Demande de transfert de dossier universitaire
Changer d'université en cours de cursus suppose une procédure de transfert de dossier en deux temps : obtenir d'abord l'accord de l'université d'accueil (transfert « arrivée »), puis demander à votre université d'origine de transmettre votre dossier (transfert « départ »). Sans cette seconde étape, votre inscription dans le nouvel établissement ne peut pas être finalisée.
Le modèle ci-dessous est la demande de transfert départ, adressée au service de scolarité de l'université que vous quittez. Il convient aux changements entre deux années comme aux transferts en cours d'année, lorsque les deux établissements l'acceptent.
Modèle à personnaliser
Cliquez dans la lettre pour la modifier ou remplissez les champs surlignés. Votre brouillon est enregistré sur cet appareil.
Remplir les champs
[Prénom Nom]
N° étudiant : [numéro étudiant]
N° INE : [numéro INE]
[Adresse]
[Code postal Ville]
[E-mail]
[Nom de l'établissement d'origine]
Service de la scolarité – transferts
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]
[Ville], le [Date]
Formulaire de transfert de l'université ou lettre remise à la scolarité contre récépissé
Objet : Demande de transfert de dossier vers [nom de l'université d'accueil]
Madame, Monsieur,
Inscrit(e) en [année et intitulé de la formation] au sein de [nom de la composante] pour l'année universitaire [année universitaire], j'ai été admis(e) en [année et intitulé de la formation d'accueil] à [nom de l'université d'accueil] à compter du [date de début dans la nouvelle université].
Je vous prie en conséquence de bien vouloir procéder au transfert de mon dossier universitaire vers cet établissement. Vous trouverez ci-joint l'avis favorable de l'université d'accueil, daté du [date de l'avis favorable].
Mon changement d'établissement est motivé par [motif : déménagement familial / rapprochement de mon lieu de travail / accès à un parcours absent de votre offre / raisons de santé].
[Si le transfert intervient en cours d'année :] J'ai acquitté les droits d'inscription pour l'année en cours le [date de paiement] et je vous remercie de le mentionner dans le dossier transmis, afin de ne pas avoir à les régler une seconde fois.
Je vous remercie de m'adresser une attestation de transfert et un relevé de mes notes et crédits obtenus, et de m'indiquer les formalités éventuelles (restitution de la carte, quitus de la bibliothèque).
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
[Prénom Nom]
Signature
Pièces jointes : avis favorable de l'université d'accueil, copie de la carte d'étudiant
Comment se déroule un transfert de dossier universitaire ?
- Candidatez dans l'université d'accueil selon sa procédure : plateforme de candidature de l'établissement pour une entrée en 2e ou 3e année de licence, Mon Master pour la première année de master, Parcoursup pour une première année de licence.
- Obtenez l'avis favorable ou l'autorisation d'inscription (transfert arrivée).
- Demandez le transfert départ à votre université d'origine, avec l'avis favorable.
- L'université d'origine transmet votre dossier (parcours, notes, situation financière) à l'université d'accueil.
- Finalisez l'inscription administrative dans le nouvel établissement.
Les calendriers de transfert sont fixés par chaque université, avec souvent une fenêtre avant la rentrée et une autre entre les deux semestres.
Transfert en cours d'année : droits d'inscription et crédits
En cas de transfert en cours d'année, les droits d'inscription ne sont pas payés deux fois : l'université d'accueil tient compte du paiement effectué, d'où l'intérêt de le mentionner. La CVEC, payée une fois par an, reste valable.
Les crédits ECTS obtenus sont en principe reconnus, mais la correspondance entre les enseignements n'est pas toujours parfaite : l'université d'accueil décide des UE validées. Demandez-lui par écrit, avant de partir, quelles UE seront reconnues, surtout si le programme du semestre est différent.
Transfert de dossier et bourse CROUS
Si vous êtes boursier, signalez votre changement d'établissement sur votre dossier social étudiant. Si la nouvelle université se trouve dans une autre académie, le dossier est transféré au CROUS compétent. Le versement de la bourse peut être interrompu le temps que la nouvelle inscription soit enregistrée : anticipez, et en cas de blocage utilisez la relance pour bourse non versée.
Si vous occupez un logement CROUS, le changement de ville implique de donner congé : voir le préavis de départ d'un logement CROUS.
Refus de transfert : les options
L'université d'origine refuse rarement le départ d'un étudiant admis ailleurs ; un dossier incomplet ou une dette envers l'établissement peut en revanche retarder l'opération. Le refus vient plus souvent de l'université d'accueil, faute de place ou de correspondance de parcours. Demandez les motifs, puis un recours gracieux auprès de son président dans les 2 mois, ou candidatez dans un autre établissement.
Si le changement s'accompagne d'une nouvelle discipline, il ne s'agit plus d'un simple transfert : voir la demande de réorientation ou la validation d'études.
Questions fréquentes
Le transfert est-il possible entre une école et une université ?
La procédure de transfert concerne surtout les universités entre elles. Pour passer d'une école privée ou d'une classe préparatoire à l'université, on parle plutôt d'admission avec validation d'études antérieures : vous candidatez normalement et l'établissement d'accueil décide des crédits reconnus.
Combien de temps prend un transfert de dossier ?
Quelques jours à plusieurs semaines selon les périodes. À la rentrée, les services sont très sollicités. Déposez la demande de transfert départ dès réception de l'avis favorable, et gardez une copie de tous les documents pour pouvoir commencer les cours avant la fin des formalités.
Doit-on redemander un transfert pour un master dans une autre université ?
Pour une entrée en première année de master après une licence obtenue, il ne s'agit pas d'un transfert : vous êtes admis via Mon Master et vous vous inscrivez comme nouvel étudiant, avec votre diplôme de licence. Le transfert concerne un cursus en cours (par exemple entre la 1re et la 2e année de master).