Lettre de refus de congés payés
C'est l'employeur qui fixe les dates de congés payés, dans le cadre de la période de prise des congés et de l'ordre des départs définis par accord collectif ou, à défaut, par lui-même après avis du CSE. Il peut donc refuser les dates demandées par un salarié, à condition de répondre rapidement, de motiver sa décision par l'organisation du service et de permettre au salarié de prendre effectivement ses congés sur la période.
Le modèle principal refuse une demande en expliquant pourquoi ; la variante propose d'autres dates, ce qui est souvent la meilleure réponse. Les deux conviennent aux entreprises du secteur privé.
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Modèle principal
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[Raison sociale]
[Adresse]
[Code postal Ville]
[Madame / Monsieur] [Nom du destinataire]
[Service ou poste]
[Ville], le [Date]
Remise en main propre contre décharge, e-mail ou outil de gestion des congés
Objet : Réponse à votre demande de congés payés du [date de la demande]
[Madame / Monsieur],
Vous avez sollicité, par [e-mail / formulaire] du [date de la demande], des congés payés du [date de début demandée] au [date de fin demandée].
Nous ne sommes malheureusement pas en mesure d'accepter ces dates. En effet, [motif lié à l'organisation : sur cette période, deux autres membres de l'équipe sont déjà en congé selon l'ordre des départs communiqué le date / cette période correspond au pic d'activité de inventaire, clôture, saison / la présence d'un titulaire habilité est obligatoire sur le site].
Nous vous invitons à formuler une nouvelle demande pour une autre période comprise entre le [date de début de la période de prise des congés] et le [date de fin de la période de prise des congés], que nous examinerons en priorité. [Nous vous rappelons que votre solde de congés s'élève à nombre jours ouvrables.]
Nous vous prions d'agréer, [Madame / Monsieur], l'expression de nos salutations distinguées.
[Prénom Nom]
[Fonction]
Variante : refus avec proposition d'autres dates
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Objet : Votre demande de congés – proposition de nouvelles dates
[Madame / Monsieur],
Nous avons bien reçu votre demande de congés payés du [date de début demandée] au [date de fin demandée].
Ces dates ne peuvent être retenues en raison de [motif]. Nous vous proposons à la place de prendre vos congés du [date de début proposée] au [date de fin proposée], [ou de fractionner votre congé en deux périodes : du date au date et du date au date].
Merci de nous indiquer avant le [date limite de réponse] laquelle de ces propositions vous convient, afin que nous puissions valider vos dates et organiser les remplacements.
Bien cordialement,
[Prénom Nom]
[Fonction]
L'employeur peut-il refuser des congés payés ?
Oui. Le Code du travail confie à l'employeur l'organisation des départs en congé. Il fixe, après avis du comité social et économique s'il existe, et à défaut d'accord collectif : la période de prise des congés, qui comprend obligatoirement la période du 1er mai au 31 octobre, et l'ordre des départs. Pour ce dernier, il tient compte notamment de la situation de famille, de l'ancienneté et de l'activité éventuelle du salarié chez un autre employeur.
Le refus doit reposer sur l'organisation de l'entreprise, jamais sur un motif discriminatoire ou disciplinaire déguisé.
Les limites du refus
- Congé principal : le salarié doit pouvoir prendre au moins 12 jours ouvrables continus pendant la période du 1er mai au 31 octobre, sauf dérogation prévue par accord ou accord du salarié.
- Conjoints et partenaires de PACS travaillant dans la même entreprise : ils ont droit à un congé simultané.
- Dates déjà validées : l'employeur ne peut plus modifier l'ordre et les dates de départ moins d'un mois avant la date prévue, sauf circonstances exceptionnelles.
- Congés non pris du fait de l'employeur : s'il n'a pas permis au salarié de prendre ses congés, il s'expose à devoir les reporter ou à indemniser le préjudice.
Les accords d'entreprise ou de branche peuvent prévoir d'autres règles (délais de réponse, priorités) : vérifiez-les avant de répondre.
Répondre vite et par écrit
Aucun délai de réponse n'est fixé par la loi, sauf accord collectif. Mais un employeur qui laisse une demande sans réponse jusqu'à la veille du départ se met en difficulté : le salarié a pu réserver un voyage, et le juge apprécie la situation au regard du comportement de chacun. Répondez dans les jours qui suivent la demande et gardez une trace écrite.
Pour éviter les refus en série, communiquez tôt la période de prise des congés et l'ordre des départs, par affichage ou via l'outil RH. Un planning connu à l'avance limite les demandes incompatibles.
Le salarié part malgré le refus
Un salarié qui part en congé sans autorisation se place en absence injustifiée, ce qui peut constituer une faute et donner lieu à une sanction, voire à un licenciement selon les circonstances. Avant toute mesure, vérifiez que votre refus était clair, écrit et antérieur au départ.
Commencez par une demande de justification de l'absence ; si une sanction est envisagée, suivez la procédure disciplinaire décrite pour la convocation à entretien préalable.
Questions fréquentes
Le silence de l'employeur vaut-il acceptation des congés ?
Le Code du travail ne prévoit pas d'acceptation tacite. Toutefois, certains accords collectifs ou usages d'entreprise le prévoient, et un juge peut tenir compte d'une absence prolongée de réponse pour écarter une faute du salarié parti en congé. Mieux vaut toujours répondre expressément.
Peut-on imposer des dates de congés à un salarié ?
Oui, dans le respect de l'ordre des départs et des délais d'information. C'est notamment le cas lors d'une fermeture annuelle de l'entreprise. L'employeur ne peut toutefois pas modifier les dates déjà fixées moins d'un mois avant le départ, sauf circonstances exceptionnelles.
Un refus de congés peut-il être contesté ?
Le salarié peut en discuter avec son responsable ou les représentants du personnel, et saisir le conseil de prud'hommes s'il estime que le refus l'empêche d'exercer son droit à congé ou est discriminatoire. L'inspection du travail peut aussi être informée d'une difficulté récurrente.
Textes de référence
- Code du travail, articles L3141-13 à L3141-16 (période de prise des congés, ordre des départs, modification des dates)
- Code du travail, article L3141-14 (congé simultané des conjoints et partenaires de PACS)
- Code du travail, articles L3141-17 à L3141-19 (congé principal et fractionnement)