Lettre d'envoi d'un avoir à un client
Lorsqu'une facture doit être corrigée à la baisse (retour de produit, erreur de prix, geste commercial, prestation annulée), l'entreprise émet un avoir qui fait référence à la facture initiale. Le courrier d'envoi de l'avoir au client explique le motif, rappelle la facture concernée et, surtout, indique comment la somme sera restituée : remboursement ou déduction d'une prochaine facture.
Ce choix n'est pas toujours libre : un consommateur qui exerce son droit de rétractation ou obtient la résolution d'une vente a droit à un remboursement, et ne peut pas se voir imposer un avoir. Le modèle ci-dessous s'adresse à un client professionnel ; la variante vise un client particulier.
Modèle à personnaliser
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Modèle principal
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[Raison sociale]
[Adresse]
[Code postal Ville]
[E-mail]
[Téléphone]
[Nom de l'entreprise]
À l'attention de [Nom du destinataire]
[Adresse de l'entreprise]
[Code postal Ville de l'entreprise]
[Ville], le [Date]
E-mail ou plateforme de facturation électronique, avec l'avoir joint
Objet : Avoir n° [numéro de l'avoir] – facture n° [numéro de facture] du [date de facture]
Madame, Monsieur,
Vous trouverez ci-joint l'avoir n° [numéro de l'avoir] du [date de l'avoir], d'un montant de [montant HT] € HT, soit [montant TTC] € TTC, établi en rectification de notre facture n° [numéro de facture] du [date de facture].
Cet avoir fait suite à [motif précis : votre retour des articles désignation réceptionné le date / l'erreur de prix unitaire appliquée sur la ligne référence / la remise de pourcentage % prévue à nos conditions et omise / l'annulation de la prestation du date / notre geste commercial à la suite de votre réclamation du date].
[Option 1 : Le montant de cet avoir sera déduit de votre prochaine facture. / Option 2 : La facture initiale ayant déjà été réglée, nous procéderons au remboursement de ce montant par virement sur votre compte dans un délai de nombre de jours jours. / Option 3 : La facture initiale n'ayant pas encore été réglée, le montant restant dû s'élève désormais à montant du solde € TTC.]
Nous vous prions de nous excuser pour ce désagrément et vous remercions de votre confiance. Notre service comptable, joignable au [Téléphone], reste à votre disposition pour toute question.
Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.
[Prénom Nom]
[Fonction]
Signature
Pièce jointe : avoir n° [numéro de l'avoir]
Variante : client particulier (remboursement)
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[Raison sociale]
[Adresse]
[Code postal Ville]
[E-mail]
[Madame / Monsieur] [Nom du destinataire]
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]
[Ville], le [Date]
Objet : Remboursement de votre commande n° [numéro de commande]
[Madame / Monsieur],
Nous avons bien reçu le [date de réception du retour] les articles que vous nous avez retournés dans le cadre de [votre droit de rétractation / la garantie légale de conformité / notre politique de retour].
Nous vous confirmons le remboursement de [montant remboursé] €, [y compris les frais de livraison initiaux], qui sera effectué le [date du remboursement] par [le même moyen de paiement que celui utilisé pour la commande]. Vous trouverez ci-joint l'avoir correspondant, qui annule la facture n° [numéro de facture].
Nous vous prions d'agréer, [Madame / Monsieur], l'expression de nos salutations distinguées.
[Prénom Nom]
Service client
Signature
Pièce jointe : avoir n° [numéro de l'avoir]
Émettre un avoir : les règles à respecter
- L'avoir est numéroté selon une séquence chronologique et continue (souvent une série propre aux avoirs).
- Il comporte les mentions obligatoires d'une facture et fait référence précise à la facture initiale (numéro et date).
- Il reprend le taux de TVA de la facture d'origine et le montant de TVA correspondant.
- Il est transmis au client par le même canal que la facture, notamment via une plateforme dans le cadre de la facturation électronique.
- Il ne remplace pas la facture : celle-ci reste en comptabilité, l'avoir venant la neutraliser en tout ou partie.
Remboursement ou déduction : que choisir ?
Avec un client professionnel, la déduction sur une prochaine facture est courante si la relation se poursuit et si les conditions générales le prévoient ; à défaut d'accord, le client peut demander le remboursement.
Avec un consommateur, la loi impose le remboursement dans plusieurs situations : exercice du droit de rétractation de 14 jours pour une vente à distance (remboursement au plus tard dans les 14 jours suivant la décision de rétractation, sous réserve de la récupération des biens, par le même moyen de paiement sauf accord du client), résolution de la vente au titre de la garantie légale de conformité. Un avoir ou un bon d'achat ne peut alors être proposé qu'avec l'accord exprès du client. Voir la réponse à une demande de rétractation.
Conséquences comptables et fiscales
L'avoir réduit le chiffre d'affaires et la TVA collectée de la période de son émission. Si la facture initiale avait été déclarée et la TVA reversée, la régularisation s'opère sur la déclaration de TVA suivant l'émission de l'avoir.
Pour un geste commercial pur (sans erreur ni retour), l'avoir reste la bonne méthode s'il réduit le prix facturé ; si vous offrez plutôt une prestation gratuite ultérieure, facturez-la à zéro avec la mention du geste. Voir le geste commercial au client.
Accompagner l'avoir d'un message utile
Le courrier doit permettre au service comptable du client de lettrer l'avoir sans vous rappeler : numéro d'avoir, facture concernée, motif en une phrase, montant restant dû ou modalités de remboursement. Si l'avoir répond à une réclamation, rappelez sa date pour clore le dossier ; si la réclamation portait sur d'autres points, traitez-les à part dans une réponse à la réclamation.
Questions fréquentes
Peut-on imposer un avoir plutôt qu'un remboursement à un particulier ?
Non lorsque le remboursement est un droit (rétractation, résolution pour défaut de conformité, prestation non exécutée). Un avoir n'est possible que si le client l'accepte expressément, ou lorsqu'il s'agit d'un échange commercial non obligatoire, comme un retour accordé par pure politique commerciale en magasin.
Un avoir peut-il être négatif ou supérieur à la facture ?
L'avoir ne peut pas excéder le montant de la facture qu'il rectifie. Si le trop-perçu concerne plusieurs factures, émettez un avoir par facture concernée, ou un avoir unique qui les référence toutes précisément.
Faut-il un avoir pour une facture non encore payée ?
Oui : même impayée, une facture émise ne peut pas être supprimée. L'avoir est obligatoire pour la corriger ; le courrier précise alors le nouveau solde que le client doit régler.
Textes de référence
- Code général des impôts, article 289 (factures)
- Code de la consommation, articles L221-18 et L221-24 (rétractation et remboursement dans la vente à distance)
- Code de la consommation, article L217-3 et suivants (garantie légale de conformité)