Demande de congés payés
Une demande de congés payés écrite est la meilleure garantie de partir sereinement : c'est l'employeur qui fixe les dates de départ, et un salarié qui s'absente sans accord peut être sanctionné pour absence injustifiée. Le courrier ou l'e-mail conserve la trace de votre demande et, surtout, de la réponse.
Chaque salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congés par mois de travail effectif, soit 30 jours ouvrables (5 semaines) par an. Le modèle ci-dessous convient à une demande de congé principal d'été comme à quelques jours isolés, dans le secteur privé.
Modèle à personnaliser
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Modèle principal
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[Prénom Nom]
[intitulé du poste]
[Service]
[Nom de l'entreprise]
À l'attention de [Nom du responsable]
[Ville], le [Date]
Remise en main propre contre décharge ou e-mail avec demande de confirmation
Objet : Demande de congés payés du [date de début] au [date de fin]
Madame, Monsieur,
Je souhaite poser [nombre de jours] jours de congés payés, du [date de début] au [date de fin] inclus, pour une reprise le [date de reprise].
D'après mon dernier bulletin de paie, je dispose de [nombre de jours acquis] jours de congés acquis, ce qui couvre cette période. [Cette demande tient compte de la période de prise des congés et de l'ordre des départs communiqués dans le service.]
Avant mon départ, je veillerai à informer mes collègues de l'avancement de mes dossiers et à organiser, avec [nom du collègue], le suivi des affaires urgentes.
Je vous remercie de bien vouloir me confirmer votre accord par écrit, afin que je puisse organiser mes congés en conséquence.
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
[Prénom Nom]
Signature
Variante : demande par e-mail pour quelques jours
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Objet : Demande de congés payés – [date de début] au [date de fin]
Bonjour [Prénom du responsable],
Je souhaiterais poser [nombre de jours] jours de congés payés du [date de début] au [date de fin], pour un retour le [date de reprise]. Mes dossiers en cours seront à jour et [nom du collègue] pourra prendre le relais si nécessaire.
Pourrais-tu me confirmer ton accord par retour de mail ?
Merci et bonne journée,
[Prénom Nom]
Qui fixe les dates de congés payés ?
Les dates sont fixées par l'employeur, dans le cadre défini par un accord d'entreprise ou, à défaut, par la convention collective. En l'absence d'accord, l'employeur fixe la période de prise des congés et l'ordre des départs après avis du CSE, en tenant compte de la situation de famille, de l'ancienneté et d'une éventuelle autre activité chez un autre employeur.
La période de prise des congés comprend obligatoirement la période du 1er mai au 31 octobre. L'ordre des départs est communiqué à chaque salarié au moins un mois avant son départ.
- Le congé principal doit comporter au moins 12 jours ouvrables continus pris entre le 1er mai et le 31 octobre, sauf dérogation.
- Au maximum 24 jours ouvrables peuvent être pris en une seule fois (sauf contraintes géographiques particulières ou enfant handicapé à charge).
- Les conjoints et partenaires de PACS travaillant dans la même entreprise ont droit à un congé simultané.
Comment remplir la demande de congés payés ?
- Indiquez des dates précises et le jour de reprise, pour éviter toute ambiguïté sur les jours décomptés.
- Vérifiez votre solde sur le bulletin de paie : il distingue en général les congés de l'année en cours (N) et ceux de l'année précédente (N-1).
- Respectez la procédure interne (logiciel RH, formulaire) si elle existe : le courrier ou l'e-mail vient alors en complément, pour garder une trace.
- Demandez une réponse écrite. Un accord oral est valable, mais difficile à prouver en cas de désaccord.
Les jours ouvrables sont tous les jours de la semaine sauf le jour de repos hebdomadaire (en général le dimanche) et les jours fériés chômés. Beaucoup d'entreprises décomptent en jours ouvrés (du lundi au vendredi) : 25 jours ouvrés équivalent à 30 jours ouvrables.
L'employeur peut-il refuser ou modifier vos congés ?
Oui, l'employeur peut refuser les dates demandées pour des raisons d'organisation, dès lors qu'il vous permet de prendre vos congés sur la période légale. En revanche, une fois l'ordre et les dates de départ fixés, il ne peut les modifier moins d'un mois avant la date prévue, sauf circonstances exceptionnelles. Si vous êtes dans ce cas, utilisez le modèle de contestation de modification des dates de congés.
Partir sans autorisation reste risqué : l'absence peut donner lieu à une sanction, voire à un licenciement, même si vous disposez de jours acquis.
Congés payés et arrêt maladie : ce qui a changé
Depuis la loi du 22 avril 2024, les périodes d'arrêt pour maladie non professionnelle permettent d'acquérir des congés payés, à raison de 2 jours ouvrables par mois dans la limite de 24 jours par an. Les arrêts pour accident du travail ou maladie professionnelle ouvrent droit à 2,5 jours par mois, sans limite de durée.
Si vous tombez malade avant ou pendant vos congés, les jours non pris peuvent faire l'objet d'un report : voir la demande de report de congés payés.
Questions fréquentes
Quel délai pour poser ses congés payés ?
La loi ne fixe pas de délai minimal pour la demande du salarié. Ce délai résulte souvent d'un accord d'entreprise, de la convention collective ou d'une note de service (par exemple, dépôt des souhaits d'été avant le 1er mars). Plus la demande est anticipée, plus elle a de chances d'être acceptée.
Le silence de l'employeur vaut-il accord ?
Aucune règle générale du Code du travail ne prévoit que le silence vaut acceptation pour une demande de congés payés, sauf si un accord collectif le stipule. Relancez par écrit avant de partir : sans confirmation, une absence pourrait être considérée comme injustifiée.
Peut-on prendre des congés pendant la période d'essai ?
Oui, si l'employeur l'accepte. Les congés acquis pendant la période d'essai peuvent être pris dès l'embauche. En revanche, une absence pendant l'essai prolonge en principe celui-ci d'autant, pour que l'employeur puisse réellement évaluer votre travail.
Que deviennent les congés non pris quand on quitte l'entreprise ?
Ils sont payés sous la forme d'une indemnité compensatrice de congés payés, versée avec le solde de tout compte, quel que soit le motif de départ (démission, licenciement, rupture conventionnelle, fin de CDD).
Textes de référence
- Code du travail, article L3141-3 (acquisition de 2,5 jours ouvrables par mois)
- Code du travail, articles L3141-13 à L3141-16 (période de prise et ordre des départs)
- Loi n° 2024-364 du 22 avril 2024 (acquisition de congés pendant les arrêts maladie)