Désignation du conducteur d'un véhicule de société
Lorsqu'une infraction constatée par un appareil automatique (radar, vidéo-verbalisation) est commise avec un véhicule immatriculé au nom d'une personne morale ou détenu par elle, son représentant légal doit désigner la personne qui conduisait, dans un délai de 45 jours à compter de l'envoi ou de la remise de l'avis de contravention. S'il ne le fait pas, l'entreprise est poursuivie pour non-désignation, une contravention distincte qui s'ajoute à l'infraction initiale.
La désignation du conducteur d'un véhicule de société se fait en priorité en ligne sur le site de l'ANTAI, ou par le formulaire joint à l'avis. Le courrier ci-dessous accompagne un envoi papier ; la variante sert à contester lorsque le véhicule a été volé ou les plaques usurpées.
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Modèle principal
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[Raison sociale]
SIRET : [numéro SIRET]
[Adresse]
[Code postal Ville]
Service indiqué sur l'avis de contravention
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]
[Ville], le [Date]
Lettre recommandée avec accusé de réception, avec le formulaire de requête joint à l'avis
Objet : Désignation du conducteur – avis de contravention n° [numéro de l'avis]
Madame, Monsieur,
En ma qualité de représentant légal de [Raison sociale], j'ai reçu l'avis de contravention n° [numéro de l'avis] relatif à une infraction constatée le [date de l'infraction] à [heure de l'infraction], à [lieu de l'infraction], avec le véhicule immatriculé [numéro d'immatriculation], [appartenant à / loué par / mis à disposition de] la société.
Conformément à l'article L121-6 du Code de la route, je vous informe que le véhicule était conduit, au moment des faits, par :
– Nom et prénom : [Prénom Nom du conducteur]
– Date et lieu de naissance : [date et lieu de naissance du conducteur]
– Adresse : [adresse du conducteur]
– Numéro de permis de conduire : [numéro de permis], délivré le [date de délivrance du permis] par [autorité de délivrance]
Vous trouverez ci-joint le formulaire de requête en exonération dûment complété et signé. Je vous remercie d'adresser au conducteur désigné un nouvel avis de contravention à son nom.
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
[Prénom Nom]
[Qualité du représentant légal]
Signature
Pièces jointes : formulaire de requête en exonération complété, copie de l'avis de contravention
Variante : véhicule volé ou plaques usurpées
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[Raison sociale]
SIRET : [numéro SIRET]
[Adresse]
[Code postal Ville]
Service indiqué sur l'avis de contravention
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]
[Ville], le [Date]
Lettre recommandée avec accusé de réception
Objet : Requête en exonération – avis de contravention n° [numéro de l'avis]
Madame, Monsieur,
En ma qualité de représentant légal de [Raison sociale], je conteste l'avis de contravention n° [numéro de l'avis] concernant le véhicule immatriculé [numéro d'immatriculation] pour une infraction du [date de l'infraction].
[Ce véhicule a été volé le date du vol, comme en atteste le récépissé de dépôt de plainte joint. / Le véhicule photographié n'est pas celui de la société : marque, modèle et couleur diffèrent de notre véhicule, qui se trouvait au même moment à lieu, et nous avons déposé plainte pour usurpation de plaques le date.]
Je vous demande en conséquence de bien vouloir classer cette contravention sans suite à l'égard de la société.
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
[Prénom Nom]
[Qualité du représentant légal]
Signature
Pièces jointes : formulaire de requête en exonération, copie du récépissé de plainte, copie du certificat d'immatriculation, justificatifs
Désignation du conducteur : qui est concerné et dans quel délai ?
- Qui : le représentant légal de toute personne morale (société, association, collectivité) titulaire du certificat d'immatriculation ou détentrice du véhicule, y compris en location longue durée.
- Quelles infractions : celles constatées sans interception par un appareil de contrôle automatique et relevant de la liste fixée par le Code de la route (vitesse, feu rouge, usage du téléphone, défaut de port de la ceinture, notamment).
- Délai : 45 jours à compter de l'envoi ou de la remise de l'avis de contravention.
- Exceptions : vol, usurpation de plaques ou événement de force majeure, à justifier.
Le représentant légal ne peut pas se contenter de payer l'amende au nom de la société : ce paiement ne le dispense pas de l'obligation de désignation.
Que risque l'entreprise en cas de non-désignation ?
La non-désignation est une contravention de 4e classe. Lorsqu'elle est commise par une personne morale, l'amende encourue est multipliée par cinq, ce qui la rend nettement plus coûteuse que l'infraction initiale. Elle s'ajoute à l'amende de l'infraction routière, sans retrait de points pour personne.
Si le représentant légal conduisait lui-même, il doit se désigner : c'est lui qui perdra alors les points.
Comment désigner le conducteur ?
- Identifiez le conducteur grâce au planning, au carnet de bord ou au registre d'attribution des véhicules.
- Désignez-le en ligne sur le site de l'ANTAI avec le numéro d'avis et le code figurant sur celui-ci, ou remplissez le formulaire de requête joint à l'avis et renvoyez-le à l'adresse indiquée.
- Indiquez l'identité complète, l'adresse et la référence du permis de conduire du conducteur.
- Conservez la preuve de la désignation (accusé de dépôt en ligne ou avis de réception).
Le salarié désigné recevra un nouvel avis de contravention à son nom et pourra lui-même contester l'infraction s'il s'estime non responsable.
Informer les salariés en amont
Il est recommandé de prévoir la règle dans une note de service, le règlement intérieur ou une charte d'utilisation des véhicules, remise aux salariés et éventuellement annexée au contrat. Tenez à jour un registre d'attribution des véhicules partagés : sans lui, il est souvent impossible d'identifier le conducteur. L'amende reste personnelle : l'employeur ne peut pas la retenir sur le salaire. En cas de véhicule de service non restitué par un salarié qui quitte l'entreprise, voir la mise en demeure de restitution du matériel.
Questions fréquentes
L'entreprise peut-elle payer l'amende à la place du salarié ?
La désignation reste obligatoire. Si l'entreprise prend ensuite en charge l'amende du salarié, cette prise en charge constitue un avantage pour lui, soumis à cotisations, et ne le dispense pas de la perte de points. La plupart des entreprises laissent l'amende à la charge du conducteur désigné.
Le dirigeant peut-il refuser de désigner un salarié ?
Il peut ne pas désigner, mais l'entreprise sera poursuivie pour non-désignation, avec une amende majorée. Le dirigeant d'une entreprise individuelle, qui conduit un véhicule immatriculé à son nom, reçoit directement l'avis à son nom et n'est pas concerné par cette obligation spécifique.
Que faire si le conducteur ne peut pas être identifié ?
Si l'entreprise ne sait pas qui conduisait, elle ne peut désigner personne et encourt l'amende de non-désignation. Seuls le vol, l'usurpation de plaques ou la force majeure permettent d'y échapper. D'où l'importance d'un registre d'utilisation des véhicules partagés.
Textes de référence
- Code de la route, article L121-6 (obligation de désignation du conducteur)
- Code de la route, article R121-6 (infractions concernées)
- Code pénal, article 131-41 (amende encourue par les personnes morales)