Lettre de renouvellement de la période d'essai
L'employeur ne peut renouveler la période d'essai d'un CDI qu'à trois conditions : un accord de branche étendu le permet, le contrat de travail ou la lettre d'engagement le prévoit expressément, et le salarié donne son accord exprès avant la fin de la période initiale. Renouvellement compris, la durée totale ne peut dépasser 4 mois pour les ouvriers et employés, 6 mois pour les agents de maîtrise et techniciens, 8 mois pour les cadres.
Le modèle ci-dessous propose le renouvellement au salarié et recueille son accord par une mention manuscrite. La variante est un compte rendu d'entretien expliquant les raisons du renouvellement, remis en même temps.
Modèle à personnaliser
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Modèle principal
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[Raison sociale]
[Adresse]
[Code postal Ville]
[Prénom Nom du salarié]
[Service]
[Ville], le [Date]
Remise en main propre contre signature, en deux exemplaires
Objet : Proposition de renouvellement de votre période d'essai
[Madame / Monsieur] [Nom du salarié],
Vous avez été engagé(e) le [date d'embauche] en qualité de [intitulé du poste] par contrat à durée indéterminée prévoyant une période d'essai de [durée initiale], renouvelable une fois pour une durée de [durée du renouvellement], conformément à l'article [numéro de l'article] de votre contrat et à [nom et article de l'accord de branche étendu].
Votre période d'essai initiale prend fin le [date de fin de la période initiale]. Comme évoqué lors de notre entretien du [date de l'entretien], nous souhaitons disposer d'un temps supplémentaire pour évaluer [compétences ou missions à évaluer : la prise en charge complète du portefeuille clients, la maîtrise de tel outil].
Nous vous proposons donc de renouveler votre période d'essai pour une durée de [durée du renouvellement], soit jusqu'au [date de fin du renouvellement] inclus.
Ce renouvellement n'est possible qu'avec votre accord exprès. Si vous l'acceptez, nous vous remercions de nous retourner un exemplaire de ce courrier, daté et signé, précédé de la mention manuscrite « Bon pour accord du renouvellement de ma période d'essai jusqu'au [date de fin du renouvellement] », avant le [date de fin de la période initiale].
Nous vous prions d'agréer, [Madame / Monsieur], l'expression de nos salutations distinguées.
[Prénom Nom]
[Fonction]
Signature
Mention manuscrite, date et signature du salarié :
Variante : compte rendu de l'entretien de mi-parcours
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[Raison sociale]
[Adresse]
[Code postal Ville]
[Prénom Nom du salarié]
[Service]
[Ville], le [Date]
Remise en main propre
Objet : Point d'étape sur votre période d'essai
[Madame / Monsieur] [Nom du salarié],
Lors de notre entretien du [date de l'entretien], nous avons fait le point sur vos premières semaines. Points positifs : [points positifs concrets]. Points restant à évaluer : [missions non encore confiées ou compétences à confirmer], pour la raison suivante : [explication, par exemple période de faible activité, formation reportée].
C'est pourquoi nous vous proposons, par courrier séparé, un renouvellement de votre période d'essai, que vous êtes libre d'accepter ou de refuser. Les objectifs pour cette période sont : [objectifs mesurables].
Nous vous prions d'agréer, [Madame / Monsieur], l'expression de nos salutations distinguées.
[Prénom Nom]
[Fonction]
Durées maximales de la période d'essai renouvelée
- Ouvriers et employés : 2 mois, renouvellement compris 4 mois au maximum.
- Agents de maîtrise et techniciens : 3 mois, renouvellement compris 6 mois.
- Cadres : 4 mois, renouvellement compris 8 mois.
L'accord de branche étendu fixe les conditions et durées du renouvellement dans ces limites. Des durées plus courtes prévues par un accord ou le contrat s'imposent. Les durées de la période d'essai sont en principe calculées en jours calendaires.
Obtenir un accord exprès et non équivoque
La jurisprudence exige une manifestation claire de volonté du salarié : une simple signature au bas d'une lettre, sans autre mention, peut être jugée insuffisante. La mention manuscrite datée prévue dans le modèle est la solution la plus sûre. L'accord doit être recueilli pendant la période initiale : un renouvellement proposé après son terme est nul, et le contrat est alors définitif.
Le salarié peut refuser sans avoir à se justifier, et ce refus n'est pas une faute. L'employeur reste libre, s'il ne peut pas se prononcer, de rompre la période d'essai initiale en respectant le délai de prévenance, mais il ne peut pas le faire pour sanctionner le refus, voir la rupture de la période d'essai par l'employeur.
Justifier le renouvellement
Le renouvellement doit servir à évaluer les compétences du salarié, non à prolonger artificiellement la précarité. Expliquez ce qui reste à évaluer et fixez des objectifs clairs : c'est ce que fait la variante. Un renouvellement systématique pour tous les salariés, sans lien avec leur évaluation, pourrait être jugé abusif.
Cas particuliers
- CDD : la période d'essai d'un CDD ne se renouvelle que si le contrat le prévoit, dans les limites propres au CDD ; voir aussi le renouvellement du CDD.
- Stage préalable : la durée d'un stage de fin d'études suivi d'une embauche dans les trois mois est déduite de la période d'essai, dans les conditions prévues par le Code du travail.
- Absence du salarié pendant l'essai (maladie, congés) : la période d'essai est prolongée d'autant, sans qu'il s'agisse d'un renouvellement.
Questions fréquentes
Peut-on renouveler la période d'essai par e-mail ?
L'accord du salarié doit être exprès et prouvable. Un échange d'e-mails où le salarié écrit clairement qu'il accepte le renouvellement jusqu'à une date précise peut suffire, mais le document signé avec mention manuscrite reste bien plus sûr en cas de litige.
Le renouvellement doit-il être motivé ?
La loi n'impose pas de motivation écrite. Expliquer les raisons est toutefois recommandé : un salarié qui comprend ce qui reste à évaluer accepte plus facilement, et l'employeur pourra démontrer que le renouvellement avait un objet réel.
Que se passe-t-il si le salarié refuse ?
La période d'essai initiale se termine à la date prévue. Si l'employeur ne la rompt pas avant ce terme, en respectant le délai de prévenance, le contrat devient définitif et ne peut plus être rompu qu'en suivant les règles du licenciement ou de la rupture conventionnelle.
Textes de référence
- Code du travail, articles L1221-19 à L1221-21 (durées et renouvellement de la période d'essai)
- Code du travail, article L1221-23 (stipulation expresse dans le contrat)
- Code du travail, article L1221-25 (délai de prévenance)