Demande d'examen de remplacement
Vous avez manqué une épreuve à cause d'une hospitalisation, d'un accident, d'une maladie soudaine ou du décès d'un proche : selon le règlement de votre formation, vous pouvez demander à passer une épreuve de remplacement (parfois appelée session de substitution ou examen différé). Elle n'est pas de droit : beaucoup d'établissements renvoient simplement l'étudiant à la session de rattrapage, d'autres organisent une épreuve spécifique pour les absences justifiées.
Ce modèle de demande d'examen de remplacement s'adresse au responsable de la formation ou au président du jury. Envoyez-le dès que possible, avec le justificatif, dans le délai fixé par votre règlement des études.
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[Prénom Nom]
Numéro étudiant : [numéro étudiant]
[Adresse]
[Code postal Ville]
[Téléphone]
[E-mail]
[Nom du destinataire]
Responsable de [intitulé de la formation] / Président(e) du jury
[Nom de l'université ou de l'école]
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]
[Ville], le [Date]
E-mail au secrétariat pédagogique avec le justificatif, ou dépôt contre récépissé
Objet : Demande d'épreuve de remplacement – [intitulé de l'épreuve] du [date de l'épreuve]
Madame, Monsieur,
Inscrit(e) en [année et intitulé de la formation], j'étais convoqué(e) le [date de l'épreuve] à l'épreuve de [intitulé de l'épreuve et code de l'UE]. Je n'ai pas pu m'y présenter en raison de [motif précis : une hospitalisation du date au date / un accident survenu le date / le décès de lien de parenté le date / une maladie ayant donné lieu à un arrêt du date au date].
Je vous transmets ci-joint [le bulletin d'hospitalisation / le certificat médical / l'acte de décès], qui justifie cette absence. [J'ai informé le secrétariat par e-mail le date, le jour même de l'épreuve.]
Conformément à [l'article du règlement des études / aux modalités de contrôle des connaissances] de la formation, je sollicite l'organisation d'une épreuve de remplacement ou, à défaut, la possibilité de composer lors d'une autre session de la même année, sans que cette absence ne soit comptée comme une défaillance.
Je reste disponible à toute date qui me serait proposée et vous remercie par avance de l'attention que vous porterez à ma demande.
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations respectueuses.
[Prénom Nom]
Pièces jointes : [justificatif de l'empêchement], copie de la convocation
Épreuve de remplacement : est-ce un droit ?
Aucun texte national n'impose à toutes les formations d'organiser une épreuve de remplacement. C'est le règlement des études et les modalités de contrôle des connaissances de votre diplôme qui déterminent ce qui se passe en cas d'absence justifiée : épreuve de substitution, report à la session de rattrapage, note neutralisée dans le contrôle continu, ou simple mention « absence justifiée » sans épreuve de remplacement.
Lisez ce règlement avant d'écrire et citez la disposition applicable : votre demande sera traitée plus vite.
Quels motifs et justificatifs sont acceptés ?
- Hospitalisation, accident, maladie aiguë : certificat médical daté du jour de l'épreuve ou bulletin d'hospitalisation.
- Décès d'un proche : acte de décès et justificatif du lien de parenté.
- Convocation obligatoire (tribunal, examen du permis, journée défense et citoyenneté) : copie de la convocation, si le règlement l'accepte.
- Situation de handicap aggravée : avis du service de santé étudiante.
- Grève des transports, intempérie : examiné au cas par cas, souvent moins facilement admis.
Envoyez le justificatif dans le délai prévu (souvent quelques jours après l'épreuve). Un justificatif tardif peut conduire à considérer l'absence comme injustifiée. Voir aussi la justification d'une absence à un examen.
Absence justifiée, défaillance et session de rattrapage
La distinction est importante : une absence injustifiée à une épreuve peut entraîner la mention « défaillant » et empêcher le calcul de la moyenne du semestre, donc toute compensation. Une absence justifiée reçoit un traitement plus favorable, selon le règlement. Si aucune épreuve de remplacement n'est organisée, la session de rattrapage devient la solution : vérifiez que l'absence en première session ne vous prive pas du droit d'y participer, et que la note de rattrapage remplacera bien celle de l'épreuve manquée.
Contrôle continu et examens terminaux : des règles différentes
En contrôle continu, une absence justifiée à un devoir est souvent neutralisée (la moyenne est calculée sur les autres notes) ou donne lieu à un devoir de remplacement organisé par l'enseignant. Pour un examen terminal, la décision relève plutôt du responsable de la formation ou du jury. Les étudiants bénéficiant d'un régime spécial d'études (salariés, sportifs de haut niveau, parents) ou d'un aménagement pour handicap peuvent avoir des règles particulières : voir le régime spécial d'études.
Questions fréquentes
Un certificat médical établi le lendemain est-il accepté ?
Il peut l'être s'il atteste que vous étiez dans l'incapacité de composer le jour de l'épreuve. L'idéal est de consulter le jour même ou d'appeler un service de téléconsultation ou de garde. Un certificat trop tardif ou imprécis est souvent refusé : demandez au médecin de mentionner la date d'incapacité.
L'épreuve de remplacement a-t-elle le même format ?
Pas toujours. Pour des raisons d'organisation, l'établissement peut proposer un oral à la place d'un écrit, ou un sujet différent. Le contenu évalué doit correspondre à l'enseignement concerné. Demandez le format et la date dès l'acceptation pour vous préparer.
Que faire en cas de refus ?
Demandez le motif du refus par écrit et vérifiez qu'il est conforme au règlement. Vous pouvez solliciter le directeur de la composante, puis former un recours gracieux auprès du président de l'université dans les deux mois. En pratique, préparez aussi la session de rattrapage pour ne pas perdre l'année.