Demande de report de soutenance
Un stage qui se termine plus tard que prévu, des données de recherche qui manquent, une maladie, un deuil : si vous ne pourrez pas soutenir votre mémoire ou votre rapport de stage à la date fixée, demandez un report de soutenance le plus tôt possible. La décision appartient au directeur de mémoire et au responsable de la formation, dans le cadre du calendrier des jurys fixé par l'établissement.
Le modèle de lettre ci-dessous s'adresse au directeur de mémoire, avec copie au responsable pédagogique. Il propose une nouvelle date réaliste et anticipe les effets du report sur la délivrance du diplôme.
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[Prénom Nom]
Numéro étudiant : [numéro étudiant]
[Adresse]
[Code postal Ville]
[Téléphone]
[E-mail]
[Nom du destinataire]
Directeur / Directrice de mémoire
Copie : responsable de [intitulé de la formation]
[Nom de l'université ou de l'école]
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]
[Ville], le [Date]
E-mail avec copie au secrétariat pédagogique
Objet : Demande de report de ma soutenance de [mémoire / rapport de stage]
Madame, Monsieur,
Inscrit(e) en [année et intitulé de la formation], je dois soutenir mon [mémoire / rapport de stage] intitulé « [titre du mémoire] » le [date prévue de la soutenance].
Je me vois contraint(e) de solliciter un report de cette soutenance en raison de [motif précis : la prolongation de mon stage jusqu'au date, convenue avec l'entreprise et l'établissement / un arrêt maladie du date au date / le décès d'un proche le date / l'impossibilité d'accéder aux données nécessaires à ma recherche jusqu'au date]. [Justificatif joint.]
À ce jour, [état d'avancement : la partie état de l'art et la méthodologie sont rédigées, l'analyse des résultats reste à finaliser]. Je vous propose de soutenir [lors de la session de date de la session suivante / à une date à convenir avant le date], ce qui me laisserait le temps de remettre une version complète le [date de remise].
Je vous serais reconnaissant(e) de m'indiquer si ce report est envisageable, ainsi que ses conséquences sur la délibération du jury et la délivrance de mon diplôme, notamment au regard de [mon inscription en année supérieure / un recrutement prévu au date].
Je vous remercie de votre compréhension et vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations respectueuses.
[Prénom Nom]
Pièces jointes : [certificat médical / attestation de l'entreprise / avenant à la convention de stage]
Qui décide d'un report de soutenance ?
Le report dépend de l'accord du directeur de mémoire (ou du tuteur académique pour un stage) et du responsable de la formation, qui connaît le calendrier des jurys. Le règlement des études ou les modalités de contrôle des connaissances de votre diplôme indiquent souvent les sessions possibles : une session principale au printemps ou en été, une session de rattrapage ou de septembre, parfois une session en fin d'année civile.
Sans accord écrit, une absence à la soutenance est en général traitée comme une défaillance, avec les conséquences prévues pour l'épreuve (note de zéro ou résultat « défaillant »).
Motifs acceptés et justificatifs
- Stage prolongé : avenant à la convention de stage signé par les trois parties ; la soutenance ne peut en principe avoir lieu qu'après la fin du stage.
- Maladie ou hospitalisation : certificat médical indiquant la durée d'incapacité.
- Événement familial grave : acte de décès ou attestation.
- Difficulté de recherche : explication précise de l'obstacle (données, terrain, autorisation) et du calendrier de sortie.
- Activité professionnelle : pour un étudiant salarié, attestation de l'employeur, surtout si vous relevez d'un régime spécial d'études.
Effets du report sur le diplôme
Reporter la soutenance décale la délibération finale : l'attestation de réussite ne sera délivrée qu'après la nouvelle session. Si vous êtes admis sous réserve dans une formation suivante ou attendu par un employeur, prévenez-les et demandez une attestation indiquant que la soutenance est programmée.
Une soutenance reportée au-delà de l'année universitaire peut nécessiter une réinscription, avec paiement de nouveaux droits : c'est un point à vérifier avant de choisir la date. Une prolongation de stage au-delà de l'année d'inscription est, elle aussi, encadrée : voir la demande de prolongation de stage.
Comment formuler la demande pour qu'elle soit acceptée ?
- Écrivez dès que l'obstacle apparaît, et pas la veille de la date limite de dépôt.
- Montrez l'avancement réel du travail : un plan détaillé et les parties déjà rédigées rassurent le directeur.
- Proposez une date précise ou une session, et une date de remise du document.
- Mettez le secrétariat en copie pour que le jury soit informé.
Questions fréquentes
Peut-on reporter une soutenance de thèse de la même façon ?
La thèse relève de règles spécifiques : la date de soutenance est autorisée par le chef d'établissement après avis des rapporteurs, et la durée du doctorat est encadrée. Un report passe par le directeur de thèse et l'école doctorale, et peut nécessiter une prolongation d'inscription. Adressez-vous directement à votre école doctorale.
Le report de soutenance compte-t-il comme un redoublement ?
Pas nécessairement. Si la soutenance a lieu lors d'une session de la même année universitaire, vous restez dans votre année d'inscription. Si elle est repoussée à l'année suivante, vous devrez vous réinscrire et l'année sera prise en compte comme une année supplémentaire, notamment pour la bourse.
Que faire si le directeur de mémoire refuse le report ?
Demandez les motifs et adressez-vous au responsable de la formation ou au président du jury. Si votre motif est grave et justifié (maladie, deuil), le refus doit pouvoir être expliqué. En dernier recours, un refus écrit peut faire l'objet d'un recours gracieux auprès du président de l'université.