Convocation des associés à l'assemblée générale

Mis à jour le · Entreprises

Chaque année, les comptes de la société doivent être approuvés par les associés dans les 6 mois suivant la clôture de l'exercice, sauf prolongation accordée par le tribunal de commerce. Dans une SARL, la convocation des associés à l'assemblée générale est adressée par le gérant, par lettre recommandée, au moins 15 jours avant la réunion, avec l'ordre du jour et les documents sur lesquels les associés vont se prononcer. Dans une SAS, ce sont les statuts qui fixent les règles de convocation.

Le modèle ci-dessous convoque les associés d'une SARL à l'assemblée annuelle d'approbation des comptes ; la variante est adaptée à une SAS, en renvoyant aux statuts.

Modèle à personnaliser

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Modèle principal

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[Raison sociale]
[Forme juridique] au capital de [montant du capital] €
RCS [ville du greffe] [numéro RCS]
[Adresse du siège]
[Code postal Ville]

[Madame / Monsieur] [Nom du destinataire]
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]

[Ville], le [Date]

Lettre recommandée (ou voie électronique si l'associé l'a accepté)

Objet : Convocation à l'assemblée générale ordinaire annuelle

[Madame / Monsieur],

En ma qualité de gérant de la société [Raison sociale], j'ai l'honneur de vous convoquer à l'assemblée générale ordinaire annuelle des associés qui se tiendra le [date de l'assemblée] à [heure de l'assemblée], [au siège social / à adresse du lieu de réunion], à l'effet de délibérer sur l'ordre du jour suivant :
– rapport de gestion de la gérance sur l'exercice clos le [date de clôture de l'exercice] ;
– approbation des comptes annuels de cet exercice et quitus à la gérance ;
– affectation du résultat ;
– approbation des conventions visées à l'article L223-19 du Code de commerce ;
– [le cas échéant : rémunération de la gérance / renouvellement du mandat du commissaire aux comptes] ;
– pouvoirs pour l'accomplissement des formalités.

Vous trouverez ci-joints les documents suivants : le rapport de gestion, les comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe), le texte des résolutions proposées [et le rapport du commissaire aux comptes]. L'inventaire est tenu à votre disposition au siège social.

À compter de la réception de ces documents, vous avez la faculté de poser par écrit des questions auxquelles la gérance sera tenue de répondre au cours de l'assemblée.

Si vous ne pouvez pas assister à l'assemblée, vous pouvez vous faire représenter par [votre conjoint ou un autre associé / toute personne autorisée par les statuts], au moyen du pouvoir joint.

Je vous prie d'agréer, [Madame / Monsieur], l'expression de mes salutations distinguées.

[Prénom Nom]
Gérant
Signature

Pièces jointes : rapport de gestion, comptes annuels, texte des résolutions, formulaire de pouvoir [, rapport du commissaire aux comptes]

Variante : SAS (modalités fixées par les statuts)

Remplir les champs

[Raison sociale]
SAS au capital de [montant du capital] €
RCS [ville du greffe] [numéro RCS]
[Adresse du siège]
[Code postal Ville]

[Madame / Monsieur] [Nom du destinataire]
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]

[Ville], le [Date]

[Mode de convocation prévu par les statuts : lettre simple, recommandé, e-mail]

Objet : Convocation à l'assemblée des associés – approbation des comptes

[Madame / Monsieur],

Conformément à l'article [numéro de l'article] des statuts, le président de la société [Raison sociale] vous convoque à l'assemblée des associés qui se tiendra le [date de l'assemblée] à [heure de l'assemblée], [lieu ou modalités de visioconférence].

L'ordre du jour est le suivant : [approbation des comptes de l'exercice clos le date de clôture de l'exercice, affectation du résultat, conventions réglementées, questions diverses prévues par les statuts].

Les documents soumis à votre approbation sont joints à la présente [ou : sont consultables au siège social / sur l'espace partagé à compter du date]. Vous pouvez voter [en personne, par procuration ou par correspondance, selon les statuts].

