Mise en demeure de restituer du matériel

Mis à jour le · Entreprises

Un client dont le contrat de location est terminé, un partenaire à qui du matériel a été prêté, ou un ancien salarié qui a gardé son ordinateur, son téléphone ou son véhicule de fonction : dans tous ces cas, la mise en demeure est l'étape indispensable avant toute action. Elle fixe un délai précis de restitution, dresse l'inventaire du matériel et annonce les suites (facturation, action en justice).

Le modèle principal s'adresse à un client ou partenaire ; la variante vise un ancien salarié, avec les précautions propres au droit du travail.

Modèle à personnaliser

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Modèle principal

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[Raison sociale]
[Adresse]
[Code postal Ville]
[Téléphone]
[E-mail]

[Nom du destinataire]
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]

[Ville], le [Date]

Lettre recommandée avec accusé de réception

Objet : Mise en demeure de restituer le matériel – contrat n° [numéro de contrat]

[Madame / Monsieur] [Nom du destinataire],

Par [contrat de location / convention de prêt / bon de mise à disposition] du [date du contrat], nous vous avons confié le matériel suivant :
- [désignation, marque, modèle, numéro de série] ;
- [désignation, marque, modèle, numéro de série].

[Ce contrat a pris fin le date de fin du contrat. / Nous vous avons demandé la restitution de ce matériel par courrier du date.] Conformément à [l'article numéro de l'article du contrat / nos conditions générales], ce matériel devait nous être restitué au plus tard le [date prévue de restitution]. À ce jour, il ne l'a pas été.

Nous vous mettons en demeure de nous restituer l'ensemble de ce matériel, en bon état de fonctionnement, au plus tard le [date limite de restitution], [à notre adresse / selon les modalités suivantes : enlèvement sur rendez-vous au Téléphone].

À défaut, nous vous facturerons [les loyers courant jusqu'à la restitution effective, soit montant par jour / la valeur de remplacement du matériel, soit montant euros HT], et nous engagerons toute procédure utile pour obtenir sa restitution, les frais correspondants restant à votre charge.

Nous vous prions d'agréer, [Madame / Monsieur], l'expression de nos salutations distinguées.

[Prénom Nom]
[Fonction]
Signature

Pièces jointes : copie du contrat et du bon de livraison ou de remise signé

Variante : ancien salarié ayant conservé du matériel professionnel

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[Raison sociale]
[Adresse]
[Code postal Ville]

[Prénom Nom du salarié]
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]

[Ville], le [Date]

Lettre recommandée avec accusé de réception

Objet : Restitution du matériel professionnel

[Madame / Monsieur] [Nom du salarié],

Votre contrat de travail a pris fin le [date de fin du contrat]. Vous restez en possession du matériel mis à votre disposition pour l'exercice de vos fonctions, dont vous aviez signé la remise le [date de remise] : [liste du matériel et numéros de série].

Nous vous demandons de restituer ce matériel au plus tard le [date limite de restitution], [à l'accueil de l'entreprise / par colis prépayé que nous vous adressons]. Nous vous rappelons que ce matériel et les données professionnelles qu'il contient appartiennent à l'entreprise.

À défaut, nous serons contraints d'engager les démarches nécessaires pour en obtenir la restitution.

Nous vous prions d'agréer, [Madame / Monsieur], l'expression de nos salutations distinguées.

[Prénom Nom]
[Fonction]
Signature

Contenu d'une mise en demeure efficace

  • La référence du contrat ou du document de remise, et sa date.
  • Un inventaire précis : désignation, marque, modèle, numéro de série, accessoires.
  • La date limite de restitution (8 à 15 jours est un délai habituel) et les modalités pratiques (adresse, enlèvement, colis prépayé).
  • Les conséquences en cas de non-restitution, telles que prévues au contrat : loyers supplémentaires, facturation de la valeur, pénalités.
  • Le mode d'envoi recommandé, qui fait courir les délais et prouve la réception.

La mise en demeure est la condition pour réclamer des dommages et intérêts liés au retard, sauf si le contrat prévoit que la seule échéance du terme vaut mise en demeure.

Ancien salarié : ce qu'il ne faut pas faire

L'employeur ne peut pas retenir le salaire ou l'indemnité de fin de contrat pour compenser la valeur du matériel non restitué : la compensation entre salaire et dette du salarié est strictement limitée par le Code du travail, et une retenue irrégulière expose à un rappel de salaire. Il ne peut pas non plus conditionner la remise du certificat de travail ou de l'attestation France Travail à la restitution.

Pour éviter ces situations, faites signer un bon de remise à l'arrivée et prévoyez la restitution dans la procédure de départ, avant le dernier jour, voir le certificat de travail.

Recours si le matériel n'est pas restitué

  1. Relance téléphonique et proposition d'enlèvement à vos frais : c'est souvent la solution la plus rapide.
  2. Procédure d'injonction de faire devant le tribunal judiciaire, pour obtenir une ordonnance ordonnant la restitution.
  3. Action en référé en cas d'urgence (matériel indispensable, données sensibles).
  4. Plainte pour abus de confiance si le matériel a été détourné en connaissance de cause.

Pour un client qui doit aussi des loyers impayés, joignez la réclamation financière : voir la mise en demeure de payer une facture.

Données et sécurité

Un ordinateur ou un téléphone non restitué peut contenir des données clients ou des accès aux systèmes de l'entreprise. Désactivez sans attendre les comptes et accès à distance, et faites effacer ou bloquer l'appareil si la solution de gestion de flotte le permet. En cas de données personnelles exposées, évaluez s'il s'agit d'une violation à notifier à la CNIL.

Questions fréquentes

Peut-on facturer le matériel non restitué ?

Oui, si le contrat le prévoit ou si vous pouvez justifier de votre préjudice (valeur de remplacement, perte de loyers). Facturez sur la base d'une valeur réaliste, tenant compte de l'usure : un matériel ancien ne peut pas être facturé au prix du neuf.

Peut-on reprendre le matériel directement chez le client ?

Non, pas sans son accord. Entrer chez un client pour reprendre un bien, même vous appartenant, peut constituer une infraction. Sans accord, seule une décision de justice exécutée par un commissaire de justice permet une reprise forcée.

Combien de temps a-t-on pour agir ?

L'action en restitution d'un bien et l'action en paiement entre commerçants se prescrivent en principe par cinq ans. N'attendez pas : plus le temps passe, plus le matériel perd de sa valeur et plus la preuve de sa remise devient difficile.

Textes de référence

  • Code civil, article 1344 (mise en demeure du débiteur)
  • Code du travail, article L3251-1 (interdiction de la compensation sur salaire)
  • Code de procédure civile, articles 1425-1 et suivants (injonction de faire)
  • Code pénal, article 314-1 (abus de confiance)