Dispense de préavis à l'initiative de l'employeur
Après une démission ou un licenciement (hors faute grave ou lourde), l'employeur peut décider de dispenser le salarié d'effectuer son préavis. Cette décision a un coût : lorsque la dispense est à l'initiative de l'employeur, il doit verser une indemnité compensatrice de préavis égale aux salaires et avantages que le salarié aurait perçus s'il avait travaillé.
La lettre de dispense de préavis précise la date à laquelle le salarié cesse son activité, la date de fin du contrat, les sommes versées et le matériel à restituer. Le modèle ci-dessous s'applique au secteur privé ; une variante vise la dispense partielle.
Modèle à personnaliser
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Modèle principal
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[Raison sociale]
[Adresse]
[Code postal Ville]
[Madame / Monsieur] [Nom du destinataire]
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]
[Ville], le [Date]
Lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge
Objet : Dispense d'exécution de votre préavis
[Madame / Monsieur],
À la suite de [votre démission notifiée le date / votre licenciement notifié le date], votre préavis d'une durée de [durée du préavis] devait s'achever le [date de fin du préavis].
Nous vous informons que nous avons décidé de vous dispenser de l'exécution de la totalité de ce préavis. Vous n'aurez donc plus à vous présenter à votre poste à compter du [date de début de la dispense].
Cette dispense étant à notre initiative, vous percevrez jusqu'au [date de fin du préavis] une indemnité compensatrice de préavis correspondant à la rémunération et aux avantages que vous auriez perçus si vous aviez travaillé. Votre contrat de travail prendra fin le [date de fin du préavis], date qui figurera sur vos documents de fin de contrat.
Nous vous remercions de restituer au plus tard le [date de restitution] le matériel appartenant à l'entreprise : [liste du matériel : ordinateur, téléphone, badge, clés, carte carburant]. [Le cas échéant : le véhicule de fonction dont vous disposez pour un usage personnel reste à votre disposition jusqu'au date / fera l'objet d'une compensation financière.]
[Le cas échéant : Nous vous informons par ailleurs que nous renonçons à l'application de la clause de non-concurrence prévue à l'article numéro de l'article de votre contrat. / Nous vous rappelons que la clause de non-concurrence prévue à votre contrat s'appliquera à compter de votre départ effectif.]
Votre certificat de travail, votre attestation France Travail et votre reçu pour solde de tout compte vous seront remis [à la date de fin du contrat / par courrier].
Nous vous prions d'agréer, [Madame / Monsieur], l'expression de nos salutations distinguées.
[Prénom Nom]
[Fonction]
Signature
Variante : dispense partielle du préavis
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[Raison sociale]
[Adresse]
[Code postal Ville]
[Madame / Monsieur] [Nom du destinataire]
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]
[Ville], le [Date]
Remise en main propre contre décharge
Objet : Dispense partielle de préavis
[Madame / Monsieur],
Votre préavis a débuté le [date de début du préavis] et doit s'achever le [date de fin du préavis].
Afin de permettre la transmission de vos dossiers à [nom du successeur], nous vous demandons d'effectuer votre préavis jusqu'au [date de dernier jour travaillé] inclus. Nous vous dispensons ensuite de toute activité jusqu'au terme du préavis.
Pour la période de dispense, du [date de début de la dispense] au [date de fin du préavis], vous percevrez une indemnité compensatrice égale à la rémunération que vous auriez perçue. Votre contrat prendra fin le [date de fin du préavis].
Nous vous prions d'agréer, [Madame / Monsieur], l'expression de nos salutations distinguées.
[Prénom Nom]
[Fonction]
Signature
Dispense de préavis par l'employeur : quelle indemnité ?
Lorsque la dispense vient de l'employeur, l'inexécution du préavis ne doit entraîner aucune diminution des salaires et avantages jusqu'à la date où il aurait normalement pris fin. L'indemnité compensatrice comprend donc :
- le salaire de base et les primes habituelles (y compris variables, calculées sur la moyenne) ;
- les avantages en nature à usage personnel (véhicule, logement, téléphone) ou leur contre-valeur s'ils sont retirés ;
- les droits à congés payés acquis pendant la période de préavis non travaillée, réglés avec l'indemnité compensatrice de congés payés.
L'indemnité est soumise aux cotisations sociales comme un salaire. Elle peut être versée à l'échéance habituelle de la paie ou en une fois ; précisez-le au salarié.
Date de fin du contrat et nouvel emploi
Le contrat ne s'arrête pas au jour du départ physique : il prend fin à la date normale d'expiration du préavis. C'est cette date qui figure sur le certificat de travail et l'attestation France Travail, et qui sert au calcul de l'ancienneté.
Le salarié dispensé est libre de commencer un nouvel emploi pendant la période de dispense, sous réserve de la clause de non-concurrence éventuelle et de l'obligation de loyauté. L'employeur ne peut pas lui retirer l'indemnité au motif qu'il travaille ailleurs.
Clause de non-concurrence : attention au moment de la renonciation
Si le contrat comporte une clause de non-concurrence et que vous souhaitez libérer le salarié (et ne pas payer la contrepartie financière), la renonciation doit intervenir au plus tard à la date du départ effectif de l'entreprise, même si le contrat prévoit un délai plus long. Intégrer la renonciation dans la lettre de dispense est donc la solution la plus sûre.
Vérifiez les modalités de renonciation prévues par le contrat ou la convention collective (forme, délai) avant d'envoyer la lettre.
Dispense à la demande du salarié : un régime différent
Si c'est le salarié qui demande à partir plus tôt, l'employeur est libre d'accepter ou de refuser. En cas d'accord, le préavis non effectué n'est pas payé et le contrat prend fin à la date convenue. La réponse doit alors indiquer clairement que la dispense est accordée à la demande du salarié, sans indemnité : voir l'accusé de réception de démission.
Aucun préavis n'est dû en cas de licenciement pour faute grave ou lourde. En cas de licenciement pour inaptitude, le préavis n'est pas exécuté, avec des règles propres : voir la lettre de licenciement pour inaptitude.
Questions fréquentes
Peut-on dispenser un salarié de préavis sans son accord ?
Oui, la dispense décidée par l'employeur n'a pas à être acceptée par le salarié, puisqu'il conserve sa rémunération. Elle doit être notifiée clairement et par écrit, avec la date à partir de laquelle il n'a plus à venir travailler.
Le salarié dispensé continue-t-il de bénéficier de la mutuelle ?
Oui, le contrat de travail se poursuit jusqu'à la fin du préavis, avec les garanties collectives de prévoyance et de santé. La portabilité des garanties démarre ensuite, à compter de la fin du contrat, si le salarié est indemnisé par l'assurance chômage.
Peut-on revenir sur une dispense de préavis ?
Une fois notifiée, la dispense ne peut pas être retirée unilatéralement par l'employeur. Si l'entreprise a finalement besoin du salarié, il faut son accord ; à défaut, la dispense et l'indemnité restent acquises.
Textes de référence
- Code du travail, article L1234-5 (indemnité compensatrice de préavis)
- Code du travail, article L1237-1 (préavis de démission)