Convocation à l'entretien annuel d'évaluation

Mis à jour le · Entreprises

L'entretien annuel d'évaluation fait le bilan de l'année écoulée (objectifs, réalisations, compétences) et fixe les objectifs de l'année suivante. Contrairement à l'entretien professionnel, il n'est pas imposé par le Code du travail, mais lorsqu'il existe, il doit respecter des règles : le salarié doit être informé à l'avance des méthodes et critères d'évaluation, qui doivent être pertinents et objectifs.

La convocation laisse au salarié un délai de préparation raisonnable et lui transmet le support. Le modèle principal convoque à l'entretien annuel ; la variante combine, lorsque l'entreprise le souhaite, entretien annuel et entretien professionnel en deux temps distincts.

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Modèle principal

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[Raison sociale]
[Adresse]
[Code postal Ville]

[Prénom Nom du salarié]
[Service]

[Ville], le [Date]

E-mail ou remise en main propre

Objet : Convocation à votre entretien annuel d'évaluation

[Madame / Monsieur] [Nom du salarié],

Dans le cadre de la campagne d'entretiens annuels [année], je vous propose de nous rencontrer le [date de l'entretien] à [heure], [dans mon bureau / en salle nom de la salle / en visioconférence], pour une durée d'environ [durée].

Cet entretien sera l'occasion de faire ensemble le bilan de l'année écoulée au regard des objectifs fixés le [date de l'entretien précédent], d'échanger sur vos réussites et les difficultés rencontrées, sur votre charge de travail et l'organisation de votre activité, puis de définir vos objectifs pour l'année à venir.

Vous trouverez ci-joint le support d'entretien ainsi que la grille des critères d'évaluation applicables à votre poste. Je vous invite à le compléter dans sa partie « auto-évaluation » et à me le retourner au plus tard le [date limite de retour], afin que nous puissions préparer au mieux notre échange.

Si cette date ne vous convient pas, merci de m'en informer rapidement afin que nous convenions d'un autre créneau.

Bien cordialement,

[Prénom Nom]
[Fonction]

Pièces jointes : support d'entretien annuel, grille des critères d'évaluation, objectifs de l'année écoulée

Variante : entretien annuel et entretien professionnel le même jour

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Objet : Convocation à votre entretien annuel et à votre entretien professionnel

[Madame / Monsieur] [Nom du salarié],

Je vous propose de nous rencontrer le [date de l'entretien] à [heure] pour deux entretiens successifs : votre entretien annuel d'évaluation (bilan de l'année et objectifs), puis, dans un second temps, votre entretien professionnel, consacré à vos perspectives d'évolution et à vos besoins de formation, qui ne porte pas sur l'évaluation de votre travail.

Vous trouverez ci-joint les deux supports, distincts. Merci de les préparer pour le [date limite de retour].

Bien cordialement,
[Prénom Nom], [Fonction]

Entretien annuel et entretien professionnel : ne pas confondre

  • Entretien annuel d'évaluation : facultatif, il évalue le travail et fixe des objectifs ; il peut avoir des effets sur la rémunération variable ou l'évolution.
  • Entretien professionnel : obligatoire, il porte sur les perspectives d'évolution professionnelle et la formation, et ne doit pas porter sur l'évaluation du travail.
  • Entretien de suivi du forfait jours : obligatoire pour les salariés en forfait jours, il porte sur la charge de travail, l'organisation, l'articulation avec la vie personnelle et la rémunération.

Ces entretiens peuvent avoir lieu le même jour, mais avec des supports séparés et une distinction claire. Voir la convocation à l'entretien professionnel.

Les règles à respecter

Le salarié doit être informé préalablement des méthodes et techniques d'évaluation professionnelles mises en œuvre à son égard, et celles-ci doivent être pertinentes au regard de la finalité poursuivie. Les critères doivent être objectifs et liés au poste : des critères comportementaux vagues (« adhésion aux valeurs », « attitude ») ont été jugés contestables par les tribunaux lorsqu'ils ne sont pas précisément définis.

La mise en place ou la modification d'un système d'évaluation doit être soumise à l'information-consultation du CSE dans les entreprises où il existe. Les données issues des entretiens sont des données personnelles : le salarié peut y accéder.

Préparer et mener l'entretien

  1. Convoquer une à deux semaines à l'avance, avec le support et les objectifs de l'année précédente.
  2. Rassembler des faits précis : réalisations, indicateurs, retours clients ou collègues.
  3. Laisser le salarié s'exprimer en premier sur son auto-évaluation.
  4. Fixer des objectifs mesurables, atteignables et dont les moyens sont définis.
  5. Faire signer le compte rendu, en laissant au salarié la possibilité d'ajouter ses commentaires.

Évaluation et discipline : deux sujets distincts

L'entretien annuel n'est pas un entretien disciplinaire : il ne doit pas servir à reprocher une faute précise ni à annoncer une sanction. Si un manquement justifie une sanction, suivez la procédure disciplinaire, voir la convocation à un entretien préalable à sanction. Une évaluation négative peut en revanche préparer un plan d'accompagnement ou de formation.

Questions fréquentes

L'entretien annuel d'évaluation est-il obligatoire ?

Non, le Code du travail ne l'impose pas. Il peut toutefois être rendu obligatoire par une convention collective ou un accord d'entreprise. Seuls l'entretien professionnel et, pour les forfaits jours, l'entretien sur la charge de travail sont imposés par la loi.

Le salarié peut-il refuser de signer le compte rendu ?

Oui. La signature atteste seulement qu'il en a pris connaissance, non qu'il est d'accord. Prévoyez une rubrique « commentaires du salarié » : c'est là qu'il peut exprimer son désaccord. Un refus de signer n'est pas une faute.

Peut-on imposer un entretien annuel en visioconférence ?

Oui, si les outils le permettent et que le salarié est en télétravail ou sur un autre site. Assurez-vous que la confidentialité est garantie et que le salarié dispose des supports à l'avance. Un entretien en présentiel reste préférable lorsque des sujets sensibles sont abordés.

Textes de référence

  • Code du travail, article L1222-2 (informations demandées au salarié en lien avec ses aptitudes)
  • Code du travail, articles L1222-3 et L1222-4 (information préalable et pertinence des méthodes d'évaluation)
  • Code du travail, article L3121-65 (entretien annuel des salariés en forfait jours)