Lettre de relance de facture impayée

Quand envoyer la première relance d'une facture impayée ?

La première relance part idéalement dans les jours qui suivent l'échéance, pas des semaines plus tard : plus une facture vieillit, plus elle est difficile à recouvrer. Beaucoup d'entreprises envoient même un rappel courtois quelques jours avant l'échéance pour les montants importants.

Entre professionnels, le délai de paiement convenu ne peut pas dépasser 60 jours à compter de la date d'émission de la facture, ou 45 jours fin de mois si les parties l'ont prévu. À défaut d'accord, le délai est de 30 jours après la réception des marchandises ou l'exécution de la prestation. Si le délai inscrit sur votre facture dépasse ces plafonds, corrigez vos conditions de vente.

Que doit contenir une lettre de relance de facture ?

• Le numéro et la date de la facture, le montant TTC et la date d'échéance : le service comptable du client doit pouvoir la retrouver en quelques secondes.
• L'objet de la facture (livraison, prestation, période) pour l'interlocuteur qui ne connaît pas le dossier.
• Les moyens de paiement acceptés et les coordonnées bancaires.
• Le rappel des pénalités de retard et de l'indemnité forfaitaire de 40 €, qui doivent déjà figurer sur la facture et dans vos conditions générales.
• Un nom et un numéro de contact pour débloquer rapidement une éventuelle contestation.

À défaut de taux fixé dans vos conditions, les pénalités de retard entre professionnels correspondent au taux de refinancement de la Banque centrale européenne majoré de 10 points. Le taux contractuel ne peut pas être inférieur à trois fois le taux d'intérêt légal.

Client professionnel ou particulier : des règles différentes

Les pénalités automatiques et l'indemnité de 40 € ne s'appliquent qu'aux relations entre professionnels. Face à un particulier, vous ne pouvez réclamer que les intérêts au taux légal, et seulement à partir d'une mise en demeure, sauf clause contraire du contrat. Les frais de recouvrement amiable engagés sans titre exécutoire restent en principe à la charge du créancier.

Le délai pour agir diffère aussi : 5 ans entre commerçants, mais seulement 2 ans pour l'action d'un professionnel contre un consommateur pour les biens et services qu'il lui a fournis. Ne laissez pas dormir une facture due par un particulier.

Et si la relance reste sans réponse ?

1. Environ 10 à 15 jours après la première relance : une deuxième relance plus ferme, si possible précédée d'un appel au service comptable.
2. Ensuite : une dernière relance avant mise en demeure fixant une date limite.
3. Puis la mise en demeure de payer en recommandé avec accusé de réception, qui ouvre la voie aux procédures de recouvrement.
4. Enfin, si la créance n'est pas contestée : injonction de payer ou procédure simplifiée de recouvrement des petites créances par commissaire de justice.

Ce calendrier est indicatif : adaptez-le à la taille de la créance et à l'historique du client. Un client qui annonce des difficultés peut se voir proposer un échéancier, à confirmer par écrit.

Les erreurs qui retardent le paiement

• Relancer sans vérifier que la facture est conforme : une mention obligatoire manquante, un numéro de bon de commande absent ou une mauvaise adresse de facturation suffisent à bloquer le circuit de validation d'une grande entreprise.
• Adresser la relance au seul contact commercial au lieu du service comptabilité ou fournisseurs.
• Menacer de poursuites dès le premier courrier : vous perdez une marge de progression et braquez un client qui avait simplement oublié.
• Oublier de noter la date et le canal de chaque relance : ce suivi servira de preuve si le dossier part au contentieux.