciels, management, CACES…) ne valent sur un CV, dans un dossier de VAE ou auprès d'un futur employeur que si vous pouvez les prouver. À l'issue de chaque action de formation, l'organisme qui la dispense doit remettre au stagiaire une attestation indiquant les objectifs, la nature, la durée de la formation et les résultats de l'évaluation des acquis. En pratique, ces attestations restent souvent au service RH.
Le modèle ci-dessous demande à l'employeur la copie de toutes vos attestations ; la variante vise une habilitation ou un certificat réglementaire précis dont vous avez besoin rapidement.
Modèle à personnaliser
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Modèle principal
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[Prénom Nom]
[Adresse]
[Code postal Ville]
[Téléphone]
[E-mail]
[Nom de l'entreprise]
À l'attention du service formation ou des ressources humaines
[Adresse de l'entreprise]
[Code postal Ville de l'entreprise]
[Ville], le [Date]
E-mail, remise en main propre ou lettre recommandée avec accusé de réception
Objet : Demande de copies de mes attestations de formation
Madame, Monsieur,
[Salarié(e) / Ancien(ne) salarié(e)] de [Nom de l'entreprise] depuis le [date d'embauche] [jusqu'au date de fin du contrat], j'ai suivi plusieurs actions de formation dans le cadre du plan de développement des compétences, notamment :
- [intitulé de la formation 1], dispensée par [organisme], le [date ou période] ;
- [intitulé de la formation 2], le [date ou période] ;
- [intitulé de la formation 3], le [date ou période].
Afin de [compléter mon dossier de validation des acquis de l'expérience / mettre à jour mon passeport de compétences / justifier de ces formations auprès d'un futur employeur], je vous remercie de bien vouloir me transmettre une copie des attestations de fin de formation correspondantes, ainsi que des certificats ou habilitations délivrés à cette occasion.
Si certaines attestations ne sont pas en votre possession, je vous serais reconnaissant(e) de m'indiquer les coordonnées des organismes concernés afin que je puisse m'adresser directement à eux.
Je vous remercie de me faire parvenir ces documents [au format PDF à l'adresse E-mail / par courrier] dans les meilleurs délais.
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
[Prénom Nom]
Signature
Variante : demande urgente d'une habilitation ou d'un certificat
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Objet : Copie de mon [nom de l'habilitation ou du certificat]
Bonjour [Madame / Monsieur] [Nom du destinataire],
J'ai obtenu le [date] [nom de l'habilitation ou du certificat, par exemple une habilitation électrique ou un CACES de catégorie], à l'issue d'une formation organisée par l'entreprise avec [organisme].
J'en ai besoin pour [motif : prise de poste, renouvellement, dossier de candidature] d'ici le [date limite]. Pourriez-vous m'en transmettre une copie, ainsi que l'attestation de formation correspondante ?
Merci d'avance,
[Prénom Nom]
Qui doit délivrer l'attestation de formation ?
L'obligation de remettre une attestation pèse sur le prestataire qui réalise l'action de formation. Lorsque la formation est organisée par un organisme externe, celui-ci l'envoie souvent à l'entreprise qui a financé l'action, plus rarement au stagiaire. Lorsque l'employeur forme lui-même ses salariés, il lui revient de conserver une trace des actions réalisées.
L'habilitation (électrique, par exemple) est un document distinct : elle est délivrée par l'employeur, sur la base de la formation, et ne suit pas le salarié chez un nouvel employeur, qui devra la délivrer à nouveau. L'attestation de formation, elle, vous appartient et reste valable.
Pourquoi ces attestations sont utiles
- VAE : les formations suivies complètent la preuve de votre expérience.
- Recherche d'emploi : certaines formations réglementaires (sécurité, conduite d'engins, hygiène alimentaire) sont exigées par les recruteurs et coûtent cher à refaire.
- CPF : votre espace Mon compte formation permet de renseigner vos diplômes et certifications dans un passeport de compétences.
- Entretien professionnel : l'état des lieux récapitulatif périodique de votre parcours s'appuie sur les formations suivies, voir la demande d'entretien professionnel.
Au départ de l'entreprise : anticiper
Demandez vos attestations avant la fin du contrat, en même temps que vos documents de fin de contrat. Le certificat de travail ne mentionne pas les formations suivies. Après le départ, l'employeur peut avoir archivé ou détruit les documents selon ses durées de conservation : plus la demande est tardive, plus la recherche est difficile.
Si l'entreprise a disparu, adressez-vous directement à l'organisme de formation, qui conserve ses propres registres pendant un certain temps.
Si l'employeur ne répond pas
Relancez par écrit, puis exercez votre droit d'accès aux données personnelles, qui oblige l'employeur à répondre dans un délai d'un mois : voir la demande d'accès à son dossier. Les informations sur les formations suivies font partie des données qu'il détient sur vous.
Questions fréquentes
Une formation obligatoire donne-t-elle lieu à une attestation ?
Oui. Les formations imposées par la réglementation (sécurité, habilitations) donnent lieu à une attestation ou à un certificat délivré par l'organisme, parfois avec une date de validité. Notez cette date : un recyclage peut être nécessaire au bout de quelques années.
Les formations e-learning sont-elles attestées ?
Oui, dès lors qu'il s'agit d'une action de formation au sens du Code du travail. La plateforme génère généralement une attestation d'assiduité ou de réussite. Téléchargez-la vous-même quand vous le pouvez, car l'accès est souvent fermé au départ de l'entreprise.
L'employeur peut-il refuser de transmettre l'attestation ?
Aucun motif légitime ne justifie de refuser au salarié la preuve d'une formation qu'il a suivie. En cas de difficulté, l'organisme de formation reste tenu de lui délivrer l'attestation, puisque l'obligation pèse sur lui.
Textes de référence
- Code du travail, article L6353-1 (attestation remise au stagiaire à l'issue de la formation)