Lettre d'accompagnement d'un devis
Le devis détaille les prix ; la lettre qui l'accompagne le vend. En quelques paragraphes, elle rappelle le besoin du client, met en avant deux ou trois points clés de l'offre, précise la durée de validité, l'acompte éventuel et la marche à suivre pour accepter le devis. Elle évite que le document soit comparé aux autres uniquement sur la dernière ligne.
Le modèle principal accompagne un devis important adressé à un client professionnel ou particulier ; la variante est un e-mail court pour un devis simple.
Modèle à personnaliser
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Modèle principal
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[Raison sociale]
[Adresse]
[Code postal Ville]
[Téléphone]
[E-mail]
[Nom du destinataire]
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]
[Ville], le [Date]
E-mail avec devis en PDF, ou courrier
Objet : Notre proposition pour [objet du devis] – devis n° [numéro du devis]
[Madame / Monsieur] [Nom du destinataire],
Suite à notre [rendez-vous / visite / échange téléphonique] du [date], j'ai le plaisir de vous adresser notre devis n° [numéro du devis] pour [objet du devis].
Nous avons bien noté vos priorités : [besoin 1, par exemple limiter l'interruption de votre activité] et [besoin 2, par exemple respecter un budget de montant]. Notre proposition y répond ainsi :
- [point clé 1 : intervention en deux phases, hors horaires d'ouverture] ;
- [point clé 2 : matériel de telle marque, garanti durée] ;
- [point clé 3 : suivi inclus pendant durée].
Le montant total s'élève à [montant HT] euros HT, soit [montant TTC] euros TTC. Ce devis est valable jusqu'au [date de fin de validité]. [Un acompte de pourcentage % est demandé à la commande, le solde étant payable à réception des travaux / à date.] Les travaux pourront débuter [délai ou date] après votre accord.
Pour accepter cette proposition, il vous suffit de nous retourner le devis daté et signé, avec la mention « bon pour accord » [et l'acompte]. Je reste à votre disposition pour ajuster tout point ou répondre à vos questions au [Téléphone].
Je vous prie d'agréer, [Madame / Monsieur], l'expression de mes salutations distinguées.
[Prénom Nom]
[Fonction]
Signature
Pièces jointes : devis n° [numéro du devis], conditions générales de vente
Variante : e-mail court pour un devis simple
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Objet : Votre devis n° [numéro du devis]
Bonjour [Madame / Monsieur] [Nom du destinataire],
Vous trouverez ci-joint notre devis n° [numéro du devis] pour [objet du devis], d'un montant de [montant TTC] euros TTC, valable jusqu'au [date de fin de validité].
Il comprend [ce qui est inclus] ; [ce qui n'est pas inclus] reste en option. Pour le valider, retournez-le signé avec la mention « bon pour accord ». Nous pourrons intervenir dès le [date possible d'intervention].
Bien cordialement,
[Prénom Nom]
[Raison sociale] – [Téléphone]
Ce que doit contenir la lettre d'accompagnement du devis
- La référence du devis et de l'échange qui l'a précédé.
- La reformulation du besoin du client, en ses propres termes.
- Deux ou trois arguments différenciants, pas une liste exhaustive.
- Le prix total HT et TTC, identique à celui du devis.
- La durée de validité, l'acompte, le délai d'intervention.
- Les modalités d'acceptation et un contact direct.
Mentions du devis lui-même
Le devis doit permettre au client de savoir exactement ce qu'il achète : identité et coordonnées de l'entreprise (avec numéro d'immatriculation), date, désignation précise et quantité de chaque prestation ou produit, prix unitaires et total, taux de TVA, durée de validité, délai d'exécution, conditions de paiement. Certaines activités imposent des mentions spécifiques ou un devis obligatoire : travaux de dépannage et d'entretien à domicile au-delà d'un certain montant, déménagement, prestations de services à la personne, entre autres.
Pour les travaux, précisez l'assurance professionnelle (et la garantie décennale lorsqu'elle est obligatoire) avec les coordonnées de l'assureur et la couverture géographique.
Acompte ou arrhes : le préciser
Utilisez le bon terme. Un acompte engage définitivement les deux parties : le client ne peut pas annuler en perdant simplement la somme versée. Des arrhes permettent au contraire à chacune des parties de se dédire, le client en les perdant, le professionnel en les restituant au double. Dans un contrat de vente conclu avec un consommateur, les sommes versées d'avance sont des arrhes, sauf stipulation contraire.
Après l'envoi
Notez dans votre agenda une date de relance, une semaine environ après l'envoi. Si le client ne répond pas, voir la relance d'un devis sans réponse. S'il accepte, confirmez la commande par écrit en reprenant les conditions, voir la confirmation de commande. Pour un travail intellectuel ou une mission de conseil, un contrat ou une lettre de mission peut compléter le devis.
Questions fréquentes
Un devis signé vaut-il contrat ?
Oui. Le devis accepté et signé par le client forme le contrat : le professionnel doit réaliser la prestation au prix indiqué, et le client doit la payer. Toute modification ultérieure doit faire l'objet d'un avenant ou d'un devis complémentaire accepté.
Quelle durée de validité indiquer ?
Un à trois mois est courant. Une durée courte protège contre la hausse de vos coûts mais peut presser le client ; une durée longue rassure mais vous expose. Adaptez-la à la volatilité de vos prix d'achat.
Peut-on facturer l'établissement d'un devis ?
Oui, si le client en est informé avant qu'il soit établi, en particulier lorsqu'il nécessite un déplacement ou une étude. Le montant peut ensuite être déduit de la facture si le devis est accepté : précisez-le.
Textes de référence
- Code de la consommation, article L214-1 (sommes versées d'avance : arrhes, sauf stipulation contraire)
- Code civil, article 1590 (arrhes)