Convocation à un entretien d'embauche
La convocation à un entretien d'embauche est souvent le premier contact concret entre le candidat et l'entreprise : elle doit être précise et accueillante. Elle indique le poste, la date et l'heure, le lieu ou le lien de visioconférence, la durée prévue, les interlocuteurs, le déroulé (entretien, test, mise en situation) et les documents à apporter, puis demande une confirmation.
Le modèle principal convoque à un entretien en présentiel ; la variante organise un entretien en visioconférence. Les deux rappellent la possibilité de demander un aménagement, notamment pour un candidat en situation de handicap.
Modèle à personnaliser
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Modèle principal
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[Raison sociale]
[Adresse]
[Code postal Ville]
[Téléphone]
[E-mail]
[Prénom Nom du candidat]
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]
[Ville], le [Date]
Objet : Convocation à un entretien – poste de [intitulé du poste]
[Madame / Monsieur] [Nom du candidat],
Nous vous remercions pour votre candidature au poste de [intitulé du poste] [référence de l'offre]. Votre profil a retenu toute notre attention et nous avons le plaisir de vous convier à un entretien le :
[jour et date de l'entretien] à [heure]
[adresse précise, étage, service]
Vous serez reçu(e) par [Prénom Nom], [fonction], et [Prénom Nom], [fonction]. L'entretien durera environ [durée] ; il comprendra [un échange sur votre parcours et le poste / une mise en situation de durée sur thème / un test de type de test].
Nous vous remercions de vous munir de [votre CV / vos diplômes / votre portfolio / une pièce d'identité pour l'accès au site]. [Parking ou accès : informations pratiques.]
Si vous avez besoin d'un aménagement particulier pour cet entretien (accessibilité, temps supplémentaire, interprète), n'hésitez pas à nous le signaler, en toute confidentialité. Merci de nous confirmer votre présence avant le [date limite de confirmation], ou de nous proposer un autre créneau si celui-ci ne vous convient pas.
Dans l'attente de vous rencontrer, nous vous prions d'agréer, [Madame / Monsieur], l'expression de nos salutations distinguées.
[Prénom Nom]
[Fonction]
[Téléphone]
Variante : entretien en visioconférence
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Objet : Entretien en visioconférence – [intitulé du poste]
Bonjour [Madame / Monsieur] [Nom du candidat],
Suite à votre candidature au poste de [intitulé du poste], nous vous proposons un entretien en visioconférence le [date de l'entretien] à [heure], d'une durée d'environ [durée], avec [Prénom Nom], [fonction].
Le lien de connexion est le suivant : [lien de connexion] (outil [nom de l'outil], sans installation nécessaire depuis un navigateur). En cas de difficulté technique, vous pourrez nous joindre au [Téléphone].
Merci de nous confirmer votre disponibilité par retour de message.
Bien cordialement,
[Prénom Nom]
[Fonction] – [Raison sociale]
Les informations à donner dans la convocation
- Intitulé du poste et référence de l'offre.
- Date, heure, durée prévue et lieu exact (ou lien de visioconférence).
- Nom et fonction des interlocuteurs.
- Déroulé : entretien individuel, entretien collectif, test technique, mise en situation.
- Documents à apporter et informations pratiques (accès, parking, badge).
- Modalités de confirmation et contact en cas d'empêchement.
Ce que le recruteur peut demander, et ce qu'il ne peut pas
Les informations demandées au candidat ne peuvent avoir pour finalité que d'apprécier sa capacité à occuper l'emploi ou ses aptitudes professionnelles, et doivent présenter un lien direct et nécessaire avec le poste. Les méthodes et techniques d'aide au recrutement (tests, mises en situation) doivent être portées à la connaissance du candidat avant leur mise en œuvre : la convocation est le bon endroit pour les annoncer.
Aucune question ne doit porter sur la situation familiale, un projet de grossesse, l'état de santé, les opinions, l'origine ou l'appartenance syndicale : toute décision fondée sur ces éléments serait discriminatoire.
Frais de déplacement et tests
La loi n'oblige pas l'entreprise à rembourser les frais de déplacement du candidat. Si vous le faites, précisez-le dans la convocation (plafond, justificatifs). Pour une mise en situation longue, celle-ci doit rester un exercice d'évaluation : un candidat qui réalise un travail réellement exploité par l'entreprise pourrait prétendre à une rémunération.
Après l'entretien
Informez chaque candidat de la suite donnée, dans un délai annoncé. Aux candidats non retenus, adressez une réponse courtoise, voir la réponse négative à une candidature. Au candidat retenu, confirmez par écrit les conditions, voir la confirmation d'embauche ou la promesse d'embauche. Conservez les candidatures non retenues pendant une durée limitée (la CNIL recommande deux ans au plus après le dernier contact), en informant les candidats.
Questions fréquentes
Dans quel délai convoquer un candidat ?
Aucun délai légal n'est imposé. Laissez au moins quelques jours ouvrés pour un entretien en présentiel, afin que le candidat en poste puisse s'organiser. Un créneau proposé la veille pour le lendemain est souvent refusé ou mal vécu.
Faut-il convoquer par écrit ?
Ce n'est pas obligatoire, mais un e-mail récapitulatif est vivement conseillé, même après un appel téléphonique : il évite les erreurs de date ou d'adresse et informe le candidat du déroulé et des tests prévus.
Un candidat peut-il être accompagné lors de l'entretien ?
Il n'existe pas de droit à être accompagné pour un entretien d'embauche. Pour un candidat en situation de handicap, la présence d'un interprète ou d'un accompagnant peut toutefois constituer un aménagement raisonnable à accepter.
Textes de référence
- Code du travail, article L1221-6 (informations demandées au candidat)
- Code du travail, article L1221-8 (information sur les méthodes de recrutement)
- Code du travail, article L1132-1 (principe de non-discrimination)