Demande de mise en concurrence du syndic
La loi du 10 juillet 1965 confie au conseil syndical le soin de mettre en concurrence plusieurs projets de contrat de syndic, tous les trois ans, avant l'assemblée générale appelée à désigner le syndic. L'objectif : comparer les honoraires et les prestations sur une base identique, puisque tous les syndics doivent utiliser le même contrat type. L'assemblée peut toutefois décider de dispenser le conseil syndical de cette mise en concurrence.
Ce modèle de lettre permet au conseil syndical de solliciter une proposition de contrat auprès de cabinets de syndic, avec le calendrier et les informations sur la copropriété nécessaires pour obtenir des offres comparables.
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Modèle principal
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Conseil syndical de la copropriété [nom ou adresse de la résidence]
[Prénom Nom], [président / membre] du conseil syndical
[Adresse]
[Code postal Ville]
[Téléphone]
[E-mail]
[Nom du destinataire]
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]
[Ville], le [Date]
Lettre recommandée avec accusé de réception ou e-mail avec accusé de lecture
Objet : Demande de proposition de contrat de syndic – copropriété [nom ou adresse de la résidence]
Madame, Monsieur,
Le conseil syndical de la copropriété située [adresse de la résidence] procède, conformément à l'article 21 de la loi du 10 juillet 1965, à la mise en concurrence des projets de contrat de syndic avant la prochaine assemblée générale, prévue le [date prévue de l'AG].
La copropriété se compose de [nombre de lots principaux] lots principaux répartis en [nombre de bâtiments] bâtiment(s), [avec / sans] ascenseur, [avec / sans] chauffage collectif, [avec / sans] gardien. Le budget prévisionnel annuel s'élève à environ [montant du budget] euros. [Préciser les particularités : travaux en cours, procédures, emprunt collectif.]
Nous vous remercions de nous adresser, avant le [date limite de réponse], un projet de contrat établi selon le contrat type réglementaire, accompagné de la fiche d'information sur le prix et les prestations, du détail des honoraires pour prestations particulières et d'une présentation de votre cabinet (gestionnaire dédié, disponibilité, extranet, assurance et garantie financière).
Une visite de l'immeuble peut être organisée sur demande auprès du soussigné.
Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.
[Prénom Nom]
Pour le conseil syndical
Variante : transmission des offres au syndic en place pour l'ordre du jour
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Conseil syndical de la copropriété [nom ou adresse de la résidence]
[Prénom Nom]
[Adresse]
[Code postal Ville]
[E-mail]
[Nom du destinataire]
Syndic de la copropriété
[Adresse du destinataire]
[Code postal Ville du destinataire]
[Ville], le [Date]
Lettre recommandée avec accusé de réception
Objet : Projets de contrat de syndic à soumettre à l'assemblée générale du [date prévue de l'AG]
Madame, Monsieur,
À l'issue de la mise en concurrence qu'il a menée, le conseil syndical vous transmet les projets de contrat de syndic de [noms des cabinets retenus], ci-joints.
Nous vous demandons d'inscrire à l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale une question portant sur la désignation du syndic et de joindre ces projets, avec leurs fiches d'information, à la convocation adressée aux copropriétaires, afin que l'assemblée puisse se prononcer sur chacun d'eux.
Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.
[Prénom Nom]
Pour le conseil syndical
Pièces jointes : projets de contrat et fiches d'information des cabinets retenus
Mise en concurrence du syndic : ce que prévoit la loi
- Qui : le conseil syndical, et non le syndic en place.
- Quand : tous les trois ans, avant l'assemblée générale qui se prononce sur la désignation du syndic.
- Dispense : l'assemblée générale peut voter, lors de l'assemblée précédente, de ne pas procéder à la mise en concurrence. Le conseil syndical peut aussi proposer d'y renoncer lorsque le marché local ne permet pas de réunir plusieurs offres.
- Contrat type : tous les projets doivent respecter le contrat type fixé par décret, ce qui permet de comparer le forfait et les prestations particulières ligne à ligne.
Calendrier conseillé avant l'assemblée générale
- Environ six mois avant la fin du mandat : réunion du conseil syndical, choix des cabinets à consulter (au moins deux ou trois).
- Quatre à cinq mois avant : envoi de la lettre de demande de proposition, avec une date limite de réponse.
- Trois mois avant : analyse des offres, éventuels entretiens avec les gestionnaires.
- Avant l'envoi de la convocation : transmission des projets retenus au syndic en place (variante ci-dessus), pour qu'ils soient joints à la convocation.
Le syndic doit convoquer l'assemblée au moins 21 jours à l'avance, sauf urgence : tenez-en compte pour ne pas transmettre les offres trop tard.
Comment comparer les offres de syndic ?
- Le forfait annuel et ce qu'il comprend réellement : nombre de visites de l'immeuble, heure de fin de l'assemblée générale incluse au forfait, réunions du conseil syndical.
- Le tarif des prestations particulières : mutation, état daté (plafonné), suivi de travaux, recouvrement.
- La disponibilité du gestionnaire et le nombre de copropriétés qu'il suit.
- L'extranet, la dématérialisation des convocations, les délais de réponse annoncés.
Si vous changez de syndic, prévoyez la transmission des archives et des fonds : voir la résiliation du contrat de syndic.
Erreurs à éviter
- Laisser le syndic sortant organiser lui-même la mise en concurrence.
- Comparer des offres hors contrat type : certaines prestations « incluses » ailleurs sont facturées en supplément.
- Oublier de faire voter la désignation du nouveau syndic avant l'expiration du mandat en cours, ce qui prive la copropriété de représentant légal.
Questions fréquentes
Un copropriétaire peut-il proposer lui-même un autre syndic ?
Oui. Tout copropriétaire peut demander l'inscription à l'ordre du jour d'un projet de contrat de syndic, en le transmettant au syndic en place pour qu'il soit joint à la convocation. Utilisez le modèle d'inscription d'une question à l'ordre du jour.
Que se passe-t-il si le conseil syndical n'a pas mis les syndics en concurrence ?
L'absence de mise en concurrence n'entraîne pas automatiquement la nullité de la désignation du syndic. Elle prive surtout les copropriétaires d'une comparaison utile. Faites voter clairement, lors de l'assemblée, soit la dispense, soit l'organisation de la mise en concurrence pour la prochaine désignation.
Faut-il un conseil syndical pour mettre en concurrence le syndic ?
La loi confie cette mission au conseil syndical. En son absence, rien n'empêche les copropriétaires de solliciter eux-mêmes des offres et de demander leur inscription à l'ordre du jour. C'est aussi l'occasion de proposer l'élection d'un conseil syndical, voir la candidature au conseil syndical.
Textes de référence
- Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, article 21 (conseil syndical et mise en concurrence des contrats de syndic)
- Décret n° 2015-342 du 26 mars 2015 (contrat type de syndic)