Deuxième relance de facture impayée

Mis à jour le · Entreprises

La deuxième relance de facture impayée intervient lorsque le premier rappel amiable est resté sans effet. Le ton devient plus ferme : vous rappelez la relance précédente, vous chiffrez les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de 40 € dues par le client professionnel, et vous fixez une date de paiement précise. L'envoi en recommandé avec accusé de réception commence à constituer un dossier de preuve.

Le modèle principal concerne une facture totalement impayée ; la variante traite le cas fréquent d'un client qui a réglé une partie seulement de la somme.

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Modèle principal

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[Raison sociale]
[Adresse]
[Code postal Ville]
SIRET : [numéro SIRET]
[Téléphone]
[E-mail]

[Nom du destinataire]
À l'attention de [nom du responsable comptable ou du dirigeant]
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]

[Ville], le [Date]

Lettre recommandée avec accusé de réception

Objet : Deuxième relance – facture n° [numéro de facture] échue le [date d'échéance]

Madame, Monsieur,

Par courrier du [date de la première relance], nous avons attiré votre attention sur le non-paiement de notre facture n° [numéro de facture] du [date de la facture], d'un montant de [montant TTC] euros TTC, échue depuis le [date d'échéance]. Cette relance est restée sans réponse et la somme n'a toujours pas été réglée.

Nous vous rappelons que ce retard fait courir de plein droit, depuis le lendemain de l'échéance, des pénalités de retard au taux de [taux des pénalités] prévu par nos conditions générales de vente, ainsi qu'une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros. Au [date du calcul], les sommes dues s'établissent ainsi :
– facture : [montant TTC] euros ;
– pénalités de retard ([nombre de jours] jours) : [montant des pénalités] euros ;
– indemnité forfaitaire : 40 euros ;
soit un total de [montant total] euros.

Nous vous demandons de procéder au règlement de cette somme au plus tard le [date limite de paiement]. [Dans l'attente, nous nous voyons contraints de suspendre toute nouvelle livraison ou prestation, conformément à l'article article des CGV de nos conditions générales.]

Si ce retard s'explique par une difficulté particulière ou une contestation, nous vous invitons à nous contacter sans tarder au [Téléphone] afin d'en discuter. À défaut de paiement ou de réponse à cette date, nous engagerons la procédure de recouvrement prévue.

Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.

[Prénom Nom]
[Fonction]
Signature

Pièces jointes : copie de la facture et de la première relance

Variante : relance après un paiement partiel

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[Raison sociale]
[Adresse]
[Code postal Ville]
SIRET : [numéro SIRET]
[Téléphone]
[E-mail]

[Nom du destinataire]
Service comptabilité
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]

[Ville], le [Date]

Lettre recommandée avec accusé de réception

Objet : Solde restant dû – facture n° [numéro de facture]

Madame, Monsieur,

Nous accusons réception de votre règlement de [montant reçu] euros du [date du paiement partiel], que nous avons imputé sur la facture n° [numéro de facture] du [date de la facture], d'un montant total de [montant TTC] euros TTC.

Un solde de [montant du solde] euros reste dû. Aucune contestation ne nous ayant été signalée sur cette facture, nous vous remercions de régler ce solde au plus tard le [date limite de paiement].

Nous vous rappelons que les pénalités de retard courent sur le solde impayé depuis le [date d'échéance], et que l'indemnité forfaitaire de 40 euros pour frais de recouvrement est due.

Si la différence correspond à une retenue volontaire de votre part, merci de nous en préciser le motif par écrit afin que nous puissions l'examiner.

Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.

[Prénom Nom]
[Fonction]
Signature

Deuxième relance : quand et à qui l'envoyer ?

Comptez généralement 10 à 15 jours après la première relance. Avant d'écrire, un appel au service comptable permet souvent d'identifier un blocage (facture non validée, bon de commande manquant, changement d'interlocuteur).

Adressez cette fois le courrier nominativement au responsable comptable ou au dirigeant, pas seulement à l'adresse générique de facturation. Dans une petite entreprise, le dirigeant ignore parfois que la facture n'a pas été payée.

Comment calculer les pénalités de retard ?

Les pénalités courent à partir du jour suivant la date d'échéance figurant sur la facture, jusqu'au paiement effectif. La formule usuelle est la suivante :

  • montant TTC impayé × taux annuel des pénalités × nombre de jours de retard ÷ 365 ;
  • exemple : facture de 5 000 € TTC, taux contractuel de 12 %, 30 jours de retard : 5 000 × 0,12 × 30 ÷ 365 = 49,32 € ;
  • l'indemnité forfaitaire de 40 € s'ajoute par facture payée en retard, et non par relance.

Le taux applicable est celui de vos conditions générales ; il ne peut pas être inférieur à trois fois le taux d'intérêt légal. À défaut de taux prévu, appliquez le taux de refinancement de la BCE majoré de 10 points. Les pénalités et l'indemnité forfaitaire ne sont pas soumises à la TVA : ne les ajoutez pas sur une facture ordinaire, mais sur une note de débit ou dans le décompte de la relance.

Peut-on suspendre les livraisons en attendant le paiement ?

Oui, sous conditions. Le Code civil autorise une partie à refuser d'exécuter son obligation lorsque l'autre n'exécute pas la sienne et que cette inexécution est suffisamment grave. Une facture importante impayée depuis plusieurs semaines peut justifier de suspendre les commandes suivantes, surtout si vos conditions générales le prévoient.

Annoncez la suspension par écrit avant de l'appliquer, et vérifiez le contrat : un contrat-cadre avec engagement de service ou des pénalités de retard à votre charge peut rendre la suspension risquée. En cas de doute, faites valider la démarche par un conseil.

Si la deuxième relance reste sans effet

Passez à la dernière relance avant mise en demeure, ou directement à la mise en demeure si le montant est élevé ou si le client ne répond à aucun appel. Si le client propose un étalement, formalisez-le avant d'accepter les premiers versements.

Questions fréquentes

Faut-il obligatoirement envoyer la deuxième relance en recommandé ?

Non, mais c'est utile : l'accusé de réception prouve que le client a été informé du montant des pénalités et de la date limite. Si votre relation avec le client est bonne, un e-mail doublé d'un appel peut suffire ; gardez alors une trace écrite de la réponse obtenue.

Le client paie la facture mais pas les pénalités : que faire ?

Les pénalités restent dues. Vous pouvez les réclamer par une note de débit séparée. En pratique, beaucoup d'entreprises y renoncent pour préserver la relation, surtout pour un premier incident. Si vous les réclamez, faites-le rapidement et de façon systématique pour tous les clients concernés.

Peut-on imputer un paiement partiel sur les pénalités d'abord ?

En principe, un paiement partiel s'impute d'abord sur les intérêts avant le capital, sauf accord contraire. En pratique, imputer le règlement sur la facture elle-même rend le suivi plus clair pour le client et limite les contestations ; précisez votre choix dans la relance.

Textes de référence

  • Code de commerce, article L441-10 (pénalités de retard, taux minimal, indemnité forfaitaire)
  • Code de commerce, article D441-5 (indemnité forfaitaire de 40 €)
  • Code civil, article 1219 (exception d'inexécution)
  • Code civil, article 1343-1 (imputation des paiements partiels sur les intérêts)