Demande de justificatifs des charges locatives

Mis à jour le · Immobilier

Les provisions sur charges que vous versez chaque mois doivent faire l'objet d'une régularisation annuelle. Un mois avant cette régularisation, le bailleur doit vous communiquer le décompte par nature de charges et, en copropriété, le mode de répartition entre les locataires. Il doit ensuite tenir les pièces justificatives (factures, contrats, relevés) à votre disposition pendant six mois.

Ce modèle de lettre de demande de justificatifs de charges locatives permet d'obtenir ces documents avant de payer un rappel de charges ou pour vérifier que seules des charges récupérables vous sont facturées.

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[Prénom Nom]
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[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]

[Ville], le [Date]

Lettre recommandée avec accusé de réception

Objet : Demande de justificatifs des charges locatives – année [année concernée]

[Madame / Monsieur],

Locataire du logement situé [adresse du logement loué], j'ai reçu le [date de réception du décompte] [votre décompte de régularisation des charges pour l'année année concernée / un appel de rappel de charges de montant euros sans décompte détaillé].

Afin de vérifier ce décompte, et conformément à l'article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, je vous remercie de me transmettre :
- le décompte des charges par nature (eau, chauffage, ascenseur, entretien des parties communes, ordures ménagères…) ;
- le mode de répartition entre les locataires ou les tantièmes appliqués à mon logement ;
- [la note d'information sur les modalités de calcul des charges de chauffage et d'eau chaude collectifs ;]
- les copies des pièces justificatives : factures, contrats d'entretien, relevés de compteurs, avis de taxe d'enlèvement des ordures ménagères.

Vous pouvez m'adresser ces documents par courrier ou par voie électronique à l'adresse [E-mail]. Dans l'attente, je suspends le paiement du seul rappel de charges réclamé, les provisions mensuelles et le loyer continuant d'être réglés normalement.

Je vous prie d'agréer, [Madame / Monsieur], l'expression de mes salutations distinguées.

[Prénom Nom]
Signature

Pièce jointe : copie du décompte ou de l'appel de charges reçu

Ce que le bailleur doit vous communiquer, et quand

  • Un mois avant la régularisation : le décompte par nature de charges et, dans les immeubles collectifs, le mode de répartition entre les locataires.
  • Le cas échéant, une note d'information sur le calcul des charges de chauffage et de production d'eau chaude collectifs.
  • Pendant six mois après l'envoi du décompte : les pièces justificatives, tenues à votre disposition dans des conditions normales.
  • À votre demande, le récapitulatif des charges du logement peut vous être transmis par voie postale ou électronique.

Ces règles s'appliquent aux locations vides soumises à la loi de 1989 et aux meublés dont le bail prévoit des provisions avec régularisation. Si votre bail meublé prévoit un forfait de charges, il n'y a pas de régularisation.

Quelles charges peuvent vous être refacturées ?

Seules les charges figurant dans la liste du décret du 26 août 1987 sont récupérables sur le locataire. Principaux postes :

  • eau froide et chaude, chauffage collectif et entretien des équipements ;
  • ascenseur (électricité, entretien courant, petites réparations) ;
  • entretien et électricité des parties communes, produits d'entretien, espaces verts ;
  • taxe d'enlèvement des ordures ménagères ;
  • une partie de la rémunération du gardien ou de l'employé d'immeuble, selon les tâches qu'il effectue.

Ne sont pas récupérables : honoraires du syndic, frais de gestion, assurance de l'immeuble, grosses réparations, taxe foncière, fonds de travaux.

Que faire des justificatifs reçus ?

  1. Comparez chaque poste avec la liste des charges récupérables.
  2. Vérifiez la quote-part appliquée à votre logement (tantièmes ou surface).
  3. Contrôlez que la période facturée correspond à votre occupation.
  4. En cas d'erreur, contestez par écrit avec le modèle de contestation de la régularisation des charges.

Si le bailleur ne répond pas ou maintient une somme injustifiée, la commission départementale de conciliation est compétente pour les litiges de charges.

Régularisation tardive et rappel de plusieurs années

Le bailleur peut réclamer des charges jusqu'à trois ans en arrière. Lorsque la régularisation n'a pas été faite avant le terme de l'année civile suivant l'année d'exigibilité, vous pouvez exiger un paiement échelonné sur douze mois. Le locataire dispose du même délai de trois ans pour réclamer le remboursement de charges indûment payées.

Questions fréquentes

Puis-je refuser de payer un rappel de charges sans justificatifs ?

Vous pouvez suspendre le paiement du rappel contesté le temps d'obtenir le décompte et les justificatifs, à condition de continuer à payer le loyer et les provisions. Le juge admet que le bailleur qui ne justifie pas les charges ne peut pas en exiger le paiement. Motivez toujours votre demande par écrit.

Le bailleur doit-il m'envoyer des copies des factures ?

La loi l'oblige à tenir les pièces à votre disposition ; il peut donc vous proposer de les consulter chez lui ou à l'agence. De nombreux bailleurs et agences acceptent d'envoyer des copies ou des fichiers numériques, ce qui est plus simple : demandez-le expressément.

Et si le bailleur n'a jamais régularisé les charges ?

Les provisions doivent être justifiées au moins une fois par an. Si le bailleur ne régularise jamais, vous pouvez lui demander le décompte et, faute de justificatifs, réclamer le remboursement des provisions versées depuis moins de trois ans. Faites-vous aider par l'ADIL pour chiffrer la demande.

Textes de référence

  • Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, article 23 (charges récupérables et régularisation)
  • Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, article 7-1 (prescription de trois ans)
  • Décret n° 87-713 du 26 août 1987 (liste des charges récupérables)