Demande d'avoir à un fournisseur
Une facture émise ne peut pas être modifiée ni annulée par simple suppression : lorsqu'elle contient une erreur ou que la vente est remise en cause (retour de marchandise, remise oubliée, facturation en double), le fournisseur doit émettre un avoir, c'est-à-dire une facture rectificative qui fait référence à la facture initiale. Demander un avoir à un fournisseur par écrit permet de chiffrer précisément la somme en jeu et d'indiquer comment vous souhaitez qu'elle soit imputée.
Le modèle ci-dessous vise un retour de marchandise ; la variante concerne une double facturation ou une remise non appliquée.
Modèle à personnaliser
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Modèle principal
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[Raison sociale]
[Adresse]
[Code postal Ville]
[E-mail]
N° client : [numéro de client]
[Nom de l'entreprise]
Service comptabilité clients
[Adresse de l'entreprise]
[Code postal Ville de l'entreprise]
[Ville], le [Date]
E-mail ou lettre recommandée avec accusé de réception en cas de désaccord
Objet : Demande d'avoir – facture n° [numéro de facture] du [date de facture]
Madame, Monsieur,
Le [date du retour], nous vous avons retourné, avec votre accord du [date de l'accord de retour] (bon de retour n° [numéro du bon de retour]), les articles suivants, livrés le [date de livraison] et facturés sur la facture n° [numéro de facture] :
– [désignation, référence, quantité et prix unitaire HT de chaque article] ;
– motif du retour : [non-conformité à la commande / produit défectueux / erreur de livraison / surplus accepté en retour].
Votre transporteur a pris en charge la marchandise le [date d'enlèvement], comme en atteste [le bon de transport joint]. Nous vous remercions en conséquence de nous adresser un avoir d'un montant de [montant HT] € HT, soit [montant TTC] € TTC, faisant référence à la facture initiale.
Nous souhaitons que cet avoir soit [imputé sur la facture n° numéro de la prochaine facture / remboursé par virement sur notre compte IBAN IBAN de l'entreprise / déduit de notre prochain règlement]. Dans l'attente, nous suspendons le paiement de la partie contestée de la facture et réglons le solde non contesté, soit [montant non contesté] €.
Nous vous remercions de nous faire parvenir cet avoir avant le [date souhaitée] afin de permettre la clôture comptable de la période.
Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.
[Prénom Nom]
[Fonction]
Signature
Pièces jointes : copie de la facture, bon de retour, preuve d'enlèvement ou de réception par le fournisseur
Variante : double facturation ou remise non appliquée
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[Raison sociale]
[Adresse]
[Code postal Ville]
N° client : [numéro de client]
[Nom de l'entreprise]
Service comptabilité clients
[Adresse de l'entreprise]
[Code postal Ville de l'entreprise]
[Ville], le [Date]
Objet : Demande d'avoir – facture n° [numéro de facture]
Madame, Monsieur,
La facture n° [numéro de facture] du [date de facture], d'un montant de [montant TTC] € TTC, [fait double emploi avec la facture n° numéro de la facture initiale du date, portant sur la même livraison / ne tient pas compte de la remise de pourcentage % prévue par nos conditions négociées du date].
Nous vous remercions d'émettre un avoir de [montant de l'avoir] € TTC, en référence à cette facture. [La facture initiale ayant déjà été réglée le date, nous ne réglerons pas la facture en double.]
Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.
[Prénom Nom]
[Fonction]
Signature
Dans quels cas demander un avoir ?
- Retour de marchandise accepté par le fournisseur (non-conformité, défaut, erreur de livraison).
- Erreur de facturation : quantité, prix unitaire, taux de TVA, remise ou ristourne oubliée.
- Facture en double pour une même livraison ou prestation.
- Annulation partielle de la commande ou prestation non exécutée.
- Remises de fin d'année ou ristournes conditionnelles prévues par le contrat, lorsqu'elles sont acquises après facturation.
Si la marchandise est défectueuse et que le fournisseur conteste, commencez par une réclamation pour livraison non conforme, puis, si nécessaire, une contestation de facture.
Ce que doit contenir l'avoir
L'avoir est un document rectificatif qui doit comporter les mentions d'une facture et faire référence de manière précise et non équivoque à la facture initiale (numéro et date). Il indique le montant hors taxes, le taux et le montant de TVA correspondants.
Vérifiez ces mentions à réception : un avoir sans référence à la facture initiale complique le lettrage comptable et peut poser problème en cas de contrôle.
Incidence sur la TVA et la comptabilité
L'avoir reçu réduit le montant de la TVA déductible : si vous avez déjà déduit la TVA de la facture initiale, vous devez régulariser en reversant la TVA figurant sur l'avoir, sur la déclaration de la période où il est reçu. Dans l'autre sens, le fournisseur récupère la TVA qu'il avait collectée.
Avec la généralisation de la facturation électronique entre entreprises assujetties à la TVA, les avoirs transitent par les mêmes plateformes que les factures : assurez-vous que votre fournisseur émet l'avoir par le même canal que la facture initiale.
Le fournisseur tarde ou refuse l'avoir
Relancez par écrit en rappelant la date du retour et l'accord obtenu. Tant que l'avoir n'est pas émis, vous pouvez refuser de payer la partie contestée, mais réglez la partie non contestée pour éviter l'application de pénalités de retard. En cas de refus persistant sur une somme significative, une mise en demeure puis la saisine du médiateur des entreprises ou du tribunal de commerce peuvent être envisagées. Si vous êtes vous-même l'émetteur, voir l'envoi d'un avoir à un client.
Questions fréquentes
Le fournisseur peut-il annuler la facture au lieu d'émettre un avoir ?
Non. Une facture émise et transmise ne peut pas être détruite ou remplacée par une nouvelle facture portant le même numéro. La correction passe obligatoirement par un avoir, total ou partiel, suivi le cas échéant d'une nouvelle facture correcte.
Un avoir peut-il être remboursé plutôt qu'imputé ?
Oui. L'avoir constitue une créance sur le fournisseur : vous pouvez demander son remboursement, sauf si le contrat ou les conditions générales prévoient qu'il est imputé sur les commandes suivantes. Précisez votre choix dans la demande.
Un avoir a-t-il une date de validité ?
Entre professionnels, un avoir n'expire pas au bout de quelques mois comme un bon d'achat grand public, sauf clause contractuelle acceptée. La créance reste soumise aux délais de prescription de droit commun en matière commerciale.
Textes de référence
- Code général des impôts, article 289 (établissement des factures)
- Code général des impôts, annexe II, article 242 nonies A (mentions obligatoires et documents rectificatifs)