Accusé de réception d'une démission
La démission est un acte unilatéral : elle produit ses effets dès que l'employeur la reçoit, sans qu'il ait à l'« accepter ». Accuser réception d'une démission par écrit reste pourtant utile, car la lettre fixe noir sur blanc la date de fin du préavis, l'organisation des congés restants et la remise des documents de fin de contrat.
Ce modèle de réponse de l'employeur à une lettre de démission convient aux entreprises du secteur privé. Une variante permet de répondre à une démission rédigée de façon ambiguë, en demandant au salarié de confirmer sa volonté.
Modèle à personnaliser
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Modèle principal
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[Raison sociale]
[Adresse]
[Code postal Ville]
[Madame / Monsieur] [Nom du destinataire]
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]
[Ville], le [Date]
Remise en main propre contre décharge ou lettre recommandée avec accusé de réception
Objet : Accusé de réception de votre démission
[Madame / Monsieur],
Nous accusons réception de votre lettre du [date de la lettre de démission], reçue le [date de réception], par laquelle vous nous informez de votre décision de démissionner de votre poste de [intitulé du poste].
Conformément à [la convention collective nom de la convention / votre contrat de travail], votre préavis est d'une durée de [durée du préavis]. Il a commencé à courir le [date de début du préavis] et prendra fin le [date de fin du préavis], qui sera votre dernier jour dans l'effectif de l'entreprise.
À ce jour, votre solde de congés payés s'élève à [nombre de jours] jours. [Nous vous proposons de prendre dates des congés, avec votre accord, pendant le préavis / Les jours non pris vous seront réglés sous forme d'indemnité compensatrice avec votre solde de tout compte.]
Nous vous remercions d'organiser d'ici votre départ la transmission de vos dossiers à [nom du collègue ou du responsable] et de restituer le [date de restitution] le matériel mis à votre disposition : [liste du matériel : ordinateur, téléphone, badge, véhicule, cartes].
Votre certificat de travail, votre attestation destinée à France Travail et votre reçu pour solde de tout compte seront tenus à votre disposition le [date de fin du préavis].
Nous vous remercions pour votre collaboration et vous prions d'agréer, [Madame / Monsieur], l'expression de nos salutations distinguées.
[Prénom Nom]
[Fonction]
Signature
Variante : demande de confirmation d'une démission ambiguë
Remplir les champs
[Raison sociale]
[Adresse]
[Code postal Ville]
[Madame / Monsieur] [Nom du destinataire]
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]
[Ville], le [Date]
Lettre recommandée avec accusé de réception
Objet : Votre courrier du [date du courrier] : demande de précision
[Madame / Monsieur],
Nous avons reçu le [date de réception] votre [courrier / e-mail] dans lequel vous indiquez [reprendre la formule exacte du salarié].
Les termes employés ne nous permettent pas de savoir avec certitude si vous entendez démissionner de votre poste. Afin d'éviter tout malentendu, nous vous remercions de nous confirmer par écrit, avant le [date limite de réponse], si vous souhaitez mettre fin à votre contrat de travail.
Dans l'attente de votre réponse, votre contrat se poursuit dans les conditions habituelles. Nous restons à votre disposition pour un entretien si vous le souhaitez.
Nous vous prions d'agréer, [Madame / Monsieur], l'expression de nos salutations distinguées.
[Prénom Nom]
[Fonction]
Signature
Faut-il accepter une démission ?
Non. L'employeur ne peut ni refuser ni « valider » une démission : elle s'impose à lui dès lors qu'elle exprime une volonté claire et non équivoque. L'accusé de réception n'est donc pas une acceptation, mais une lettre d'organisation du départ.
Une démission donnée sous la pression, en plein conflit ou dans un moment d'emportement peut toutefois être remise en cause devant le juge. Si le salarié revient sur sa décision dans les jours qui suivent, l'employeur est libre d'accepter ou non cette rétractation ; en cas de contexte conflictuel, mieux vaut en discuter avec lui avant de répondre.
Calculer la date de fin du préavis
- La durée du préavis figure dans la convention collective, à défaut dans le contrat ou les usages. Elle dépend souvent de la catégorie (employé, agent de maîtrise, cadre) et parfois de l'ancienneté.
- Le préavis démarre à la date de première présentation de la lettre recommandée, ou à la date de remise en main propre.
- Un préavis exprimé en mois se calcule en mois calendaires, de date à date, et non en jours ouvrés : indiquez la date exacte dans la lettre pour éviter toute discussion.
- Un arrêt maladie pendant le préavis ne le prolonge pas, sauf disposition conventionnelle contraire.
En cas de doute sur la durée applicable, reportez-vous à l'article de la convention collective consacré au préavis de démission plutôt qu'à celui du licenciement, les durées pouvant différer.
Congés payés, dispense et documents de fin de contrat
Les congés payés ne peuvent pas être imposés pendant le préavis si leurs dates n'avaient pas été fixées avant la démission : il faut l'accord du salarié. À défaut, les jours restants sont payés sous forme d'indemnité compensatrice.
Si le salarié demande à partir plus tôt, vous pouvez accepter : le préavis non effectué n'est alors pas payé. Si c'est vous qui le dispensez, l'indemnité compensatrice de préavis est due ; utilisez dans ce cas la lettre de dispense de préavis.
Au dernier jour, remettez le certificat de travail, l'attestation France Travail et le reçu pour solde de tout compte.
Démission ou abandon de poste ?
Un salarié qui cesse de venir sans écrire n'a pas démissionné. Depuis 2023, l'employeur peut le mettre en demeure de justifier son absence et de reprendre son poste ; à défaut de reprise dans le délai fixé, le salarié est présumé démissionnaire. Voir la mise en demeure pour abandon de poste.
Questions fréquentes
Une démission par e-mail ou par SMS est-elle valable ?
Elle peut l'être si la volonté de partir est claire, mais sa date et son auteur sont plus faciles à contester. Répondez par écrit en reprenant la date de réception et invitez le salarié à confirmer par lettre signée si le message est bref ou équivoque.
Doit-on organiser un entretien de départ ?
Aucune obligation légale. Un entretien de sortie reste utile pour organiser la passation, récupérer le matériel et comprendre les raisons du départ. Il ne doit pas servir à obtenir une renonciation du salarié à ses droits, comme le paiement de ses congés.
Le salarié démissionnaire a-t-il droit au chômage ?
En principe non, sauf démission considérée comme légitime par l'assurance chômage ou démission pour projet de reconversion validé. Dans tous les cas, l'employeur doit transmettre l'attestation France Travail en cochant le motif « démission », sans juger de l'éligibilité.
Textes de référence
- Code du travail, article L1237-1 (préavis de démission)
- Code du travail, article L1237-1-1 (présomption de démission en cas d'abandon de poste)
- Code du travail, articles L1234-19 et L1234-20 (certificat de travail, reçu pour solde de tout compte)