Annulation d'une mobilité à l'étranger
Problème de santé, raison familiale, difficulté financière, logement introuvable, visa refusé ou simple changement de projet : il arrive de devoir renoncer à une mobilité d'études ou de stage à l'étranger après avoir été sélectionné. Plus l'annulation est annoncée tôt, plus ses conséquences sont limitées : la place peut être réattribuée, le contrat pédagogique annulé, et la question de la bourse de mobilité réglée sans remboursement ou avec un remboursement partiel.
Le modèle ci-dessous informe le service des relations internationales de votre renoncement et organise la suite : réinscription dans votre formation d'origine, sort de la bourse, information de l'université d'accueil. Une variante concerne un retour anticipé en cours de mobilité.
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Modèle principal
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[Prénom Nom]
Numéro étudiant : [numéro étudiant]
[Année et intitulé de la formation]
[Téléphone]
[E-mail]
[Nom du destinataire]
Service des relations internationales
[Nom de l'université]
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]
[Ville], le [Date]
E-mail au coordinateur de mobilité avec copie au responsable pédagogique, puis courrier si demandé
Objet : Renoncement à ma mobilité à [université ou organisme d'accueil] – [semestre ou année]
Madame, Monsieur,
Sélectionné(e) pour une mobilité [d'études / de stage] à [université ou organisme d'accueil] ([pays]) pour [le semestre ou l'année] [année universitaire], [dans le cadre du programme Erasmus+ / d'un accord bilatéral], je vous informe que je dois renoncer à ce départ.
Cette décision est due à [motif : un problème de santé attesté par le certificat joint / une situation familiale grave / le refus de mon visa / l'impossibilité de trouver un logement / des difficultés financières / un changement de projet d'études].
[Je n'ai perçu aucune somme au titre de la bourse de mobilité. / J'ai perçu la somme de montant euros au titre de la bourse de mobilité ; je vous remercie de m'indiquer les modalités de son éventuel remboursement, compte tenu du motif de mon renoncement.] Je vous remercie également de bien vouloir informer l'établissement d'accueil et d'annuler mon contrat [pédagogique / de stage].
Je souhaite poursuivre ma scolarité dans ma formation d'origine en [année et intitulé de la formation] au [semestre concerné]. Pourriez-vous, avec le responsable pédagogique, me confirmer les enseignements et les groupes auxquels je dois m'inscrire ?
Je vous prie de m'excuser pour ce changement et d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
[Prénom Nom]
Pièces jointes : [justificatif du motif : certificat médical, refus de visa, attestation]
Variante : retour anticipé en cours de mobilité
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Objet : Retour anticipé de ma mobilité à [université ou organisme d'accueil]
Madame, Monsieur,
Actuellement en mobilité à [université ou organisme d'accueil] depuis le [date d'arrivée], je dois interrompre ce séjour et rentrer en France le [date de retour prévue], en raison de [motif, justificatif joint].
Je vous remercie de m'indiquer les conséquences de ce retour sur ma bourse de mobilité, la validation des enseignements déjà suivis ou en cours, et les modalités de ma reprise dans ma formation d'origine. J'informe en parallèle le coordinateur de l'université d'accueil.
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
Quand et à qui annoncer l'annulation ?
Dès que la décision est prise. Écrivez au coordinateur de mobilité ou au service des relations internationales de votre établissement, avec copie au responsable pédagogique de votre formation. C'est votre établissement d'origine qui informe l'université d'accueil et gère la bourse. Si vous aviez déjà engagé des démarches à l'étranger (logement, inscription, visa), prévenez aussi directement les organismes concernés pour limiter les frais.
Bourse de mobilité : faut-il la rembourser ?
La bourse finance une période de mobilité effective. Si vous ne partez pas, les sommes déjà versées doivent en principe être restituées. En cas de retour anticipé, le montant est recalculé en fonction de la durée réellement passée à l'étranger. Des exceptions existent pour les situations de force majeure (maladie grave, décès d'un proche, crise dans le pays d'accueil), qui peuvent permettre de conserver tout ou partie de la somme pour couvrir les frais engagés, sur décision de l'établissement et selon les règles du programme. Justifiez donc précisément le motif.
Reprendre ses études dans la formation d'origine
- Vérifiez que vous êtes bien inscrit pédagogiquement aux enseignements du semestre que vous deviez passer à l'étranger.
- Si le semestre a déjà commencé, demandez un plan de rattrapage au responsable pédagogique.
- Pour un retour anticipé, faites établir par l'université d'accueil un relevé des enseignements suivis : certains crédits peuvent être validés.
- Informez le CROUS si votre situation de logement ou de bourse change.
Conséquences sur une future candidature
Un renoncement justifié, annoncé tôt, n'empêche généralement pas de candidater à nouveau l'année suivante. Un désistement tardif et sans explication, qui a privé un autre étudiant de la place, peut en revanche être pris en compte. Si vous souhaitez repartir, dites-le dans votre lettre et préparez une nouvelle candidature : voir la candidature à une mobilité Erasmus+.
Questions fréquentes
Les frais de logement réservés à l'étranger sont-ils remboursés ?
Cela dépend du contrat signé avec le bailleur ou la résidence, régi par le droit du pays d'accueil. Écrivez immédiatement pour annuler et demander la restitution de l'acompte. En cas de force majeure, gardez les justificatifs : ils peuvent être pris en compte dans le calcul de la bourse à conserver.
Et si c'est l'université d'accueil qui annule ?
Si l'établissement d'accueil annule l'échange ou refuse votre admission, vous n'êtes pas responsable : les sommes versées sont traitées selon cette situation, et votre établissement peut proposer une autre destination si des places restent disponibles. Demandez-le rapidement.
Un stage à l'étranger annulé doit-il être remplacé ?
Si le stage est obligatoire dans votre formation, il faudra en trouver un autre, en France ou à l'étranger, dans les délais du cursus. Informez votre référent pédagogique pour obtenir, si nécessaire, un report de la date limite du stage.