Réclamation des pénalités de retard et de l'indemnité de 40 €
Entre professionnels, tout retard de paiement d'une facture fait courir de plein droit des pénalités de retard et donne lieu à une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € par facture. Ces sommes sont dues dès le lendemain de la date d'échéance, sans qu'un rappel soit nécessaire, même si beaucoup d'entreprises renoncent à les réclamer pour ménager la relation commerciale.
Le modèle ci-dessous réclame ces sommes après un paiement tardif du principal ; la variante les ajoute à une relance lorsque la facture n'est toujours pas payée. Ces règles ne s'appliquent pas aux clients particuliers.
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Objet : Pénalités de retard et indemnité forfaitaire – facture n° [numéro de facture]
Madame, Monsieur,
Notre facture n° [numéro de facture] du [date de la facture], d'un montant de [montant TTC] euros TTC, était payable au plus tard le [date d'échéance]. Nous avons reçu votre règlement le [date du paiement], soit avec [nombre] jours de retard.
Conformément à l'article L441-10 du Code de commerce et à nos conditions générales de vente, rappelées sur la facture, ce retard entraîne l'application :
- de pénalités de retard au taux de [taux annuel] %, soit [montant TTC] × [taux annuel] % × [nombre] / 365 = [montant des pénalités] euros ;
- de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros.
Nous vous remercions de bien vouloir nous régler la somme totale de [montant total] euros par virement sur le compte habituel, dans un délai de [nombre] jours. Une facture correspondante est jointe à ce courrier.
Nous tenons à la qualité de notre relation et restons disponibles pour convenir avec vous de modalités de paiement permettant d'éviter ces retards à l'avenir.
Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.
[Prénom Nom]
[Fonction]
Signature
Pièces jointes : copie de la facture initiale, note de débit des pénalités et de l'indemnité
Variante : relance d'une facture impayée avec rappel des pénalités
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Service comptabilité fournisseurs
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Objet : Facture n° [numéro de facture] échue le [date d'échéance]
Madame, Monsieur,
Sauf erreur de notre part, notre facture n° [numéro de facture] de [montant TTC] euros TTC, échue le [date d'échéance], reste impayée à ce jour.
Nous vous rappelons que tout retard de paiement entraîne de plein droit des pénalités au taux de [taux annuel] % par an et une indemnité forfaitaire de 40 euros. À ce jour, les pénalités s'élèvent à [montant des pénalités] euros et continuent de courir jusqu'au complet paiement.
Nous vous remercions de procéder au règlement sous huit jours.
Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.
[Prénom Nom]
[Fonction]
Signature
Comment calculer les pénalités de retard ?
Le taux est celui prévu par vos conditions générales de vente ; il ne peut pas être inférieur à trois fois le taux d'intérêt légal. À défaut de taux prévu, c'est le taux de refinancement de la Banque centrale européenne majoré de 10 points qui s'applique. Les pénalités se calculent sur le montant TTC de la facture, au prorata des jours de retard :
- Pénalités = montant TTC × taux annuel × nombre de jours de retard / 365.
- Exemple : facture de 5 000 € TTC, taux de 12 %, 45 jours de retard : 5 000 × 12 % × 45 / 365 = 73,97 €.
- Les pénalités courent du lendemain de la date d'échéance jusqu'au jour du paiement effectif.
Les pénalités de retard et l'indemnité de 40 € ne sont pas soumises à la TVA : ne les facturez pas avec TVA.
L'indemnité forfaitaire de 40 €
L'indemnité de 40 € par facture payée en retard est due de plein droit, en plus des pénalités. Si vos frais de recouvrement réels sont supérieurs (intervention d'une société de recouvrement, par exemple), vous pouvez demander une indemnisation complémentaire, sur justification. L'indemnité n'est pas due si le débiteur fait l'objet d'une procédure collective (sauvegarde, redressement ou liquidation judiciaire).
Mentions obligatoires sur les factures et délais de paiement
- Date d'échéance du paiement.
- Taux des pénalités de retard exigibles.
- Montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement (40 €).
- Conditions d'escompte en cas de paiement anticipé, ou mention de son absence.
L'omission de ces mentions expose à une amende administrative, mais ne prive pas le créancier de son droit aux pénalités, selon la jurisprudence. Rappel des délais : à défaut d'accord, 30 jours après la réception des marchandises ou l'exécution de la prestation ; si un délai est convenu, il ne peut dépasser 60 jours à compter de la date d'émission de la facture (ou 45 jours fin de mois, si ce mode de calcul est prévu au contrat).
Réclamer ou renoncer : stratégie commerciale
Beaucoup d'entreprises réclament systématiquement l'indemnité de 40 € et négocient les pénalités. Vous pouvez y renoncer pour un client fidèle, mais faites-le explicitement et ponctuellement, pour ne pas créer d'habitude. Si le retard persiste, passez aux étapes suivantes : dernière relance, mise en demeure, puis injonction de payer.
Questions fréquentes
Peut-on réclamer les pénalités à un client particulier ?
Non, pas sous cette forme. Les pénalités de l'article L441-10 et l'indemnité de 40 € concernent les relations entre professionnels. Avec un consommateur, seuls des intérêts de retard au taux légal peuvent être demandés, à compter d'une mise en demeure, sauf clause contractuelle conforme au droit de la consommation.
Les pénalités sont-elles dues si elles ne figurent pas sur la facture ?
Oui. Les pénalités sont exigibles de plein droit, même sans mention sur la facture ou dans les conditions générales. Dans ce cas, le taux applicable est celui de la BCE majoré de dix points. L'absence de mention reste sanctionnable par une amende administrative.
L'indemnité de 40 € est-elle due par facture ou par relance ?
Elle est due pour chaque facture payée en retard, quel que soit le nombre de relances. Si un client règle cinq factures en retard, vous pouvez réclamer 200 € d'indemnités, en plus des pénalités calculées sur chaque facture.
Textes de référence
- Code de commerce, article L441-10 (délais de paiement, pénalités de retard et indemnité forfaitaire)
- Code de commerce, article D441-5 (montant de l'indemnité forfaitaire de 40 €)
- Code de commerce, article L441-9 (mentions obligatoires de la facture)