Je vous prie d'agréer, [Madame / Monsieur], l'expression de mes salutations distinguées.

[Prénom Nom]
Président
Signature

SARL : délais et forme de la convocation

  • Qui convoque : le gérant (ou, à défaut, le commissaire aux comptes, ou un mandataire désigné en justice à la demande d'un associé).
  • Forme : lettre recommandée, ou voie électronique pour les associés qui l'ont préalablement accepté.
  • Délai : au moins 15 jours avant la date de l'assemblée.
  • Contenu : ordre du jour précis ; une question qui n'y figure pas ne peut pas être valablement votée.
  • Documents : rapport de gestion, comptes annuels, texte des résolutions, et le cas échéant rapport du commissaire aux comptes, adressés au moins 15 jours avant l'assemblée.

Une irrégularité de convocation peut entraîner l'annulation de l'assemblée, sauf si tous les associés étaient présents ou représentés. Dans une SARL unipersonnelle (EURL), l'associé unique approuve les comptes par décision consignée dans un registre, sans convocation.

SAS : ce que disent les statuts

Dans une SAS, la loi laisse aux statuts le soin de fixer les conditions dans lesquelles les décisions collectives sont prises : organe qui convoque, forme et délai de convocation, modalités de vote (assemblée physique, visioconférence, consultation écrite, acte unanime). Seules certaines décisions, dont l'approbation des comptes, doivent obligatoirement être prises collectivement par les associés.

Relisez donc la clause des statuts avant d'envoyer la convocation : un délai ou un mode d'envoi non respecté expose à la nullité des délibérations.

Calendrier de l'assemblée d'approbation des comptes

  1. Clôture de l'exercice et établissement des comptes annuels et du rapport de gestion.
  2. Convocation et envoi des documents au moins 15 jours avant l'assemblée (SARL).
  3. Assemblée dans les 6 mois de la clôture, ou dans le délai prolongé par ordonnance du président du tribunal de commerce, demandée avant l'expiration de ce délai.
  4. Procès-verbal signé et tenu au registre des délibérations.
  5. Dépôt des comptes au greffe dans le mois suivant l'approbation (deux mois en cas de dépôt par voie électronique).

Représentation, questions écrites et conventions réglementées

Dans une SARL, un associé peut se faire représenter par son conjoint ou un autre associé, et par toute autre personne si les statuts le permettent. Les associés peuvent poser des questions écrites dès réception des documents ; le gérant doit y répondre en assemblée.

Les conventions conclues entre la société et l'un de ses gérants ou associés (prêt, bail, prestation) font l'objet d'un rapport soumis à l'assemblée. Si la société a changé d'adresse au cours de l'exercice, vérifiez que les formalités ont été accomplies : voir le changement d'adresse du siège.

Questions fréquentes

Peut-on tenir l'assemblée en visioconférence ?

Dans une SARL, la participation par visioconférence est possible si les statuts le prévoient, mais l'approbation des comptes nécessite en principe une réunion : elle ne peut pas être réalisée par simple consultation écrite. Dans une SAS, les statuts déterminent librement ces modalités.

Que se passe-t-il si les comptes ne sont pas approuvés dans les 6 mois ?

Le dirigeant s'expose à des sanctions pénales et tout associé peut demander en justice la désignation d'un mandataire chargé de convoquer l'assemblée. Si le retard est prévisible, demandez une prolongation au président du tribunal de commerce avant l'expiration du délai.

Le dépôt des comptes au greffe peut-il rester confidentiel ?

Les micro-entreprises et petites entreprises au sens comptable peuvent, sous conditions, demander que leurs comptes ne soient pas rendus publics, ou seulement en partie. Cette option se choisit lors du dépôt, avec une déclaration de confidentialité jointe aux comptes.

Textes de référence

  • Code de commerce, article L223-26 (approbation des comptes en SARL)
  • Code de commerce, articles R223-18 et R223-20 (documents et convocation en SARL)
  • Code de commerce, article L223-19 (conventions réglementées en SARL)
  • Code de commerce, article L227-9 (décisions collectives en SAS)