Lettre de demande de remboursement de frais professionnels
Les frais professionnels sont les dépenses que vous engagez pour les besoins de votre activité et dans l'intérêt de l'employeur : déplacements, repas lors d'une mission, hébergement, matériel ou fournitures. Selon une jurisprudence constante, ils doivent vous être remboursés sans pouvoir être imputés sur votre rémunération, sauf s'il a été prévu contractuellement que vous les conservez à votre charge moyennant une somme fixée à l'avance et que votre rémunération reste au moins égale au SMIC.
Le modèle ci-dessous réclame le remboursement de frais avancés, justificatifs à l'appui. Il concerne les salariés du secteur privé.
Modèle à personnaliser
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[Prénom Nom]
[Adresse]
[Code postal Ville]
[Téléphone]
[E-mail]
[Nom de l'entreprise]
Service comptabilité / ressources humaines
[Adresse de l'entreprise]
[Code postal Ville de l'entreprise]
[Ville], le [Date]
Remise en main propre contre décharge ou e-mail ; lettre recommandée avec accusé de réception en cas de relance
Objet : Demande de remboursement de frais professionnels – [période]
Madame, Monsieur,
Dans le cadre de mes fonctions de [intitulé du poste], j'ai engagé entre le [date de début] et le [date de fin] les frais professionnels suivants, à la demande de [nom du responsable] et pour les besoins de l'entreprise :
– [nature des frais : déplacement chez le client nom à ville le date, kilométrage : nombre km] : [montant en euros] euros ;
– [repas lors de la mission du date] : [montant en euros] euros ;
– [hébergement du date au date] : [montant en euros] euros ;
– [achat de matériel : nature] : [montant en euros] euros.
Le montant total s'élève à [montant en euros] euros. Vous trouverez ci-joint ma note de frais et l'ensemble des justificatifs correspondants [ou : ces frais ont été saisis dans l'outil de notes de frais le date].
Je vous remercie de bien vouloir procéder à leur remboursement [sur ma prochaine paie / par virement] conformément [à la politique de frais de l'entreprise / à mon contrat de travail]. [En cas de relance : Ma demande du date étant restée sans suite, je vous remercie de procéder à ce remboursement dans un délai de quinze jours.]
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
[Prénom Nom]
Signature
Pièces jointes : note de frais, factures, tickets, justificatifs de trajet
Quels frais l'employeur doit-il rembourser ?
- Déplacements professionnels : train, avion, taxi, péage, parking, carburant ou indemnités kilométriques pour l'usage du véhicule personnel.
- Repas pris en déplacement, lorsque vous ne pouvez pas regagner votre domicile ou votre lieu de travail habituel.
- Hébergement lors d'une mission.
- Matériel et fournitures achetés pour le travail à la demande ou avec l'accord de l'employeur.
- Certains frais liés au télétravail, selon l'accord ou la charte applicable.
Les trajets domicile-travail habituels ne sont pas des frais professionnels : ils relèvent de règles spécifiques, voyez la prise en charge des frais de transport.
Remboursement réel ou allocation forfaitaire
L'employeur peut rembourser les frais réels, sur justificatifs, ou verser des allocations forfaitaires (indemnités de repas, de grand déplacement, indemnités kilométriques selon un barème). Les URSSAF fixent des limites d'exonération de cotisations, mais ces limites ne plafonnent pas votre droit au remboursement : si vos frais réels sont supérieurs et justifiés, ils doivent en principe être remboursés selon la politique de l'entreprise ou votre contrat.
Consultez la politique de frais ou le règlement interne : délais de transmission, plafonds par nuit ou par repas, procédure d'accord préalable, outils de saisie.
Comment présenter sa demande
- Conservez tous les justificatifs originaux (factures au nom de l'entreprise si possible).
- Établissez une note de frais détaillée : date, objet de la mission, nature, montant.
- Respectez les délais de transmission prévus par l'entreprise.
- En cas de retard de remboursement, relancez par écrit avec le décompte.
Si le remboursement tarde ou est refusé sans motif, une mise en demeure peut précéder la saisine du conseil de prud'hommes.
Erreurs à éviter
- Engager des dépenses importantes sans accord préalable, alors que la politique de frais l'exige.
- Mélanger dépenses personnelles et professionnelles sur une même facture.
- Laisser s'accumuler plusieurs mois de frais avant de les déclarer.
- Accepter une retenue sur salaire au titre de frais professionnels : elle n'est pas conforme.
Questions fréquentes
Dans quel délai l'employeur doit-il rembourser ?
La loi ne fixe pas de délai précis. La politique de frais de l'entreprise prévoit souvent un remboursement avec la paie du mois suivant. Un retard important et injustifié peut être contesté : relancez par écrit, puis mettez en demeure l'employeur si nécessaire.
Le télétravail donne-t-il droit au remboursement de frais ?
Les frais engagés pour le télétravail peuvent être pris en charge par l'employeur, souvent sous forme d'une allocation forfaitaire prévue par l'accord ou la charte de télétravail. Si aucun texte n'existe, faites une demande écrite en précisant les frais concernés (équipement, connexion) et leur lien avec votre activité.
Les remboursements de frais sont-ils imposables ?
Les remboursements de frais professionnels réels ou les allocations forfaitaires utilisées conformément à leur objet ne sont en principe pas imposables. Si vous optez pour la déduction des frais réels dans votre déclaration de revenus, les remboursements perçus doivent alors être réintégrés dans votre revenu imposable.