Lettre de régularisation annuelle des charges
Lorsque le bail prévoit des provisions sur charges, le bailleur doit procéder chaque année à leur régularisation : comparer les provisions versées par le locataire aux dépenses réelles récupérables, puis réclamer le complément ou rembourser le trop-perçu. Un mois avant cette régularisation, il doit communiquer au locataire le décompte par nature de charges et, dans un immeuble collectif, le mode de répartition entre les locataires.
Ce modèle de lettre de régularisation annuelle des charges, destiné au bailleur, présente le décompte, le solde et, le cas échéant, l'ajustement des provisions mensuelles.
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[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]
[Ville], le [Date]
Lettre simple, e-mail ou recommandé
Objet : Régularisation des charges locatives de l'année [année concernée] – [adresse du logement loué]
[Madame / Monsieur],
Conformément à l'article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, je vous adresse ci-joint le décompte des charges récupérables de l'année [année concernée] pour le logement situé [adresse du logement loué], établi par nature de charges, ainsi que le mode de répartition appliqué [tantièmes de copropriété / surface / compteurs individuels].
Récapitulatif :
Charges récupérables de la période du [date de début de la période] au [date de fin de la période] : [montant des charges réelles] euros
Provisions versées sur la même période : [montant des provisions versées] euros
Solde : [montant du solde] euros [en ma faveur / en votre faveur].
[Ce solde sera exigible avec le loyer du mois de mois d'exigibilité, soit un mois après la réception de ce décompte. / Ce trop-perçu vous sera remboursé par virement / déduit du loyer du mois de mois concerné.]
Afin de tenir compte des dépenses réelles, la provision mensuelle sur charges sera portée de [ancien montant de la provision] euros à [nouveau montant de la provision] euros à compter du [date d'effet].
Les pièces justificatives (factures, contrats, décompte du syndic) sont tenues à votre disposition pendant six mois ; je peux vous les transmettre par voie électronique sur simple demande.
Je vous prie d'agréer, [Madame / Monsieur], l'expression de mes salutations distinguées.
[Prénom Nom]
Signature
Pièces jointes : décompte détaillé par nature de charges, [décompte individuel du syndic]
Calendrier de la régularisation des charges
- Arrêté des dépenses de l'année (en copropriété, après réception du décompte individuel du syndic).
- Envoi du décompte au locataire au moins un mois avant de réclamer le solde.
- Mise à disposition des pièces justificatives pendant six mois.
- Encaissement du complément ou remboursement du trop-perçu, et ajustement de la provision mensuelle.
Si la régularisation n'a pas été faite avant la fin de l'année civile qui suit l'année d'exigibilité, le locataire peut exiger un paiement étalé sur douze mois. Le bailleur peut réclamer les charges jusqu'à trois ans en arrière.
Quelles charges refacturer au locataire ?
Seules les charges figurant dans la liste limitative du décret du 26 août 1987 sont récupérables. En copropriété, le décompte du syndic distingue souvent charges récupérables et non récupérables, mais vérifiez-le ligne par ligne :
- Récupérables : eau, chauffage collectif, entretien et électricité des parties communes, ascenseur (entretien courant), taxe d'enlèvement des ordures ménagères, part de la rémunération du gardien.
- Non récupérables : honoraires de syndic, assurance de l'immeuble, fonds de travaux, gros travaux, taxe foncière, frais de gestion locative.
Ajuster la provision mensuelle
Les provisions doivent être en rapport avec les dépenses de l'année précédente ou le budget prévisionnel. Une provision trop faible conduit à des rappels importants mal acceptés ; une provision trop élevée peut être contestée. Informez le locataire du nouveau montant dans la lettre de régularisation, en l'appuyant sur le décompte.
Location meublée avec forfait de charges
Si le bail d'un meublé prévoit un forfait de charges, il n'y a pas de régularisation : le forfait est fixé une fois pour toutes, et ne peut être révisé que dans les conditions prévues au bail. La régularisation annuelle ne concerne que les baux avec provisions.
Si le locataire conteste le décompte, il vous demandera les justificatifs (voir la demande de justificatifs des charges) ; un désaccord persistant peut être porté devant la commission départementale de conciliation.
Questions fréquentes
Puis-je régulariser les charges d'un locataire parti ?
Oui. Pour un logement en copropriété, vous pouvez conserver jusqu'à 20 % du dépôt de garantie dans l'attente de l'arrêté des comptes, puis régulariser et restituer le solde dans le mois suivant l'approbation des comptes. Hors copropriété, la régularisation doit être faite avec la restitution du dépôt.
Le locataire peut-il refuser de payer le rappel de charges ?
Il peut le contester s'il porte sur des charges non récupérables, s'il n'a pas reçu le décompte un mois à l'avance ou si vous ne justifiez pas des dépenses. Envoyez un décompte clair avec les pièces : c'est la meilleure garantie d'être payé.
Faut-il envoyer la régularisation en recommandé ?
La loi n'impose pas de forme particulière. Un e-mail ou une lettre simple suffisent, mais le recommandé fixe la date d'envoi, utile pour faire courir le délai d'un mois avant exigibilité du solde et en cas de litige.
Textes de référence
- Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, article 23 (charges récupérables et régularisation annuelle)
- Décret n° 87-713 du 26 août 1987 (liste des charges récupérables)