Demande de documents au syndic de copropriété
En tant que copropriétaire, vous avez accès à de nombreux documents de la copropriété : règlement de copropriété et état descriptif de division, procès-verbaux des assemblées, carnet d'entretien, diagnostics techniques des parties communes, contrats en cours, pièces justificatives des charges. Depuis 2020, les syndics professionnels doivent en outre mettre à disposition un espace en ligne sécurisé donnant accès à une partie de ces documents.
Ce modèle de lettre de demande de documents au syndic précise les pièces souhaitées et le mode de transmission.
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[Prénom Nom]
[Adresse]
[Code postal Ville]
[Téléphone]
[E-mail]
Copropriétaire du lot n° [numéro de lot]
[Nom du destinataire]
Syndic de la copropriété [nom ou adresse de la résidence]
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]
[Ville], le [Date]
Lettre recommandée avec accusé de réception ou e-mail
Objet : Demande de communication de documents de la copropriété
Madame, Monsieur,
Copropriétaire du lot n° [numéro de lot] de la résidence [nom ou adresse de la résidence], je vous remercie de bien vouloir me communiquer les documents suivants :
- [le règlement de copropriété et l'état descriptif de division, avec leurs modificatifs ;]
- [les procès-verbaux des assemblées générales des années années ;]
- [le carnet d'entretien de l'immeuble ;]
- [le diagnostic technique global ou le plan pluriannuel de travaux ;]
- [le contrat de syndic en cours et les contrats d'entretien (ascenseur, chauffage, nettoyage) ;]
- [le dernier relevé de mon compte copropriétaire ;]
- [autre document : précisez].
[Ces documents n'étant pas accessibles sur l'espace en ligne sécurisé de la copropriété, / Ne disposant pas des identifiants de l'espace en ligne,] je vous remercie de me les adresser par voie électronique à l'adresse [E-mail] [ou de m'indiquer mes codes d'accès à l'espace en ligne].
Je vous remercie par avance de votre diligence.
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
[Prénom Nom]
Signature
Quels documents le syndic doit-il transmettre ?
- Sur l'espace en ligne sécurisé (syndics professionnels) : documents relatifs à la gestion de l'immeuble et des lots (règlement, procès-verbaux, carnet d'entretien, diagnostics, contrats, relevé de compte individuel, etc.), selon une liste fixée par décret.
- Avant l'assemblée qui approuve les comptes : les pièces justificatives des charges sont tenues à la disposition des copropriétaires.
- Avec la convocation : les documents nécessaires à la validité des décisions (budget, comptes, projets de contrats, devis).
- En cas de vente : les documents à fournir à l'acquéreur, dont l'état daté, voir la demande d'état daté.
Documents gratuits ou payants ?
Les documents disponibles sur l'espace en ligne sont accessibles gratuitement. Le contrat type de syndic fixe la liste des prestations incluses dans le forfait et celles qui peuvent être facturées à part : la délivrance de copies papier supplémentaires, par exemple, peut donner lieu à des frais dans les conditions prévues au contrat. Vérifiez votre contrat de syndic avant d'accepter une facture.
Le syndic ne répond pas
- Relancez par recommandé en rappelant la date de votre première demande.
- Informez le conseil syndical, qui peut prendre connaissance et copie de toutes pièces relatives à la gestion du syndic.
- Adressez une mise en demeure.
- En dernier recours, le juge peut ordonner la communication des documents, éventuellement sous astreinte.
Pour les documents détenus par le conseil syndical, un membre peut aussi vous aider à les consulter : voir la candidature au conseil syndical si vous souhaitez vous impliquer.
Locataire : à qui demander ?
Le locataire n'a pas de relation directe avec le syndic. Il s'adresse à son bailleur, qui doit lui communiquer les extraits du règlement de copropriété concernant l'usage des parties privatives et communes, et la quote-part des charges. Pour vérifier les charges refacturées, voir la demande de justificatifs des charges.
Questions fréquentes
Puis-je obtenir les factures d'un fournisseur de la copropriété ?
Oui, en consultant les pièces justificatives des charges dans la période qui précède l'assemblée d'approbation des comptes, selon les modalités fixées par l'assemblée. Le conseil syndical peut aussi en obtenir copie à tout moment. Précisez la période et la nature des factures demandées.
Le syndic peut-il refuser de me donner les coordonnées des autres copropriétaires ?
La liste des copropriétaires contient des données personnelles. Le syndic doit toutefois la communiquer dans certains cas prévus par les textes, par exemple pour permettre à un copropriétaire de demander la convocation d'une assemblée. En dehors de ces cas, il peut la refuser ou la limiter.
Quel délai pour recevoir les documents ?
Aucun délai général n'est fixé par la loi pour une demande individuelle, mais le syndic doit répondre dans un délai raisonnable. Certains documents liés à une vente sont soumis à des délais particuliers. Le contrat de syndic peut aussi prévoir des engagements de délai.
Textes de référence
- Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, article 18 (espace en ligne sécurisé et missions du syndic)
- Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, article 18-1 (pièces justificatives des charges)